Εκσυγχρονίστε την εργασία σας με τον αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών

Λένε ότι όσοι ζουν στο παρελθόν δεν έχουν μέλλον. Το ίδιο ισχύει και για τους οργανισμούς που αρνούνται να υιοθετήσουν όσα προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία. Είτε μας αρέσει είτε όχι, ο κόσμος των επιχειρήσεων σήμερα έχει γρήγορους ρυθμούς και συχνά μοιάζει αδύνατο να συμβαδίσει κανείς με τις διαρκώς μεταβαλλόμενες τάσεις. Αν προσθέσετε το γεγονός ότι οι πελάτες περιμένουν άμεση υπηρεσία, είναι αρκετό για να προκαλέσει πονοκέφαλο σε όποιον ασχολείται με τις επιχειρήσεις. Ένας τρόπος για να συμβαδίζετε με την τεχνολογία —και με την εποχή— είναι ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών. Το λογισμικό αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών παρέχει στον οργανισμό σας τη δυνατότητα να αυτοματοποιεί τις χρονοβόρες εργασίες, βελτιστοποιώντας έτσι τις λειτουργίες και φέρνοντας ένα νέο επίπεδο αποδοτικότητας στην εταιρεία σας. Επιπλέον, ο αυτοματισμός διεργασιών επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν τις δεξιότητές τους για τις εργασίες για τις οποίες προσλήφθηκαν και όχι για εργασίες ρουτίνας που μπορεί να απαιτούν πολύτιμο χρόνο.

Τι μπορεί να κάνει το λογισμικό BPA για εσάς

Σύμφωνα με μια μελέτη του 2013 από την CompTIA, οι πέντε τομείς που οι εταιρείες ελπίζουν ότι θα βελτιώσει το λογισμικό BPA είναι οι συμφορήσεις που προκαλούν καθυστερήσεις (48%), η διπλή εργασία (46%), η κακή αλληλεπίδραση μεταξύ διαφορετικών τμημάτων (39%), η δυσκολία στον εντοπισμό εγγράφων (33%) και η έλλειψη ορατότητας των επιχειρηματικών διεργασιών (27%).

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Συγκεκριμένα, ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση πολλών διεργασιών, όπως:

• Διαχείριση εγγράφων
• Αυτοματισμός ροών εργασιών
• Ειδοποιήσεις εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Εκστρατείες μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Ευχαριστήριες επιστολές
• Υπενθυμίσεις πληρωμών
• Αναθεώρηση και έγκριση εγγράφων
• Διαχείριση αιτήσεων υπαλλήλων

Αφού αποφασίσετε ποιες διεργασίες να αυτοματοποιήσετε, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ροές εργασιών σας περιγράφοντας τα βήματα και ορίζοντας ειδοποιήσεις και εγκρίσεις που θα διαμορφώσουν τις πραγματικές διεργασίες που συνήθως εκτελούνται με μη αυτόματο τρόπο. Ορισμένοι δημοφιλείς τομείς χρήσης είναι το μάρκετινγκ, η διαχείριση πελατών και η υποστήριξη πελατών.

Οφέλη του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών

Πέρα από τη βελτίωση των διεργασιών, η εφαρμογή του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών έχει πολλά οφέλη, που περιλαμβάνουν τα εξής:

• Μειωμένες δαπάνες. Μπορείτε να προσλάβετε λιγότερα άτομα, καθώς υπάρχει λιγότερη εργασία για να ολοκληρωθεί.
• Πιο αποδοτική χρήση του ανθρώπινου δυναμικού. Οι διευθυντές, για παράδειγμα, μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην καθοδήγηση των υπαλλήλων τους και την επίβλεψη των σημαντικών εργασιών, αντί να πνίγονται σε αναθεωρήσεις, εγκρίσεις και αιτήσεις.
• Βελτιωμένη συνεργασία. Το λογισμικό BPA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός χώρου όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να κάνουν κοινή χρήση αρχείων και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν τα έγγραφα ενημερώνονται ή αλλάζουν ή ανατίθενται από ένα μέλος της ομάδας σε ένα άλλο. Αυτό βοηθά στο να βρίσκεται όλη η ομάδα στο ίδιο σημείο, ενώ βελτιώνει και την επικοινωνία.
• Βελτιωμένη υποστήριξη πελατών. Μπορεί να είναι δύσκολο για την ομάδα υποστήριξης πελατών ή το γραφείο βοήθειας μιας εταιρείας να παρακολουθεί όλες τις αιτήσεις ή ερωτήσεις χωρίς αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών. Βεβαιωθείτε ότι κανένας πελάτης δεν αγνοείται χρησιμοποιώντας λογισμικό BPA για αυτόματη δημιουργία δελτίων. Αυτό βοηθά τις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών σας να ανταποκρίνονται πιο γρήγορα και πιο αποδοτικά, με αποτέλεσμα πιο ικανοποιημένους πελάτες.
• Καλύτερη συνολική απόδοση εργασίας. Η χρήση του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών έχει ως αποτέλεσμα λιγότερα σφάλματα και πιο εστιασμένη εργασία από τους υπαλλήλους.
• Πιο ικανοποιημένοι υπάλληλοι. Σύμφωνα με μια αναφορά της Society for Human Resource Management το 2015, το 55% των εργαζομένων θεωρεί “πολύ σημαντικό” για την εργασιακή τους ικανοποίηση το γεγονός ότι έχουν ευκαιρίες να χρησιμοποιούν τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους. Όταν αφαιρείτε τις πιο ταπεινές εργασίες από τα εργασιακά καθήκοντα των υπαλλήλων, έχουν χρόνο για τις πτυχές της εργασίας στις οποίες είναι καταρτισμένοι.

Επιλογή του κατάλληλου λογισμικού BPA

Όταν επιλέγετε την τέλεια λύση αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών για τον οργανισμό σας, είναι σημαντικό να εξετάσετε διάφορους παράγοντες, όπως μια τιμή εντός του προϋπολογισμού σας, μια λύση που ενοποιείται με τις τρέχουσες εφαρμογές σας, η φήμη της υπηρεσίας παροχής και η δυνατότητά της να σας προσφέρει υπηρεσία υψηλής ποιότητας. Τι περιμένετε λοιπόν; Περάστε στο μέλλον και εκσυγχρονίστε την εργασία σας με τον αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών.