Πώς ένα μπουτίκ ξενοδοχείο του Λος Άντζελες διαχειρίζεται την ασφάλεια των δεδομένων κινητών συσκευών για το προσωπικό και τους πελάτες

Το ξενοδοχείο The LINE είναι ένα ζωντανό, σύγχρονο μπουτίκ ξενοδοχείο που βρίσκεται στην καρδιά της Koreatown στο Λος Άντζελες. Ο σχεδιασμός του διαθέτει εκλεπτυσμένες λεπτομέρειες, από την αρχιτεκτονική των μέσων του προηγούμενου αιώνα έως την ηλιόλουστη πισίνα του δεύτερου ορόφου ή το εστιατόριο σε περιβάλλον θερμοκηπίου, το Commissary, που διευθύνεται από τον σεφ (και βασιλιά του φαγητού στο δρόμο) του Λος Άντζελες Roy Choi. Το φωτεινό, φιλόξενο σαλόνι υποδοχής είναι πάντα ένας πολυσύχναστος χώρος μέρα και νύχτα, με τους πελάτες να περνούν τόσο ωραία ώστε να μην έχουν την παραμικρή πρόθεση να επιστρέψουν στα δωμάτιά τους.

Μέσα σε όλο αυτό το στυλ και τη λάμψη, μπορεί εύκολα να ξεχαστεί αυτό που αποτελεί τον συνδετικό ιστό όλων παραπάνω: η ομάδα ΙΤ του LINE που κρατά τους επισκέπτες σε σύνδεση και ασφαλείς, επιτρέποντας την επικοινωνία και την κοινή χρήση αρχείων μεταξύ των σχεδιαστών, των υπευθύνων μάρκετινγκ και των εξωτερικών συνεργατών που βρίσκονται πίσω από την επιτυχία του ξενοδοχείου και βοηθώντας στην προστασία των αποκλειστικών ιδεών του LINE, οι οποίες είναι ιδιαίτερα πολύτιμες σε έναν κλάδο όπου ο ανταγωνισμός βασίζεται στη δημιουργικότητα.

“Ο συνδυασμός των ιδεών και της συνεργασίας που πραγματοποιείται στο LINE, πρέπει να είναι ασφαλής”, λέει ο Nick DeMarco, Διευθυντής του τμήματος ΙΤ. “Επειδή αυτές οι ιδέες διαιωνίζουν τη φίρμα μας στον έξω κόσμο. Αυτός ο δημιουργικός συνδυασμός, πρέπει πραγματικά να προστατευθεί”.

Ασφαλής συνεργασία στο cloud

Η ομάδα του LINE διατηρεί όλα τα είδη εγγράφων στο cloud, από την ανάλυση εσόδων και τα σχέδια έως τους προϋπολογισμούς και τις παρουσιάσεις, και πολύ συχνά τα μοιράζονται με εξωτερικούς συνεργάτες κατά τη συνεργασία τους με προμηθευτές. ”Η διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας” λέει ο DeMarco. ”Επειδή αυτά είναι η περιουσία και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της φίρμας μας. Εάν δεν είχαμε αυτό το επίπεδο προστασίας, θα είμασταν πολύ πιο ανοιχτοί στην κοινωνική μηχανική και σε άλλα είδη παράνομης πρόσβασης σε πληροφορίες και πολλές από τις ιδέες μας θα μπορούσαν να εμφανιστούν ως ιδέες των ανταγωνιστών μας”. Στις μέρες που ζούμε, η πνευματική ιδιοκτησία είναι εξίσου, αν όχι περισσότερο, πολύτιμη από τη φυσική ιδιοκτησία.

Ο DeMarco δηλώνει ότι η ασφάλεια των δεδομένων κινητής τηλεφωνίας είναι ουσιαστικής σημασίας, καθώς οι επιθέσεις των εισβολέων δεν είναι πλέον θέμα του “εάν” θα γίνουν αλλά του “πότε” θα γίνουν, επομένως, η ομάδα του πρέπει να είναι σε θέση να ανταποκριθεί γρήγορα. “Πρέπει να είμαι σε θέση να διαχειρίζομαι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εύκολα, ακόμα και όταν χρησιμοποιώ μια κινητή συσκευή, δηλαδή κυριολεκτικά με μια τηλεφωνική κλήση όταν δεν είμαι κοντά σε κάποιο γραφείο, να μπορώ να διαγράφω ή να αποκλείω έναν χρήστη εν κινήσει, σε πραγματικό χρόνο.”

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Υπηρεσία και ασφάλεια, όλο το εικοσιτετράωρο

Όταν μια επιχείρηση λειτουργεί ουσιαστικά 24 ώρες το 24ωρο, 7ημέρες την εβδομάδα, τότε, τα εσωτερικά δεδομένα της εταιρείας δεν είναι τα μόνα δεδομένα που χρειάζονται προστασία. “Η εξυπηρέτηση του επισκέπτη είναι κορυφαία προτεραιότητα για την ομάδα του LINE,” λέει ο DeMarco, “και αυτό σημαίνει αδιάκοπη επικοινωνία. Ποτέ δεν μπορείς να γνωρίζεις τι θα συναντήσεις στη ρεσεψιόν και ποια κατάσταση έκτακτης ανάγκης πρόκειται να αντιμετωπίσεις, επομένως, η συνέχεια και η φορητότητα της επικοινωνίας είναι εξαιρετικά σημαντικές.”

Δεν είναι όμως αρκετό να παραμένουν μόνιμα ανοιχτές αυτές οι συνδέσεις, αλλά χρειάζεται επίσης να είναι και ασφαλείς, ανεξάρτητα αν πρόκειται για έναν επισκέπτη που λαμβάνει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του μέσω του Wi-Fi του ξενοδοχείου ή τη ρεσεψιόν που μοιράζεται ευαίσθητα οικονομικά στοιχεία με τον διαχειριστή εσόδων. Η ομάδα στο LINE δίνει προτεραιότητα στην εμπιστοσύνη του πελάτη και στην προστασία των δεδομένων. “Τα δεδομένα των πελατών μας αποτελούν ζωτικό τομέα του LINE,” λέει ο DeMarco. “Αν δεν διατηρήσουμε αυτά τα δεδομένα ασφαλή και δεν τηρήσουμε αυτό το άγραφο συμβόλαιο, τότε ενδεχομένως θα χάσουμε έναν πελάτη.”

Με προσωπικό που μετακινείται μέσα σε όλο το ξενοδοχείο και με μερικούς εργαζόμενους σε απομακρυσμένα γραφεία, η υποχρέωση για την ασφάλεια των δεδομένων κινητής συσκευών μπορεί να αποδειχτεί πολύπλοκη διαδικασία. “Επειδή είμαστε μια ομάδα που χρησιμοποιεί σε μεγάλο βαθμό τις κινητές συσκευές, η ασφάλεια και η πρόσβαση στα δεδομένα μας είναι πρωταρχικής σημασίας”, λέει ο DeMarco. “Η ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο χρόνος λειτουργίας είναι το πρώτο και το πιο σημαντικό πράγμα για εμάς, καθώς οι ομάδες μας πρέπει να επικοινωνούν εν κινήσει. Το δεύτερο είναι η δυνατότητα ανταλλαγής δεδομένων εντός και εκτός της εταιρείας.”

Ασφάλεια στο μέλλον

Όπως και πολλές άλλες ομάδες ΙΤ, η ομάδα του LINE κάνει πολλά με λίγα μέσα. Μόνο ο DeMarco και ένα ακόμη άτομο συντονίζουν ολόκληρο το τμήμα ΙΤ για τη φίρμα του ξενοδοχείου. Η επιτυχία τους είναι ότι μπορούν να παρέχουν αυτή την ασφάλεια και την αξιοπιστία ακόμη και με λίγο προσωπικό. “Δεν θα ακουστεί ποτέ δικαιολογία όπως, ‘Δεν υπάρχει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Δεν υπάρχει αυτό. Δεν υπάρχει εκείνο.’”, λέει ο DeMarco.

Η ασφάλεια είναι πιο σημαντική από ποτέ, ειδικά σε μια επιχείρηση όπου η φήμη είναι τα πάντα. “Όλοι οι κλάδοι θα πρέπει να ενδιαφέρονται για την προστασία των δεδομένων, αλλά οι επιχειρήσεις που ασχολούνται με την αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο, όπως στον τομέα της φιλοξενίας, οφείλουν σε όλους τους χρήστες και τους επισκέπτες να λειτουργούν με τον πιο ασφαλή τρόπο”, λέει ο DeMarco.

“Νομίζω ότι ο κόσμος μάς έχει διδάξει αυτήν τη στιγμή ότι δεν είσαι ποτέ πολύ μικρός για να ανησυχείς για την ασφάλεια των αρχείων ή την προστασία των δεδομένων.”