Escape 365 Team

Όσον αφορά την καθημερινή διαχείριση εργασιών για τις ομάδες, ο πίνακας Kanban είναι ένα απλό και ισχυρό εργαλείο που μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και τα κέρδη.

Η λύση Kanban, που αρχικά έγινε δημοφιλής τη δεκαετία του 1940 από την Toyota στην Ιαπωνία, έχει μακρά ιστορία στη χρήση φυσικών πινάκων για την απεικόνιση πιθανών σημείων συμφόρησης, τη διαχείριση και τη βελτίωση της ροής εργασιών. Σήμερα, μπορείτε επίσης εύκολα να δημιουργήσετε ψηφιακούς πίνακες χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης εργασιών, το οποίο προσφέρει πολλές εύχρηστες δυνατότητες και προσαρμογές για να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες.  

Η μέθοδος Kanban έχει γίνει δημοφιλής σε πολλές εταιρείες IT που ακολουθούν την ευέλικτη προσέγγιση στη διαχείριση έργων και την ανάπτυξη λογισμικού, χρησιμοποιώντας διαδοχικές ακολουθίες εργασίας γνωστές και ως κύκλους επανάληψης. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις κάθε μεγέθους σε οποιονδήποτε κλάδο μπορούν να επωφεληθούν από την εργασία με πίνακες Kanban για τη διαχείριση καθημερινών εργασιών.

Λύση Kanban  

Το kanban, που σημαίνει “πινακίδα” ή “ταμπέλα” στα Ιαπωνικά, χρησιμοποιεί πίνακες για την οργάνωση μεμονωμένων εργασιών σε στήλες, βοηθώντας σας να εστιάζετε στην εργασία σε εξέλιξη χωρίς να χάνετε την εικόνα των μεγαλύτερων έργων που έχετε τη συγκεκριμένη στιγμή. 

Γενικά, ένας πίνακας Kanban περιλαμβάνει δύο κύρια στοιχεία: κάρτες, οι οποίες αναπαριστούν εργασίες και στήλες, οι οποίες απεικονίζουν εργασίες σε διάφορα στάδια ενός έργου. Οι στήλες συνήθως είναι χωρισμένες σε τρεις ενότητες: “Εκκρεμείς εργασίες”, “Σε εξέλιξη” και “Ολοκληρωμένες”. Εναλλακτικά, εάν εργάζεστε σε ένα συγκεκριμένο έργο όπως η δημιουργία ενός νέου προγράμματος λογισμικού, μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες “Σχεδίαση”, “Ανάπτυξη” και “Δοκιμές”. 

Οι κάρτες εργασιών, οι οποίες συνήθως περιέχουν λίστες ελέγχου, αναθέσεις εργασιών και ετικέτες, κατανέμονται μεταξύ των τριών στηλών. Καθώς οι εργασίες προχωρούν, οι κάρτες μετακινούνται σε ολόκληρο τον πίνακα από τα αριστερά προς τα δεξιά, βοηθώντας σας να απεικονίζετε την κατάστασή τους στη ροή εργασιών, από τις “Εκκρεμείς εργασίες” έως τις “Ολοκληρωμένες”.  
 
Η διεργασία Kanban, είτε φυσική είτε ψηφιακή, ενισχύει τη συνεργασία ομάδων και την παραγωγικότητα, βοηθώντας όλα τα άτομα να κατανοήσουν πώς οι επιμέρους προσπάθειές τους συμβάλλουν στο έργο. Ορισμένες ομάδες οργανώνουν καθημερινές συσκέψεις γύρω από έναν πίνακα Kanban για να δίνουν ενημερώσεις κατάστασης, να λαμβάνουν σχόλια και να παρακολουθούν τις τάσεις.  

Ο πίνακάς σας, για να θεωρείται κατάλληλος πίνακας Kanban, πρέπει να έχει περιορισμένο αριθμό στοιχείων εργασίας ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν εργάζεστε πάνω από τις δυνατότητές σας. Επίσης, η λύση Kanban σάς βοηθά να παρακολουθείτε συνεχώς τη ροή εργασιών ώστε να αποφεύγετε σημεία συμφόρησης, δίνοντας τη δυνατότητα στην ομάδα σας να επισημαίνει τα στοιχεία που συσσωρεύονται σε μια στήλη ταχύτερα από όσο απομακρύνονται.

Φυσικοί πίνακες Kanban

Οι φυσικοί πίνακες Kanban είναι εξαιρετικοί για τις ομάδες που δεν είναι εξοικειωμένες με την έννοια Kanban. Οι πίνακες αυτοί είναι εύκολοι στην ανάγνωση και τη διαχείριση, δεν απαιτούν σύνδεση στο Internet, ενώ για τις διαλειτουργικές ομάδες που συνεργάζονται στο ίδιο έργο, μπορούν να ενισχύσουν τη συμμετοχή και την επικοινωνία στο χώρο εργασίας.

Ωστόσο, δεν είναι γενικά ιδανικοί για εργασίες που απαιτούν πιο αναλυτικές περιγραφές και πληροφορίες παρασκηνίου. Μια απτή κάρτα μπορεί μόνο να χωρέσει ένα συγκεκριμένο περιεχόμενο, ενώ οι ψηφιακοί πίνακες μπορούν να αποθηκεύουν απεριόριστο αριθμό σημειώσεων και σχολίων καθώς αυξάνεται ο φόρτος εργασίας σας.   

Επιπλέον, οι φυσικοί πίνακες είναι λιγότερο ευέλικτοι όσον αφορά την παρακολούθηση του προγραμματισμού των εργασιών και την τήρηση συγκεκριμένων προθεσμιών. Οι ψηφιακοί πίνακες προσφέρουν προσαρμόσιμες επιλογές αναφορών για γρήγορη αξιολόγηση προόδου και δεδομένα ιστορικού επιδόσεων.  

Τέλος, εάν εργάζεστε με απομακρυσμένες ομάδες που σπάνια βρίσκονται στο γραφείο, είναι σχεδόν αδύνατο να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά έναν φυσικό πίνακα Kanban. Ένας ψηφιακός πίνακας επιτρέπει στην ομάδα σας να έχει πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης εργασιών οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή.

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

Ψηφιακοί πίνακες Kanban  
 
Εάν έχετε αποφασίσει ότι δεν σας εξυπηρετεί πλέον ένας φυσικός πίνακας γεμάτος με πολύχρωμες σημειώσεις, η επένδυση σε λογισμικό διαχείρισης εργασιών που χρησιμοποιεί τις αρχές και τις οπτικές έννοιες της μεθόδου Kanban μπορεί να είναι η κατάλληλη επιλογή για την ομάδα σας. Επιπλέον, μια ψηφιακή επιλογή προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα που δεν μπορούν να προσφέρουν οι φυσικοί πίνακες, όπως η απεικόνιση δεδομένων, τα συνημμένα και το ιστορικό καρτών.  

Στην αναζήτησή σας για μια λύση με τη λειτουργικότητα Kanban, προτιμήστε κάποια που σας βοηθά να δημιουργείτε κάρτες εργασιών εμπλουτισμένου περιεχομένου που συμπεριλαμβάνουν λίστες ελέγχου, ετικέτες και συγκεκριμένες προθεσμίες. Θα πρέπει επίσης να συγχρονίζεται με προγράμματα που χρησιμοποιείτε συχνά, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να επισυνάπτετε έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις σε κάθε κάρτα. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας θα έχει πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα δεδομένα σε ένα σημείο χωρίς να χρειάζεται να αλλάζει εφαρμογές.  

Για την ενίσχυση της μεταφοράς των εργασιών σας στη στήλη “Ολοκληρωμένες”, προτιμήστε επίσης λογισμικό που μπορεί να μετατρέπει αυτόματα την κατάσταση εργασιών σε γραφήματα πίτας και ράβδων. Αυτό θα σας βοηθά να αποκτήσετε γρήγορα πληροφορίες σχετικά με το ποιες εργασίες βρίσκονται σε καλό δρόμο και ποιες όχι. Για παράδειγμα, θα μπορείτε να κάνετε προσαρμογές και να αναθέτετε εκ νέου εργασίες, εάν βλέπετε ότι ένα από τα μέλη της ομάδας σας χάνει συχνά τις προθεσμίες του.

Τέλος, καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες στρέφονται προς την εικονική εργασία, εξετάστε τις λύσεις διαχείρισης εργασιών που βασίζονται στο cloud οι οποίες σας βοηθούν να διαχειρίζεστε τις λίστες εκκρεμών εργασιών σας από οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή.

Πλεονεκτήματα της χρήσης μιας λύσης Kanban

Οι πίνακες Kanban παρέχουν μια σταθερή βάση για την οργάνωση των εργασιών σας με συνεκτικό και δομημένο τρόπο. Είναι ιδιαίτερα ελκυστικοί για τα άτομα που χαρακτηρίζονται από “οπτική μάθηση” και προτιμούν να χρησιμοποιούν γραφικές παραστάσεις, γραφήματα, διαγράμματα και άλλες εικόνες για ερμηνεία και εργασία με πληροφορίες.  

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, οι πίνακες Kanban απλοποιούν τη ροή εργασιών και μειώνουν τις διακοπές που προκύπτουν αναπόφευκτα κατά τη διάρκεια των έργων και των εργασιών. Αυτό συμβαίνει επειδή όλα τα μέλη της ομάδας εστιάζουν στην παράδοση της εργασίας με σταθερό ρυθμό. Οι πίνακες Kanban μπορούν να δείχνουν πότε μια συγκεκριμένη εργασία καθυστερεί ένα έργο, κάτι που διευκολύνει την αλλαγή πορείας εάν είναι απαραίτητο.  

Τέλος, οι πίνακες Kanban εστιάζουν στην αύξηση της αποδοτικότητας, εξασφαλίζοντας ότι τα μέλη της ομάδας δεν δαπανούν χρόνο σε περιττές εργασίες, καθώς κάθε εργασία αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου στόχου. Ως αποτέλεσμα, η λύση Kanban έχει τη δυνατότητα να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα των εργασιών της ομάδας.

Συμπέρασμα

Ένα από τα πιο δημοφιλή συνθήματα του σύγχρονου χώρου εργασίας είναι το “Σταματήστε να ξεκινάτε δουλειές και αρχίστε να τις τελειώνετε”. Η λύση Kanban εστιάζει ακριβώς στην ολοκλήρωση των εργασιών. 

Εάν η ομάδα σας αποτυγχάνει συνεχώς να ολοκληρώσει τις εργασίες, τώρα είναι η ιδανική στιγμή για να δοκιμάσετε τη μέθοδο Kanban. Μπορεί να χρειαστεί κάποιος χρόνος για να ρυθμίσετε τον πίνακά σας και να αναπτύξετε μια διαδικασία έως την τελειοποίηση, αλλά με αποφασιστικότητα και με γνώμονα τη συνεχή βελτίωση, εσείς και η ομάδα σας έχετε μπροστά σας πιο παραγωγικές ημέρες.

---

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το λογισμικό διαχείρισης εργασιών που βασίζεται στη μέθοδο Kanban.