Μείνετε προσηλωμένοι στις εργασίες σας με εύχρηστο λογισμικό διαχείρισης εργασιών

Για ορισμένους ανθρώπους, το να είναι οργανωμένοι είναι τρόπος ζωής. Προγραμματίζουν τα γεύματα και τα ψώνια τους για τις επόμενες εβδομάδες, παρακολουθούν όλα τα επαγγελματικά έργα τους και ξέρουν πάντα τι πρέπει να παραδοθεί, τι έχει σειρά μετά και τι θα πρέπει να περιμένουν, ενώ δεν χάνουν ΠΟΤΕ καμία προθεσμία. Εάν όμως δεν έχετε αυτό το ταλέντο στη διαχείριση χρόνου, διαχειρίζεστε μεγάλα έργα με πολλούς συντελεστές ή απλώς θέλετε έναν καλύτερο τρόπο να παρακολουθείτε τη λίστα εκκρεμών εργασιών σας, μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών μπορεί να σας βοηθήσει.

Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών όχι μόνο σας βοηθά να εργάζεστε πιο αποδοτικά και να ιεραρχείτε τα έργα (για τον εαυτό σας και για τους άλλους), αλλά μπορεί ακόμη να σας βοηθήσει να πετύχετε μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασίας και ζωής (επειδή δεν θα είστε πλέον μονίμως αγχωμένοι για ό,τι ξεχάσατε να κάνετε στη δουλειά).

Φυσικά, η καλύτερη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών είναι αυτή που θα χρησιμοποιείτε, αλλά εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τη διαχείριση εργασιών, μπορεί να μην είναι εύκολο να κατανοήσετε ποιες δυνατότητες και λειτουργίες ακριβώς θα χρησιμοποιείτε. Ας δούμε λοιπόν ορισμένες σημαντικές ιδιότητες που πρέπει να αναζητήσετε και πώς μπορούν να βελτιώσουν τον τρόπο που εργάζεστε με άλλα άτομα αλλά και μόνοι σας.

• Ένας κόμβος έργου: Όταν όλα τα έργα σας βρίσκονται ένα σημείο, μπορείτε να παρακολουθείτε τις εργασίες σας για ένα ή περισσότερα έργα, καθώς και τις εργασίες της ομάδας που εργάζεται μαζί σας. Στον κόμβο, θα πρέπει να μπορείτε να βλέπετε εύκολα την πρόοδο του καθένα, που σημαίνει ότι όποιος συμμετέχει στο έργο δεν θα πρέπει να έχει εκπλήξεις όσον αφορά τι πρέπει να παραδοθεί τώρα, τι έχει σειρά μετά και για πότε έχει προγραμματιστεί η ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου.

• Αποδοχή εργασιών: Εάν είστε διαχειριστής έργων ή επικεφαλής ομάδας, η λύση διαχείρισης εργασιών σας θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα σε όλους τους συντελεστές του έργου να αποδέχονται τις εργασίες τους και, κατά συνέπεια, θα πρέπει να επιτρέπει στους άλλους χρήστες να βλέπουν ποιος έχει αναλάβει μια εργασία. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα υπάρχει σύγχυση σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για το καθετί ούτε διπλή εργασία για το ίδιο πράγμα.
• Εναύσματα εξαρτώμενων εργασιών: Ιδανικά, μέσα στον κόμβο, με την ολοκλήρωση μιας εργασίας θα πρέπει να ενημερώνεται το επόμενο άτομο που είναι υπεύθυνο για μια εργασία ότι τα αρχεία του είναι έτοιμα και ότι πρέπει να ξεκινήσει. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε στην αρχιτεκτονική ή τις κατασκευές, με την επισήμανση της ολοκλήρωσης των σχεδίων σας στην εφαρμογή διαχείρισης εργασιών μπορεί να ειδοποιηθεί αυτόματα ο συνεργάτης σας ότι είναι ώρα να διεκπεραιώσει την εργασία της υποβολής των σχεδίων για την άδεια της πολεοδομίας, ώστε να διατηρηθεί η ροή εργασιών.
• Εφαρμογή διαχείρισης εργασιών: Το προσωπικό σήμερα μετακινείται σε μεγάλο βαθμό, επομένως θα πρέπει να επιλέξετε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που λειτουργεί εξίσου καλά στον φορητό ή τον επιτραπέζιο υπολογιστή σας και στο τηλέφωνο ή το tablet σας. Με μια εφαρμογή εργασιών που σας παρέχει πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες που θα είχατε στο γραφείο, μπορείτε να παρακολουθείτε τα έργα σας όπου και αν βρίσκεστε.
• Αποθήκευση αρχείων: Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών που σας επιτρέπει επίσης να αποθηκεύετε και να οργανώνετε τα αρχεία των πόρων σας, όπως έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και εικόνες, μπορεί να συμβάλει σημαντικά στο να έχετε τη σιγουριά ότι εργάζεστε πάντα με τις σωστές πληροφορίες. Εάν μπορείτε να επισυνάψετε συγκεκριμένα αρχεία σε συγκεκριμένες εργασίες, αυτό είναι ακόμη καλύτερο, καθώς θα σας βοηθήσει να μειώσετε περαιτέρω τυχόν σύγχυση σχετικά με το ποιες πληροφορίες αντιστοιχούν σε ποια εργασία.

Με την κατάλληλη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών, είναι απλή υπόθεση να παρακολουθείτε τα πάντα. Παρέχοντας εργαλεία που σας επιτρέπουν να αναθέτετε εργασίες στον εαυτό σας και στα άλλα μέλη της ομάδας σας, είναι εύκολο να γνωρίζουν όλοι τι ακριβώς πρέπει να γίνει και πότε. Ακόμη, έχοντας τη δυνατότητα να επισυνάπτουν αρχεία σε εργασίες, τα μέλη της ομάδας σας δεν θα χρειαστεί ποτέ να πραγματοποιήσουν αναζήτηση για τα σωστά αρχεία, δεδομένα ή πληροφορίες πριν ξεκινήσουν την εργασία τους. Για όσους έχουν ομάδες που ταξιδεύουν συχνά ή εργάζονται από απόσταση, το να έχουν πρόσβαση σε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών θα δώσει τη δυνατότητα σε όλους να παρακολουθούν τις εργασίες τους όταν βρίσκονται σε επαγγελματικό ταξίδι ή εργάζονται από απόσταση, διευκολύνοντάς τους να είναι παραγωγικοί κατά τις εργάσιμες ώρες και να απολαμβάνουν πραγματικά τον ελεύθερο χρόνο τους.