Διαχείριση έργων στη νέα μας εργασιακή κουλτούρα: 7 βήματα εύκολης διαχείρισης

Πώς ξεκινά η εργασία στον οργανισμό σας; Συλλαμβάνει κάποιος μια ιδέα και αρχίζει να εργάζεται πάνω σε αυτή ή υπάρχει κάποια επίσημη διαδικασία για τη λήψη μιας απόφασης σχετικά με το τι αξίζει να γίνει και ποιες πρωτοβουλίες πρέπει να χρηματοδοτηθούν και να στελεχωθούν; Τι γίνεται με τη διαχείριση εργασιών και έργων από την αρχή έως το τέλος;

Σε πολλές εταιρείες, η εργασία “χάνεται” κάπου στον δρόμο, με αποτέλεσμα τη σπατάλη χρόνου και χρήματος. Οι επιτυχημένοι οργανισμοί διαχειρίζονται προληπτικά τον κύκλο ζωής της εργασίας, από την αρχή μέχρι το τέλος. Για τις εργασίες ενός έργου, αυτό σημαίνει μια ολοκληρωμένη διαδικασία διαχείρισης, η οποία πρώτα αξιολογεί τις πρωτοβουλίες που πρέπει να αναληφθούν και, στη συνέχεια, τις διαχειρίζεται έως την επιτυχή εκτέλεση και ολοκλήρωσή τους.

Στο πλαίσιο μιας διαδικασίας διαχείρισης, οι ομάδες μπορούν να επιλέξουν τις καλύτερες μεθόδους για την υλοποίηση των έργων, ανεξάρτητα αν πρόκειται για μια πιο παραδοσιακή προσέγγιση, ευέλικτη ή υβριδική. Ανεξάρτητα από αυτό, η έρευνα που πραγματοποιήθηκε από τη Sensei Project Solutions διαπιστώνει ότι μια διαδικασία διαχείρισης βέλτιστων πρακτικών θα καλύπτει συνήθως τα ακόλουθα 7 βήματα:

Βήμα 1: Αρχικό επιχειρησιακό πλάνο

Στη φάση της πρότασης, ο χρήστης υποβάλλει το αρχικό επιχειρησιακό πλάνο, συμπληρωμένο με την πρόταση-στόχο, τα αναμενόμενα οφέλη και τις εκτιμήσεις κόστους και πόρων. Αυτό είναι που ονομάζεται “Καταστατικός χάρτης έργου” από το Project Management Institute® και ίσως είναι γνωστό ως “Έντυπο αίτησης έργου” ή κάτι παρόμοιο. Ο στόχος του επιχειρηματικού πλάνου είναι να δώσει επαρκείς πληροφορίες για να μπορέσετε να λάβετε έγκριση για να προχωρήσετε. Συχνά, αφιερώνεται υπερβολικά πολύς χρόνος για ένα πολύ λεπτομερές επιχειρηματικό πλάνο και αυτή η προσπάθεια μπορεί να σπαταληθεί, εάν η πρόταση δεν

4 μυστικά για έναν συνδεδεμένο χώρο εργασίας

Ο τρόπος με τον οποίο συνεργαζόμαστε άλλαξε δραστικά τα τελευταία χρόνια. Μάθετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε το προβάδισμα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.ΚΑΝΤΕ ΛΗΨΗ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (στα Αγγλικά)

ευθυγραμμίζεται με τις προτεραιότητες της επιχείρησης. Συνεπώς, οι πιο ώριμες εταιρείες θα περιλαμβάνουν μια στρατηγική αξιολόγηση ως μέρος της αρχικής πρότασης. Αυτό επιτρέπει στον αιτούντα να αξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο η πρόταση ευθυγραμμίζεται με τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας και είναι ένας γρήγορος τρόπος για να προσδιοριστεί εάν μια πρωτοβουλία αξίζει να συνεχιστεί περαιτέρω. Αυτό απαιτεί σχετικά υψηλό επίπεδο ωριμότητας όμως, καθώς τα ανώτατα διοικητικά στελέχη πρέπει να καθορίσουν και να συμφωνήσουν στους στρατηγικούς στόχους και τα υποστηρικτικά μετρήσιμα στοιχεία τους.

Βήμα 2: Αναθεώρηση τμήματος

Μόλις ολοκληρωθεί το επιχειρηματικό πλάνο, η πρόταση υποβάλλεται για πρώτη έγκριση. Ο υπεύθυνος έγκρισης εδώ είναι συνήθως ένας επικεφαλής τμήματος ή Διευθυντής PMO. Θα εξετάσει τα πλεονεκτήματα κάθε πρότασης μεμονωμένα για να διαπιστώσει εάν υπάρχει επαρκής αιτιολόγηση για την υποβολή τους στη διευθύνουσα επιτροπή. Εάν δεν υπάρχει επίσημη στρατηγική εκτίμησης, αυτό είναι συνήθως το βήμα όπου ο εγκρίνων καθορίζει την ευθυγράμμιση με τη στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας. Σε αυτό το στάδιο, εξετάζουμε επίσης την πρόταση όσον αφορά την πληρότητα και διασφαλίζουμε ότι υπάρχουν όλες οι σωστές πληροφορίες που επιτρέπουν στην εκτελεστική διευθύνουσα επιτροπή να επιλέξει μεταξύ των καλύτερων προτάσεων στο επόμενο βήμα.

Εάν ο οργανισμός σας είναι αρκετά μικρός ή αν μόνο λίγα επιλεγμένα άτομα μπορούν να υποβάλουν προτάσεις, τα δύο βήματα έγκρισης θα μπορούσαν να ενοποιηθούν σε ένα.

Βήμα 3: Αναθεώρηση διευθύνουσας επιτροπής

Στη φάση της επιλογής, όλες οι προτάσεις που έχουν εγκριθεί από τις υπηρεσίες τώρα εξετάζονται συνολικά από τη διευθύνουσα επιτροπή σε σχέση με τον συνολικό προϋπολογισμό και τους πόρους που είναι διαθέσιμοι.

Στους οργανισμούς με επίσημη στρατηγική αξιολόγηση, θα υπάρχει ένας αριθμητικός κατάλογος προτάσεων με προτεραιότητα. Στο πλαίσιο αυτής της λίστας προτεραιοτήτων, οι πρωτοβουλίες αξιολογούνται στη συνέχεια για τις ανάγκες κόστους και πόρων. Όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος, η διευθύνουσα επιτροπή επιλέγει συνήθως μόνο τις προτάσεις που μπορεί να χρηματοδοτήσει. Οι προτάσεις αξιολογούνται επίσης με βάση τους διαθέσιμους πόρους, συνήθως ανάλογα με τους ρόλους ή/και τις δεξιότητες.

Υπάρχουν διάφορα θέματα και μικρές διαφοροποιήσεις στο πλαίσιο της εξέτασης από την διευθύνουσα επιτροπή. Πρώτον, υπάρχει μια απόφαση σχετικά με το κατά πόσον πρέπει να συμπεριληφθούν έργα που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη ή αυτά να παραμείνουν ανέγγιχτα. Εάν συμπεριληφθούν στην εκτίμηση, είναι πιθανό να ακυρωθούν ενώ, εάν δεν συμπεριληφθούν, θα δεσμευτούν πόροι που ήδη απασχολούνται σε αυτά τα έργα, πράγμα που σημαίνει ότι η ιεράρχηση θα βασίζεται στην εναπομένουσα διαθεσιμότητα. Δεύτερον, υπάρχει το ζήτημα της εργασίας εκτός έργων στην εταιρεία, όπως οι Συνήθεις εργασίες, η Υποστήριξη, η Διοίκηση κ.λπ. Για να μπορέσει να δώσει προτεραιότητα στις πρωτοβουλίες με βάση τη διαθεσιμότητα των πόρων, η διευθύνουσα επιτροπή πρέπει να αποφασίσει εάν θα χορηγήσει εκ των προτέρων πόρους σε εργασίες εκτός έργων ή θα συμπεριλάβει τις εργασίες αυτές στην ίδια την ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Οι περισσότερες εταιρείες επιλέγουν να διαθέσουν ένα ποσοστό χρόνου σε εργασίες εκτός έργων και εκείνες που δεν το κάνουν συχνά υπερεκτιμούν την ικανότητά τους για εκτέλεση στο χαρτοφυλάκιο εισερχομένων έργων.

Βήμα 4: Λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και χρονοδιάγραμμα

Οι προτάσεις που περνούν τον έλεγχο από τη διευθύνουσα επιτροπή θεωρούνται πλέον επίσημα έργα και εντάσσονται στη φάση σχεδιασμού. Εάν ένας υπεύθυνος έργου δεν έχει συμμετάσχει στα αρχικά στάδια, τώρα επιφορτίζεται με την ανάπτυξη του λεπτομερούς πεδίου εφαρμογής και χρονοδιαγράμματος και την αρχική γραμμή βάσης. Αυτή μπορεί να είναι μια πολύ χρονοβόρα δραστηριότητα και είναι συνήθως πιο επιτυχημένη αν γίνει σε στενή συνεργασία με την ομάδα που έχει διατεθεί για να εργαστεί στο έργο.

Το αποτέλεσμα αυτού του βήματος θα διαφέρει σε κάποιο βαθμό, ανάλογα με τον οργανισμό και το μέγεθος του έργου. Κατ ελάχιστον, θα πρέπει να έχουμε τώρα ένα επίσημο σχέδιο διαχείρισης έργου με λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και χρονοδιάγραμμα που θα βασίζονται στην προσπάθεια και τους πόρους, όμως, σε μεγάλα έργα, το βήμα αυτό θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει σχέδια επικοινωνιών, συμφωνίες με προμηθευτές, μητρώο κινδύνων και πολλά άλλα.

Βήμα 5: Αναθεώρηση αρχικού χρονοδιαγράμματος

Στο σημείο έγκρισης της “αναθεώρησης αρχικού χρονοδιαγράμματος”, συγκρίνουμε το αρχικό επιχειρησιακό πλάνο, συμπεριλαμβανομένων των εκτιμήσεων κόστους και πόρων, με το λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα που έχει καταρτίσει ο διαχειριστής του έργου. Εάν η πρωτοβουλία εξακολουθεί να έχει νόημα, το σχέδιο θα εγκριθεί και θα προχωρήσει στη διαδικασία. Εάν υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ του επιχειρησιακού πλάνου και του αναλυτικού πεδίου εφαρμογής, το έργο θα μπορούσε να επιστρέψει στη διαδικασία ιεράρχησης προτεραιοτήτων.

Βήμα 6: Εκτέλεση έργου

Στη φάση της εκτέλεσης, η ομάδα του έργου θα ασχολείται με τα βασικά παραδοτέα του έργου και θα παρακολουθεί την πρόοδό του. Αυτό είναι συνήθως το μεγαλύτερο από όλα τα βήματα της διαδικασίας διαχείρισης, καθώς σε αυτό το στάδιο εκτελούνται, στην πραγματικότητα, οι εργασίες. Ορισμένοι οργανισμοί θα έχουν επιπρόσθετα βήματα διαχείρισης, όπως η υπογραφή απαιτήσεων, η έγκριση σχεδιασμού κ.λπ., αλλά αυτό συχνά εξαρτάται από τη συγκεκριμένη μεθοδολογία.

Η επικοινωνία και η συνεργασία είναι πολύ σημαντικές εδώ, καθώς οι ομάδες παρακολουθούν την πρόοδό τους προς την επίτευξη των στόχων του έργου, παρουσιάζουν βασικά ορόσημα, παρακολουθούν τη διακύμανση του χρονοδιαγράμματος, παρακολουθούν τις αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής και πολλά άλλα.

Εάν υπάρχουν σημαντικές καθυστερήσεις στα έργα ή σημαντικές αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής, μπορεί μερικές φορές να είναι απαραίτητο η διοικούσα επιτροπή να επαναλάβει τη διαδικασία ιεράρχησης και να αξιολογήσει ξανά το χαρτοφυλάκιο, προκειμένου να αποφευχθεί η υπερκάλυψη και η εξάντληση των πόρων, διαφορετικά, επικεντρώνεται στην εκτέλεση του έργου.

Βήμα 7: Εξέταση κλεισίματος έργου

Η φάση κλεισίματος είναι το στάδιο όπου η ομάδα πραγματοποιεί αποτίμηση του έργου και ο διαχειριστής έργου κλείνει το έργο, κλείνοντας πόρους και τις συμβάσεις των προμηθευτών. Αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να αξιολογηθεί κατά πόσον το έργο ικανοποίησε τους στόχους του και εάν μάθαμε κάτι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε άλλα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη.

Ανάλογα με τη φύση του έργου, αυτό θα μπορούσε επίσης να αποτελέσει το σημείο εκκίνησης για την υλοποίηση των οφελών, όπου παρακολουθούμε εάν το έργο απέδωσε τα αναμενόμενα οφέλη με την πάροδο του χρόνου.

Για να την αναδείξετε, ενσωματώστε τη διαδικασία διαχείρισής σας στο Project Online για προβολή στα πλαίσια του πλήρους χρονοδιαγράμματος και προγραμματισμού του έργου.

–