Χρήση λογισμικού διαχείρισης εργασιών για τη μείωση του χρόνου που δαπανάτε

Μπορεί να πιστεύετε ότι θα μπορούσατε να επιτύχετε πολύ περισσότερα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, εάν απλώς είχατε περισσότερο χρόνο. 

Στην πράξη, δυστυχώς, φαίνεται ότι σπαταλάμε πολύτιμο χρόνο,όλη την ώρα. 

Αρχίστε να ανακτάτε το χρόνο σας (και το χρόνο των υπαλλήλων σας) χρησιμοποιώντας ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης εργασιών. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις εργασίες για να προσδιορίσετε πού σπαταλάτε χρόνο και θα σας διευκολύνει να εξοικονομήσετε χρόνο για έργα που συνεχώς αναβάλλετε.  

Ορισμός της διαχείρισης εργασιών σε σύγκριση με τη διαχείριση έργων 

Η “διαχείριση εργασιών” και η “διαχείριση έργων” μοιάζουν πολύ μεταξύ τους. Ωστόσο, υπάρχουν διαφορές.  

Η διαχείριση έργων είναι μια διαδικασία καθοδήγησης πολλαπλών εργασιών μιας ομάδας για την επίτευξη στόχων μέσα σε συγκεκριμένες λωρίδες χρόνου.  

Στο μεταξύ, η διαχείριση εργασιών λειτουργεί ως βάση για τη διαχείριση έργων, επειδή περιλαμβάνει τη διαχείριση κάθε επιμέρους εργασίας σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής της. Αυτές οι εργασίες περιλαμβάνουν το σχεδιασμό και την ανάθεση εργασίας, τις ενημερώσεις κατάστασης, τον ορισμό λωρίδων χρόνου και προτεραιοτήτων, τη συγκέντρωση πόρων και τον καθορισμό αποτελεσμάτων. 

Η διαχείριση εργασιών για τις ομάδες είναι ιδιαίτερα σημαντική για συνεργατικά έργα, αλλά μπορεί επίσης να βοηθήσει κάθε άτομο της ομάδας σας: 

• Να ολοκληρώνει τις επιμέρους εργασίες του σχεδιάζοντας την καθημερινή εργασία του. 
• Να προσδιορίζει πάνω σε τι πρέπει να εργαστεί σε οποιοδήποτε δεδομένο σημείο, εάν μια συγκεκριμένη εργασία περιλαμβάνεται σε ένα μεγαλύτερο έργο ή όχι.  

Εξοικειωθείτε με τα συστήματα διαχείρισης εργασιών 

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

Υπάρχουν πολλές επιλογές για συστήματα διαχείρισης χρόνου και διαχείρισης εργασιών. Το τρέχον σύστημά σας μπορεί να είναι κάτι πολύ απλό, όπως μια λίστα με εκκρεμείς εργασίες. Ωστόσο, αν επενδύσετε χρόνο (και ορισμένες φορές χρήμα) σε μια πιο ολοκληρωμένη επιλογή, αυτό μπορεί να βοηθήσει εσάς και την ομάδα σας μακροπρόθεσμα. Εξάλλου, η εξοικονόμηση του χρόνου που ενδεχομένως σπαταλούν τα άτομα σε ολόκληρη την εταιρεία σας είναι πάντα κάτι στο οποίο αξίζει να επενδύσετε!  

Ανεξάρτητα από τον τύπο του συστήματος διαχείρισης εργασιών που επιλέγετε για την ομάδα σας, βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία: 

• Στόχοι— Ο καθορισμός του απώτερου στόχου εργασίας ή έργου βοηθά να βλέπετε τη μεγάλη εικόνα, ωστόσο και τα μικρά ορόσημα είναι επίσης σημαντικά. Η επιτυχία στους μικρούς στόχους μπορεί να ενισχύσει το ηθικό της ομάδας σας, γεγονός που διευκολύνει την επίτευξη του συνολικού στόχου. Είναι επίσης σημαντικό όλοι οι εμπλεκόμενοι να γνωρίζουν τις επιμέρους εργασίες τους και πώς εμπλέκονται στο τελικό έργο. 
• Καθορισμός προτεραιοτήτων— Είναι χρήσιμο να προσδιορίζετε τις πιο σημαντικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν πριν από άλλα βήματα. 
• Προγραμματισμός— Η έγκαιρη γνώση των προθεσμιών, των πόρων και των περιορισμών που αφορούν κάθε εργασία θα σας βοηθήσει να θέτετε ρεαλιστικές προσδοκίες. 
• Απεικόνιση δεδομένων— Το να βλέπετε την πρόοδο της εργασίας σας σε πραγματικό χρόνο βοηθά εσάς και την ομάδα σας να κατανοείτε τα επόμενα βήματα και την πρόοδο στην επίτευξη του στόχου. Εργαλεία, όπως οι πίνακες Kanban και τα γραφήματα Gantt, λαμβάνουν υπόψη τις μεμονωμένες εργασίες, τους συνεργάτες, τους πόρους και τις λωρίδες χρόνου και τα παρουσιάζουν όλα σε μια ευανάγνωστη οπτική ροή.   
• Συνεργασία— Τα συστήματα διαχείρισης εργασιών για ομάδες βοηθούν κάθε μέλος να βλέπει την κατάσταση και την πρόοδο των εργασιών, ώστε να μπορεί να συνεργάζεται με τα άλλη μέλη. 

Επιλογή λογισμικού διαχείρισης εργασιών 

Εάν έχετε αποφασίσει ότι μια λίστα εκκρεμών εργασιών ή ένας πίνακας γεμάτος με πολύχρωμες αυτοκόλλητες σημειώσεις δεν σας εξυπηρετεί πλέον, η επένδυση σε λογισμικό διαχείρισης εργασιών μπορεί να είναι η κατάλληλη επιλογή για την ομάδα σας.  

Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα στοιχεία πριν επιλέξετε την επόμενη λύση διαχείρισης εργασιών σας: 

• Ευκολία χρήσης— Το λογισμικό είναι φιλικό προς το χρήστη και σχετικά εύκολο στην κατανόησή του; Η εκμάθηση ενός νέου συστήματος είναι μερικές φορές δύσκολη, οπότε βεβαιωθείτε ότι οι συνάδελφοί σας μπορούν να το μάθουν γρήγορα χωρίς προβλήματα. Η προσβασιμότητα επίσης είναι σημαντική. Ορισμένα προγράμματα είναι διαθέσιμα τόσο για επιτραπέζιο υπολογιστή όσο και για κινητή συσκευή, ώστε να μπορείτε εύκολα να βλέπετε και να ενημερώνετε εργασίες, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε εσείς και τα μέλη της ομάδας σας.  
• Διασύνδεση— Πόσο καλά ενσωματώνεται με τα άλλα λογισμικά που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας; Αυτό μπορεί να μην είναι πάντα σημαντικό, αλλά ένα λογισμικό που συνδέεται σε διάφορα συστήματα θα παρέχει επίσης μεγαλύτερη ευκολία χρήσης.  
• Πολυπλοκότητα— Πόσο καλά ευθυγραμμίζεται το λογισμικό με τον αριθμό των εργασιών που μπορεί να αναλάβει η ομάδα σας ανά πάσα στιγμή; Μάθετε εάν υπάρχουν όρια για τα στοιχεία εισόδου ή εξόδου και εάν υπάρχει κίνδυνος να φτάσετε σε αυτά τα όρια.  
• Ασφάλεια— Θα έχετε ευαίσθητα δεδομένα αποθηκευμένα (ή συνδεδεμένα) σε αυτό το σύστημα; Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος του λογισμικού θα υποστηρίξει την εγγύηση που παρέχει. Στο μεταξύ, επικοινωνήστε με την ομάδα IT σας σε περίπτωση που δεν είστε βέβαιοι τι είδους ασφάλεια είναι απαραίτητη για τα δεδομένα που έχετε.  

Γρήγορα αποτελέσματα σε τρία βήματα 

Συγχαρητήρια! Έχετε επιλέξει το κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης εργασιών και είστε έτοιμοι να το υλοποιήσετε στην εταιρεία σας. Επόμενα βήματα:

1. Σχεδιασμός— Καθορίστε μια λωρίδα χρόνου και ορόσημα για την κυκλοφορία του συστήματος. Προσδιορίστε τους ενδιαφερόμενους και τον τρόπο με τον οποίο θα τους κοινοποιείτε την πρόοδο.  
2. Επικοινωνία— Δημιουργήστε ενθουσιασμό βοηθώντας τους υπαλλήλους να κατανοήσουν πώς η νέα τεχνολογία θα ωφελήσει την εταιρεία σας. Ενημερώστε πρώτα τους υπαλλήλους που είναι καλοί υποστηρικτές και ζητήστε τους να σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε την αξία του λογισμικού και την ευκολία χρήσης του στα υπόλοιπα μέλη της ομάδας. Ακούστε και αντιμετωπίστε αναμενόμενες ανησυχίες ή προβληματικά σημεία, εάν υπάρχουν. 
3. Εκπαίδευση και υλοποίηση— Εξασφαλίστε συνεχόμενη εκπαίδευση, ειδικά καθώς κάνετε προσαρμογές στο λογισμικό, εντάξετε νέους υπαλλήλους ή ενσωματώστε ενημερώσεις λογισμικού.  

Φανταστείτε τις δυνατότητες αξιοποίησης του χρόνου που ανακτάτε 

Είτε κάνετε βελτιώσεις στο υπάρχον σύστημα διαχείρισης εργασιών της εταιρείας σας είτε υλοποιήσετε ένα νέο, θα είστε χαρούμενοι που το κάνατε.  

Αξιολογώντας και ολοκληρώνοντας εργασίες αποτελεσματικά και αποδοτικά, εσείς και η ομάδα σας θα ανακτήσετε αρκετό χρόνο για να αντιμετωπίσετε σημαντικά έργα που χρειάζονται προσοχή. Η ανάκτηση ακόμη και λίγων ωρών θα έχει τελικά σημαντική επίδραση στην παραγωγικότητα της ομάδας σας, αλλά και στα κέρδη.