4 απαραίτητα στοιχεία για να διαμορφώσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της επιχείρησης σαν επαγγελματίας IT

Αν δεν συμπαθείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα έχετε πρόβλημα! Μια πρόσφατη έρευνα έδειξε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το κορυφαίο εργαλείο που χρησιμοποιείται για την επικοινωνία στην εργασία και θα αποκτήσει μεγαλύτερη σπουδαιότητα στα επόμενα πέντε χρόνια. Η έρευνα έδειξε επίσης ότι οι εργαζόμενοι περνούν 3,2 ώρες την ημέρα ελέγχοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία. Μια άλλη μελέτη από τη The Radicati Group έδειξε ότι κατά μέσο όρο στέλνονταν και λαμβάνονταν 122 επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά χρήστη κάθε ημέρα τη χρονιά που πέρασε.

Τι σημαίνουν όλα αυτά τα στοιχεία; Είναι μια καλή υπενθύμιση ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι —και θα συνεχίσει να είναι— μια εφαρμογή ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση, μικρή ή μεγάλη. Όταν διαμορφώνετε μια λύση επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη, ειδικά εάν η επιχείρησή σας είναι μικρού ή μεσαίου μεγέθους και πρόκειται να αναπτυχθεί τα επόμενα χρόνια.

Για να βρείτε την καλύτερη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επιχείρησή σας, αξιολογήστε μόνο εκείνες που πληρούν τα παρακάτω απαραίτητα κριτήρια:

1. Λύση φιλοξενούμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — Υπάρχουν δύο βασικές επιλογές για τη διαμόρφωση του επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: εντός της εταιρείας και φιλοξενούμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για πολλές επιχειρήσεις, το ολικό κόστος ιδιοκτησίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός της εταιρείας το καθιστά οικονομικά ασύμφορο. Μπορεί να συνεπάγεται όρια χώρου αποθήκευσης —κάτι που δυσκολεύει τους υπαλλήλους σας— και σημαίνει ότι η εταιρεία σας είναι υπεύθυνη για τις αναβαθμίσεις και τα αντίγραφα ασφαλείας. Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε μια λύση φιλοξενούμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι υπηρεσίες φιλοξενίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παίρνουν το βάρος της λειτουργίας από τους ώμους της ομάδας IT σας. Ακόμη, η φιλοξενούμενη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις μπορεί να προσφέρει δυναμικές επιλογές αποθήκευσης και να κλιμακώνεται ανάλογα με το πού βρίσκεται η εταιρεία σας στον κύκλο ανάπτυξής της.

Microsoft Teams

Microsoft Teams

2. Επαρκής χώρος διακομιστή — Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας και τον χώρο αποθήκευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται, θα πρέπει να επιλέξετε ανάμεσα σε κοινόχρηστη και αποκλειστική φιλοξενία. Πολλές μικρές εταιρείες ξεκινούν με κοινόχρηστη φιλοξενία —που σημαίνει ότι ο φυσικός διακομιστής σας χρησιμοποιείται από πολλούς μισθωτές— επειδή είναι εξαιρετικά οικονομική και ταυτόχρονα παρέχει όλα τα οφέλη των υπηρεσιών φιλοξενίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ασφάλεια, αξιοπιστία και προστασία προσωπικών δεδομένων. Όταν αυτός ο κοινόχρηστος χώρος διακομιστή δεν επαρκεί πλέον, οι εταιρείες μπορούν να περάσουν σε αποκλειστικούς διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις. Συχνά οι αποκλειστικές λύσεις προσφέρουν και περισσότερες δυνατότητες προσαρμογής.
3. Πρόσβαση μέσω κινητών συσκευών — Στον σύγχρονο κόσμο των επιχειρήσεων με τους γρήγορους ρυθμούς, η συμβατότητα μεταξύ της λύσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και των κινητών συσκευών των υπαλλήλων σας είναι ζωτικής σημασίας. Όχι μόνο είναι απαραίτητο για τους υπαλλήλους σας να έχουν πρόσβαση στα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους όταν είναι μακριά από το γραφείο τους, αλλά και είναι σημαντικό να επιλέξετε μια λύση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δυνατότητες κοινής χρήσης ημερολογίου και εγγράφων σε κινητές συσκευές. Ακόμη, επιλέξτε μια λύση η οποία αναβαθμίζεται με συνέπεια για την τεχνολογία κινητών συσκευών και επιτρέπει τον συγχρονισμό με άλλες συσκευές.
4. Μια αξιόπιστη υπηρεσία παροχής — Κατά την επιλογή μιας υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματικούς σκοπούς, το “ποιος” είναι εξίσου σημαντικό με το “τι”. Επιλέξτε μια εταιρεία την οποία μπορείτε να εμπιστευτείτε, με αποδεδειγμένη πολυετή πείρα στην παροχή κορυφαίων υπηρεσιών φιλοξενίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συγκεκριμένα, αναζητήστε μια υπηρεσία παροχής με ισχυρή εγγύηση χρόνου λειτουργίας, υψηλή αξιοπιστία και εξαιρετική ασφάλεια. Η λύση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της υπηρεσίας παροχής θα πρέπει να κάνει ευκολότερη τη δουλειά των υπαλλήλων σας και να περιλαμβάνει δυνατότητες όπως ενοποίηση του ημερολογίου, των επαφών και των αρχείων, δυνατότητα κοινόχρηστου ημερολογίου και υποστήριξη από ειδικούς 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα.

Είναι προφανές ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν πρόκειται να χάσει τη σπουδαιότητά του.

Οι οργανισμοί θα πρέπει να προσέξουν ιδιαίτερα κατά τη διαμόρφωση μιας λύσης επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αυξήσουν την αποδοτικότητα και να επηρεάσουν θετικά τα κέρδη.