5 εργαλεία για εξοικονόμηση χρόνου, χρημάτων και ενέργειας

Η διαχείριση ενός έργου κάτω από την πιεστική και αγχωτική κατάσταση ενός συνεχώς μεταβαλλόμενου οργανισμού μπορεί να θέτει προκλήσεις. Αυτές τις ημέρες, ο μέσος εργαζόμενος γραφείου επιβαρύνεται με ένα πλήθος προθεσμιών, συναντήσεων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καθηκόντων, πράγμα που σημαίνει ότι πιθανότατα δεν έχει το χρόνο ή τον ελεύθερο χώρο για να ξεδιπλώσει πλήρως το ταλέντο του σε εσάς και το έργο σας. Ευτυχώς, μπορείτε να κάνετε τα πράγματα πιο εύκολα. Για να εξασφαλίσετε μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας για τα έργα, ανεξάρτητα αν αυτό που κάνετε αφορά έναν πελάτη ή έναν ενδιαφερόμενο της επιχείρησης, ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα πέντε εργαλεία διαχείρισης έργων που εξοικονομούν χρόνο, χρήμα και ενέργεια.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Γραφήματα Gantt και πίνακες Scrum

Σε μια εποχή όπου υπάρχει απεριόριστο περιεχόμενο (πλήθη από λέξεις αγωνίζονται συνεχώς να αποσπάσουν την περιορισμένη προσοχή μας) ένα απλό οπτικό περιεχόμενο μπορεί να είναι ανακουφιστικό και εξαιρετικά αποτελεσματικό. Τα γραφήματα Gantt χρησιμοποιούν βασικές οριζόντιες ράβδους για την εμφάνιση των φάσεων και της προόδου του έργου. Με μια γρήγορη ματιά, τα μέλη της ομάδας σας θα μπορούν να δουν ποια εργασία γίνεται αυτή τη στιγμή (ή τουλάχιστον ποια εργασία πρέπει να γίνεται) και πότε θα χρειαστεί η συνεισφορά τους. Θα μπορούν επίσης να δουν πόσο χρόνο αναμένεται να διαρκέσει η κάθε φάση.

Οι πίνακες Scrum λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο και αποδίδουν εξαιρετικά στις περιπτώσεις έργων για τα οποία υπάρχει λιγότερο αυστηρό χρονοδιάγραμμα και περιλαμβάνουν πολλαπλές ομάδες. Ο πίνακας εμφανίζει διαφορετικές φάσεις του έργου, όπως ο σχεδιασμός, η εκτέλεση κ.λπ., καθώς και δείκτες για κάθε ομάδα. Καθώς ολοκληρώνουν τις φάσεις και σημειώνουν πρόοδο, οι ομάδες μπορούν να μετακινούν τους δείκτες τους επάνω στον πίνακα. Αυτό επιτρέπει σε όλους τους ενδιαφερόμενους να βλέπουν τη μεγαλύτερη εικόνα και τη θέση τους μέσα σε αυτή.

Αναθέσεις εργασιών

Είναι εύκολο να συμφωνήσεις να κάνεις κάτι, αλλά πολύ πιο δύσκολο να θυμηθείς να το κάνεις. Ειδικά όταν κάθε μήνυμα φαίνεται να μεταφέρει ένα νέο αίτημα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα ηλεκτρονικό εργαλείο για την ανάθεση καθηκόντων είναι τόσο πολύτιμο. Οι υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση ενός τμήματος του έργου, είτε αυτό είναι η σχεδίαση ενός λογότυπου είτε ο υπολογισμός των τελικών αριθμών, μπορούν να συνδεθούν και να δουν εύκολα τι ακριβώς πρέπει να κάνουν. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του λογαριασμού τους, θα λαμβάνουν επίσης ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις επικείμενες προθεσμίες.

Στο περιθώριο, οι διαχειριστές έργων μπορούν να κρατούν καρτέλες στην ομάδα τους και να βεβαιώνονται ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται έγκαιρα χωρίς να χρειάζεται να ψάχνουν ανάμεσα σε ατέλειωτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό βοηθά στην αποφυγή δαπανηρών καθυστερήσεων και περιττών απογοητεύσεων.

Κατανομή των πόρων

Σε ένα εταιρικό περιβάλλον, η κατανομή των πόρων είναι καθοριστική. Οι διαχειριστές έργων χρειάζονται ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση των ωρών εργασίας για κάθε μέλος της ομάδας τους, προκειμένου να αποφεύγονται οι υπεράριθμες κρατήσεις, οι χαμένες προθεσμίες και οι δυσαρεστημένοι πελάτες. Όμως, αυτός ο τρόπος οργάνωσης δεν χρειάζεται να περιορίζεται στον “δημιουργικό” κόσμο. Δεν θα ήταν χρήσιμο, ακόμη και σε ένα εταιρικό γραφείο, να υπάρχει μια σαφής εικόνα της διαθεσιμότητας των μελών της ομάδας;

Ζητήστε από την ομάδα σας να εκτιμήσει εκ των προτέρων, στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό, τη διαθεσιμότητά τους στη διάρκεια της πορείας του έργου. Αφήστε τους να σημειώσουν τις ημέρες που θα είναι εκτός γραφείου για διακοπές, τις ημέρες που δεν θα είναι σε θέση να εργαστούν επαρκώς λόγω της συμμετοχής τους σε συσκέψεις και τις ημέρες που θα πρέπει να προλάβουν άλλες προθεσμίες. Εάν έχετε αίσθηση της ωριαίας διαθεσιμότητας, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα. Ένα εργαλείο κατανομής πόρων online θα διευκολύνει εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να παρακολουθείτε τις πραγματικές ώρες σε σχέση με τις εκτιμώμενες και να προσαρμόζεστε ανάλογα, επιτρέποντας ομαλότερες μελλοντικές ροές εργασίας.

Εργαλεία σχολιασμού

Η αποστολή σχολίων σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς ανθρώπους. Ορισμένα παρέχουν άκαμπτα και περιοριστικά αιτήματα τροποποίησης, άλλα προκαλούν ασαφή συναισθήματα και αντιδράσεις. Μερικές φορές, διαφορετικοί ενδιαφερόμενοι θα εκφέρουν αντικρουόμενες απόψεις. Όλα αυτά προβληματίζουν το άτομο που λαμβάνει το σχόλιο για το πώς να προχωρήσει. Ποιον πρέπει να ακούσουν;

Τα εργαλεία παροχής σχολίων επιτρέπουν στους ενδιαφερόμενους να ψηφίζουν και να αξιολογούν διαφορετικές εκδοχές των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων, διευκολύνοντας μια ομάδα να δίνει μια ενιαία κατεύθυνση με δίκαιο τρόπο. Εάν η γνώμη ενός συγκεκριμένου ατόμου πρέπει να έχει μεγαλύτερη βαρύτητα (ίσως να διαθέτει σημαντική σχετική εμπειρογνωμοσύνη) μπορείτε να μετρήσετε την ψήφο του για δύο.

Έτοιμες αναφορές

Οι αναφορές προόδου και οι αποτιμήσεις είναι κρίσιμα μέρη κάθε έργου και δεν χρειάζεται να είναι χρονοβόρες. Αντί να ξοδεύετε πολύτιμες ώρες δημιουργώντας μια προσαρμοσμένη αναφορά, επιλέξτε μια έτοιμη επιλογή. Θα μπορείτε να εισαγάγετε σχετικούς αριθμούς και εικόνες και να αφήσετε το πρόγραμμα να δημιουργήσει κατάλληλες μορφοποιήσεις και οπτικοποιήσεις δεδομένων.

Αυτό σημαίνει ότι θα είστε σε θέση να αρχίσετε να προγραμματίζετε το επόμενο έργο σας πολύ νωρίτερα.