Μάθετε την απόδοση επένδυσης για τις ηλεκτρονικές συσκέψεις

Γνωρίστε τους αριθμούς. Όχι τους αριθμούς του κλάδου, αλλά τους αριθμούς της δικής σας ομάδας. Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις μπορούν να εξασφαλίσουν τεράστια εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος σε δαπάνες ταξιδιού και παραγωγικότητα. Υπό την προϋπόθεση βέβαια ότι η σύσκεψη είναι αναγκαία.

Εξετάστε την απόδοση επένδυσης για όλες τις συσκέψεις σας για να προσδιορίσετε εάν περισσότερες από τις συσκέψεις σας πρόσωπο με πρόσωπο θα μπορούσαν –και θα έπρεπε– να είναι ηλεκτρονικές και ποιες συσκέψεις θα έπρεπε να καταργηθούν τελείως.

Γνωρίστε την απόδοση επένδυσης

Οι διοργανωτές συνεδρίων και οι εταιρείες δημόσιων σεμιναρίων μπορούν να σας πουν ακριβώς ποια είναι η αναμενόμενη απόδοση επένδυσης (ROI) που προβλέπουν για το κεφάλαιό τους. Τα υπολογιστικά φύλλα τους δείχνουν το κόστος ανά σύσκεψη για μίσθωση ακινήτου, προϋπολογισμό ομιλητή, γεύματα, ψυχαγωγία, διαφήμιση και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια, έχουν ένα υπολογιστικό φύλλο για τα έσοδα, που περιλαμβάνει γενικές εγγραφές, εγγραφές πριν και μετά το συνέδριο, πωλήσεις προϊόντων και παραχωρήσεις. Τέλος, το υπολογιστικό φύλλο τους υπολογίζει το κέρδος για 100 τοις εκατό πληρότητα, 90 τοις εκατό πληρότητα, 80 τοις εκατό πληρότητα και ούτω καθεξής.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Ως επιτυχημένος επικεφαλής ηλεκτρονικών συσκέψεων, θα θέλετε κι εσείς να υπολογίσετε την απόδοση επένδυσης για τις συσκέψεις του προσωπικού σας ή τις συσκέψεις έργου ώστε να βεβαιωθείτε για την απόδοση αξίας.

Βήμα 1: Εκτιμήστε τον μέσο ετήσιο μισθό των ατόμων που συμμετέχουν στη σύσκεψή σας (ή χρησιμοποιήστε τους πραγματικούς μισθούς, εάν τους γνωρίζετε).

Βήμα 2: Διαιρέστε αυτόν τον αριθμό δια 2.087 ώρες (ο μέσος αριθμός ωρών εργασίας σε ετήσια βάση, όπως εκτιμάται από την Υπηρεσία Προσωπικού των Η.Π.Α.). Το αποτέλεσμα είναι ο μέσος ωριαίος μισθός συμμετέχοντα.

Βήμα 3: Πολλαπλασιάστε αυτόν τον μέσο ωριαίο μισθό επί τον αριθμό των ατόμων στην ηλεκτρονική σύσκεψη.

Βήμα 4: Πολλαπλασιάστε αυτό το ωριαίο κόστος επί τον αριθμό ωρών που πρόκειται να διαρκέσει η σύσκεψη. (Για παράδειγμα: Πολλαπλασιάστε επί 1, εάν η σύσκεψη θα διαρκέσει 1 ώρα. Πολλαπλασιάστε επί 1,5 εάν η σύσκεψη θα διαρκέσει 90 λεπτά και ούτω καθεξής.)

Ένα παράδειγμα με αριθμούς:

100.000 € = Μέσος ετήσιος βασικός μισθός συμμετέχοντα

140.000 € = Πραγματικό συνολικό κόστος “μέσου” συμμετέχοντα (βασικός μισθός πολλαπλασιαζόμενος επί 1,4, για φορολόγηση εργασίας και επιδόματα)

60,08 € = Μέσος ωριαίος μισθός συμμετέχοντα

X 7 = Άτομα στη σύσκεψη

469,56 € = Κόστος σύσκεψης ανά ώρα για 7 άτομα

X 1,25 = Σύσκεψη 75 λεπτών

586,95 € = Κόστος σύσκεψης 75 λεπτών (μη συμπεριλαμβανομένου ενδεχόμενου κόστους πλατφόρμας σύσκεψης)

Το άθροισμα 586,95 € αντιπροσωπεύει το κόστος της σύσκεψης. Εξετάστε το αποτέλεσμα της σύσκεψής σας. Οι ιδέες, οι αποφάσεις και οι προτάσεις αξίζουν το συγκεκριμένο κόστος; Η κρίση δική σας. Ωστόσο, αυτό το αποτέλεσμα είναι η απόδοση επί του κόστους της επένδυσής σας. Φυσικά, δεν μπορείτε πάντα να προβλέψετε την απόδοση επένδυσης κατά το στάδιο του προγραμματισμού, όμως μερικές φορές μπορείτε να το κάνετε. Μερικές φορές, μπορείτε να προσδιορίσετε αμέσως ότι η ατζέντα που έχετε υπόψη ΔΕΝ αξίζει τον χρόνο που σχεδιάζατε να αφιερώσετε σε ένα θέμα. Με βάση αυτή την πληροφορία, ακυρώστε τη σύσκεψη ή προσαρμόστε την ατζέντα σας.

Αντιμετωπίστε τα δεδομένα

Εξετάστε προσεκτικά τις τακτικές προγραμματιζόμενες συσκέψεις έργων, τις συσκέψεις προσωπικού και τις συσκέψεις πελατών. Κάντε τους υπολογισμούς. Δείτε το αποτέλεσμα της τυπικής σύσκεψης. Θέστε τα δύσκολα ερωτήματα:

• Ποιο είναι το πραγματικό κόστος σύσκεψης σε χρήμα και χρόνο;
• Ποιες συσκέψεις αποδίδουν πραγματικά αποτελέσματα;
• Ποιες συσκέψεις πρόσωπο με πρόσωπο μπορούν να μετατραπούν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις για να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα;
• Ποιες συσκέψεις θα πρέπει να καταργηθούν εντελώς;

Τώρα είστε προετοιμασμένοι. Πράξτε τα δέοντα!