Πώς να διαχειρίζεστε και τις πέντε φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου με οπτικά εργαλεία

Εάν διαβάζετε αυτό, γνωρίζετε ότι είναι αλήθεια: η αποτελεσματική διαχείριση έργων είναι μια ζωτική δεξιότητα. Η παρακολούθηση όλων των ατόμων, των χρονοδιαγραμμάτων και των εργασιών που εμπλέκονται σε μεγάλα έργα είναι μια τεράστια πρόκληση, ειδικά όταν υπάρχουν άγνωστοι παράγοντες ή απρόοπτα γεγονότα.  

Οι έρευνες δείχνουν ότι μόλις λίγα περισσότερα από τα μισά επιχειρησιακά έργα ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού. Συχνά παρατηρείται το αρνητικό φαινόμενο της μετατόπισης εμβέλειας, δηλαδή της τάσης των απαιτήσεων ενός έργου να μεταβάλλονται και να αυξάνονται στη διάρκεια του κύκλου ζωής του.  

Ένας τρόπος για να το αποφύγετε αυτό είναι να τηρήσετε τις “πέντε φάσεις” του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων: έναρξη, σχεδιασμός, εκτέλεση, παρακολούθηση και κλείσιμο. Οι έννοιες αυτές αναπτύχθηκαν πριν από δεκαετίες από το Project Management Institute και πλέον είναι ευρέως αποδεκτές. Αποτελούν ένα είδος πλαισίου που βοηθάει τους διαχειριστές έργων να σχεδιάζουν, να εστιάζουν και να οργανώνουν.   

Υπάρχουν πολλές στρατηγικές διαχείρισης έργων σήμερα που βοηθούν εσάς και την ομάδα σας να υλοποιείτε και τις πέντε αυτές φάσεις. Ωστόσο, τα απλά οπτικά εργαλεία δημιουργίας διαγραμμάτων είναι από τα πιο αποτελεσματικά για να είναι τα πράγματα τακτοποιημένα στο μυαλό σας, καθώς και στο μυαλό των μελών της ομάδας σας, από την αρχή έως το τέλος.  

Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις. 

Έναρξη 

Προτού ξεκινήσετε να δουλεύετε πάνω σε οποιοδήποτε έργο, το πρώτο βήμα είναι να καταλάβετε ποια είναι η ιδέα, γιατί χρειάζεται και εάν είναι εφικτό. Αυτό το στάδιο είναι κρίσιμο. Εάν πρόκειται για μια εξαιρετική ιδέα, αλλά δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους πόρους που έχετε, πρέπει να ματαιωθεί (ή τουλάχιστον να τροποποιηθεί). 

Ο διαχειριστής έργου δεν μπορεί να εκτελέσει μόνος του αυτό το στάδιο: είναι σημαντικό να συγκεντρώνετε ιδέες και να λαμβάνετε σχόλια νωρίς. Τα οπτικά εργαλεία βοηθούν στο να είναι όλοι οι χρήστες συντονισμένοι.  

Δοκιμάστε να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο καταιγισμού ιδεών. Από τους χάρτες ιδεών μέχρι τα διαγράμματα συνάφειας και τα γραφήματα ομαδοποίησης, υπάρχουν πολλές επιλογές. Ανεξάρτητα από το στυλ, ο καταιγισμός ιδεών με ένα οπτικό βοήθημα διευκολύνει την παραγωγή ιδεών και την καταγραφή και οργάνωσή τους αμέσως. 

Μια άλλη χρήσιμη επιλογή είναι μια ανάλυση SWOT. Οι αναλύσεις SWOT (δυνατά σημεία, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές) βοηθούν στη λήψη αποφάσεων και στον σχεδιασμό γύρω από ιδέες που αφορούν μεγάλες επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που φτιάχνει κομψά αξεσουάρ για smartphone μπορεί να σκέφτεται να λανσάρει μια νέα σειρά προϊόντων. Ωστόσο, πρέπει να εξετάσει το κόστος και τον ανταγωνισμό πολύ πριν σχεδιάσει οτιδήποτε. 

Το σημαντικότερο μέρος αυτής της φάσης είναι ευθυγραμμιστείτε με όλους τους ενδιαφερόμενους του έργου πριν προχωρήσετε. Μια τέτοια απλή, οπτική τεκμηρίωση κάνει πολύ πιο εύκολο το να συμφωνήσουν όλοι. 

Σχεδιασμός 

Το επόμενο βήμα είναι να αρχίσετε να σκέφτεστε με ποιον τρόπο ακριβώς θα υλοποιήσετε το έργο. Ποιος εμπλέκεται; Ποιες εργασίες εμπλέκονται; Ποιες εργασίες εξαρτώνται από άλλες εργασίες; Πόσο χρόνο θα χρειαστεί το έργο;  

Ένα εξαιρετικό οπτικό εργαλείο για αυτή την πτυχή της διαδικασίας είναι ένα γράφημα Gantt. Τα γραφήματα Gantt βοηθούν στον καθορισμό των εργασιών του έργου και του πότε θα πραγματοποιηθεί η καθεμία, μέχρι και των καθημερινών στόχων. Με το λογισμικό δημιουργίας διαγραμμάτων, είναι επίσης εύκολο να προσθέτετε ορόσημα, να δημιουργείτε συνδέσεις μεταξύ εργασιών, να κωδικοποιείτε χρωματικά το γράφημα και πολλά άλλα.  

Μπορείτε επίσης να απεικονίσετε τον κύκλο ζωής ενός έργου με ένα ακόμη πιο τακτοποιημένο διάγραμμα λωρίδας χρόνου, χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο λωρίδας χρόνου ή ένα πρότυπο χάρτη. Ο διαχωρισμός των διαφόρων πτυχών του έργου με αυτόν τον τρόπο μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος όταν το μοιράζεστε με άλλες ομάδες ή με την ηγεσία της εταιρείας.  

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

Μην ξεχάσετε να κάνετε πολλές λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με το έργο, ώστε να μπορέσετε να φτιάξετε μια λωρίδα χρόνου όσο το δυνατό ακριβέστερη, χρησιμοποιώντας ένα γράφημα Gantt, ένα πρότυπο λωρίδας χρόνου ή και τα δύο.  

Με τις online λωρίδες χρόνου και τα γραφήματα Gantt, όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να συμβάλλουν στο έγγραφο σε πραγματικό χρόνο, καθώς και να έχουν εύκολα τον έλεγχο των εργασιών τους χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη προβολή.  

Εκτέλεση 

Μια επιτυχημένη φάση εκτέλεσης βασίζεται σε μια επιτυχημένη φάση σχεδιασμού. Για τον σκοπό αυτόν, ένα από τα καλύτερα οπτικά εργαλεία για την εκτέλεση σύνθετων έργων είναι επίσης εξαιρετικό για τον σχεδιασμό τους: ένα γράφημα ροής.  

Για παράδειγμα, τα διαλειτουργικά γραφήματα ροής βοηθούν τους διαχειριστές έργων να καθορίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για την επίτευξη συγκεκριμένων ορόσημων, καθώς και τις εξαρτήσεις εργασιών. Ορισμένα έργα μπορεί να έχουν διαφορετικές ομάδες να εργάζονται σε άλλες πτυχές του έργου. Αυτά τα είδη διαγραμμάτων μπορούν να τα καθορίσουν όλα αυτά και πολλά άλλα.   

Για παράδειγμα, οι “λωρίδες κολυμβητηρίου” καθορίζουν τα άτομα που εμπλέκονται σε κάθε εργασία, ενώ τα “κουτιά φάσης” αντιπροσωπεύουν τη λωρίδα χρόνου ή το ορόσημο. 

Αφού ξεκινήσετε το έργο και είστε στη φάση της εκτέλεσης, το να έχετε ένα γράφημα ροής που μπορεί να κοινοποιηθεί είναι χρήσιμο για να διατηρούνται όλοι ενημερωμένοι. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να σχολιάσουν στο διάγραμμα, προσθέτοντας πληροφορίες ή ενημερώσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Τα σχήματα με δυνατότητα κλικ μπορούν να επεκταθούν για να αποκαλύψουν επιπλέον πληροφορίες ή να συνδεθούν με εξωτερικά δεδομένα, όπως μια βάση δεδομένων ή ένα υπολογιστικό φύλλο.  

Παρακολούθηση  

Σε αυτό το σημείο, ολοκληρώνετε τις εργασίες σας, αλλά εξακολουθεί να είναι ζωτικής σημασίας να παρακολουθείτε κάθε εργασία για να εξασφαλίσετε ότι τίποτα δεν βγαίνει εκτός προγράμματος. Ένα από τα πλεονεκτήματα των online οπτικών στοιχείων και των διαγραμμάτων με συνδεδεμένα δεδομένα είναι το πόσο εύκολο είναι να μοιράζεστε την πρόοδο με άλλα άτομα, ακόμη και με όσους δεν εμπλέκονται άμεσα στο έργο. 

Το λογισμικό δημιουργίας διαγραμμάτων συχνά προσφέρει απλά πρότυπα αναφοράς κατάστασης, τα οποία βοηθούν τους διαχειριστές έργων να φιλτράρουν τα σημαντικά σημεία και να τα μοιράζονται με τους διευθυντές και με εξωτερικούς πελάτες ή ενδιαφερόμενους. 

Η ύπαρξη πολλών εγγράφων καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, από την ανάλυση SWOT μέχρι το διάγραμμα ροής σας, μπορεί επίσης να διατηρήσει το έργο εστιασμένο. Μπορείτε να εμποδίσετε τη μετατόπιση εμβέλειας παρακολουθώντας τους αρχικούς στόχους και τα παραδοτέα του έργου. 

Επίσης, ορισμένες εφαρμογές δημιουργίας διαγραμμάτων συνεργάζονται με το λογισμικό αυτοματοποίησης, έτσι μπορείτε να σχεδιάζετε τη ροή εργασιών του έργου σας και, στη συνέχεια, να ορίζετε αυτόματα εναύσματα, όπως μια ειδοποίηση όταν ολοκληρώνεται μια εργασία. 

Κλείσιμο 

Τα καταφέρατε! Όταν η ομάδα σας ολοκληρώσει όλα τα παραδοτέα, το έργο έχει τελειώσει. Ωστόσο, το κλειδί σε αυτή την τελευταία φάση είναι να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αξιολογήσετε τι συνέβη. Όταν έχετε σαφή, συγκεκριμένα οπτικά στοιχεία στη διάθεσή σας στη διάρκεια ολόκληρης της διαδικασίας, είναι πολύ πιο εύκολο να κάνετε μια ανασκόπηση και να δείτε τι είχε αποτέλεσμα και τι όχι. 

Προγραμματίστε μια σύσκεψη των μελών της ομάδας και των ενδιαφερόμενων για ανασκόπηση του έργου. Συζητήστε τόσο για τις επιτυχίες όσο και για τα προβλήματα. Μπορείτε ακόμη να βασιστείτε σε ένα πρόσθετο εργαλείο δημιουργίας διαγραμμάτων εδώ: δοκιμάστε ένα πρότυπο ανασκόπησης έργου για να αποτυπώσετε σχόλια και ιδέες από τη σύσκεψή σας.  

Αποθηκεύστε όλη την τεκμηρίωση σε μια κεντρική θέση, έτσι ώστε να μπορεί να παραμείνει εκεί ως πόρος για την επόμενη φορά. 

Όλη αυτή η σχολαστικότητα στον σχεδιασμό και την τεκμηρίωση μπορεί να φαίνεται υπερβολική, αλλά βοηθάει. Η χρήση οπτικών εργαλείων για τον σχεδιασμό, την επικοινωνία και τον έλεγχο είναι ένας από τους πιο σίγουρους τρόπους για να διατηρήσετε το έργο σας ευθυγραμμισμένο, εντός του προϋπολογισμού και εντός προθεσμίας.