Category: Uncategorized

Εάν λειτουργείτε έχοντας υπόψη ότι η τηλεργασία βρίσκεται στο υψηλότερο επίπεδο στην ιστορία, έχετε δίκιο. Στην πραγματικότητα, “στις Η.Π.Α., το 60% των εταιρειών παρέχουν δυνατότητες τηλεργασίας, από μόλις 20% το 1996”, σύμφωνα με το Bloomberg και αυτό αποτελεί επίσης μια δημοφιλή τάση στην Ινδία, την Ινδονησία και το Μεξικό. Αυτό σημαίνει ότι πιθανότατα εργάζεστε ήδη με μια απομακρυσμένη ομάδα ή ετοιμάζεστε να προσλάβετε το πρώτο απομακρυσμένο μέλος του προσωπικού σας. Η διαχείριση μιας εικονικής ομάδας (και η συμμετοχή σε μία) έχει τις δικές της ιδιορρυθμίες και απαιτεί μεγάλη εμπιστοσύνη από όλους.

Φυσικά, η εμπιστοσύνη είναι ίσως το πιο δύσκολο κομμάτι των κορυφαίων εικονικών ομάδων και είναι απλώς μια “αίσθηση”. Ωστόσο, υπάρχουν εργαλεία διοίκησης και ένα ευρύ φάσμα τεχνολογιών που μπορούν να σας βοηθήσουν να καλλιεργήσετε σχέσεις με τους συναδέλφους και τους άμεσους υφισταμένους σας, οι οποίες τελικά θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε εύκολες και απρόσκοπτες εργασιακές σχέσεις, βαθύ σεβασμό και αμοιβαία εμπιστοσύνη. Τέσσερα αποτελεσματικά εργαλεία για τη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων είναι τα εξής:

• Κλήσεις βίντεο: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ιδανικό για την κοινοποίηση πληροφοριών σχετικά με έργα στα οποία η ομάδα σας θα χρειαστεί να αναφερθεί αργότερα, για την αποστολή μιας γρήγορης σημείωσης σχετικά με μια επερχόμενη σύσκεψη ή PTO κ.λπ., όμως, για συνεδρίες καταιγισμού ιδεών, για αξιολογήσεις επιδόσεων των εργαζομένων ή για οποιαδήποτε περίπτωση όπου πρέπει να είστε λίγο περισσότερο πειστικοί, τίποτε δεν είναι καλύτερο από μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, και εδώ έρχονται οι βιντεοκλήσεις. Εξάλλου, οι βιντεοκλήσεις επιτρέπουν στους ανθρώπους να βλέπουν ο ένας τον άλλον, να έχουν μια αίσθηση της προσωπικότητας και της διάθεσης και να αντιλαμβάνονται τις μικροδιαφορές και τους τονισμούς, γεγονός που διευκολύνει την ανταλλαγή ιδεών, τη διεξαγωγή δύσκολων συνομιλιών και την υποστήριξη των λεγομένων σας.
• Συνομιλία/Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων: Όταν διευθύνετε εικονικές ομάδες, είναι αδύνατο να βιώσετε το ίδιο επίπεδο αυθορμητισμού όπως σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου. Ωστόσο, με ένα πρόγραμμα-πελάτη συνομιλίας, εξακολουθείτε να έχετε αυτές τις γρήγορες, ζωηρές συνομιλίες, απλώς δεν θα πραγματοποιούνται δημόσια. Το καλύτερο από όλα είναι ότι, εάν θέλετε να κυκλοφορήσετε μια ιδέα σε περισσότερα από ένα άτομα τη φορά, τα περισσότερα προγράμματα-πελάτες συνομιλίας σας παρέχουν δίνουν αυτή την επιλογή, κάνοντας ευκολότερη την εργασία μέσω ανταλλαγής ιδεών και ζητημάτων ζωντανά.
• Κοινόχρηστοι χώροι εργασίας: Είτε διαχειρίζεστε παγκόσμιες ομάδες είτε απλώς εργάζεστε με μερικούς ανθρώπους σε όλη την πόλη, υπάρχουν πολλές πιθανότητες να χρειαστεί να συνεργαστείτε σε μια παρουσίαση, σε παραδοτέα πελατών ή στα δικά σας εσωτερικά έγγραφα και διαδικασίες. Μπορείτε φυσικά να κάνετε τα πάντα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ο έλεγχος των εκδόσεων μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε εφιάλτη, και εδώ έρχονται οι κοινόχρηστοι χώροι εργασίας. Με την παροχή μιας κεντρικής τοποθεσίας όπου όλα τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να εργάζονται στα ίδια αρχεία σε πραγματικό χρόνο και να βλέπουν τι κάνουν οι άλλοι, μπορείτε να διατηρήσετε τον έλεγχο των εκδόσεων και να απλοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργίας.
• Κοινόχρηστες εικονικές λίστες εργασιών: Όταν εργάζεστε με εικονικές ομάδες σε πολλές ζώνες ώρας, η ενημέρωση όλων για τα κοινόχρηστα έργα είναι κάτι περισσότερο από μια μικρή πρόκληση. Ωστόσο, με τις εικονικές λίστες εργασιών, η ομάδα σας (ή επιλεγμένα μέλη της) μπορεί να βλέπει τις λίστες όλων των εργασιών σας και την κατάστασή τους, γεγονός που απλοποιεί την κοινή χρήση των εργασιών ή/και τη δυνατότητα να διατηρείτε όλους τους χρήστες ενημερωμένους. Για να διευκολύνουν τα πράγματα ακόμη περισσότερο, μερικές από τις εφαρμογές που περιλαμβάνουν εικονικές λίστες εργασιών σάς δίνουν επίσης τη δυνατότητα να επισυνάπτετε αρχεία σε εργασίες, να εργάζεστε μαζί σε αυτά τα αρχεία και ακόμη και να χρησιμοποιείτε από κοινού σημειώσεις και να συζητάτε για αυτές χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ξεχωριστή εφαρμογή, πράγμα που διευκολύνει τη συνεργασία ακόμη και όταν τα χρονοδιαγράμματά σας δεν συγχρονίζονται.

Όποιος επιβλέπει παγκόσμιες ομάδες ή/και ένα εικονικό εργατικό δυναμικό έχει βιώσει από πρώτο χέρι τις προκλήσεις που παρουσιάζονται με την απομακρυσμένη διαχείριση. Ωστόσο, η δημοτικότητα της τηλεργασίας μόνο αυξάνεται, επομένως, η επένδυση στην τεχνολογία που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε συνεργατικές εμπειρίες, να αναπτύξετε προσωπικές σχέσεις και να παραδώσετε σχέδια, έχει νόημα. Ευτυχώς, η τεχνολογία αυτή υπάρχει ήδη, οπότε, το μόνο που χρειάζεται είναι να βρείτε τη σωστή λύση για τους ανθρώπους και την επιχείρησή σας.

Το να είσαι διαχειριστής έργου είναι σαν να είσαι ζογκλέρ που στριφογυρίζει πολλά πιάτα στον αέρα ταυτόχρονα, πράγμα κάθε άλλο παρά εύκολο. Υπάρχουν συνεχείς απαιτήσεις μέσα στον χρόνο εργασίας σας, πρέπει να παρακολουθείτε πολλά άτομα, υπάρχει πίεση να εκτελέσετε ορισμένο όγκο εργασίας μέσα σε διάστημα που σας φαίνεται απίστευτα σύντομο και πολλά άλλα.

Υπάρχει όμως επίσης και ένας απαραίτητος ρόλος που μπορεί να φέρει εξαιρετική αξία στην εταιρεία σας. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με μια μελέτη της PricewaterhouseCoopers, πάνω από το 60% των αποτυχιών σε έργα συνδέονται με εσωτερικά ζητήματα, όπως οι ανεπαρκείς πόροι ή οι καθυστερημένες προθεσμίες, δηλαδή περιπτώσεις που ένας διαχειριστής έργου μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή τους.

Επιπλέον, πρόκειται για έναν αναπτυσσόμενο κλάδο, δεδομένου ότι όλο και περισσότερες εταιρείες συνειδητοποιούν τη σημασία της ισχυρής διαχείρισης έργων. Συγκεκριμένα, μια ξεχωριστή μελέτη του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων εκτιμά ότι περίπου 16 εκατομμύρια νέες θέσεις διαχείρισης έργων θα δημιουργηθούν σε όλο τον κόσμο μεταξύ του 2010 και του 2020 και ο κλάδος θα εμφανίσει αύξηση κατά 6,61 τρισεκατομμύρια δολάρια. Σύμφωνα με όλα τα παραπάνω, η διαχείριση έργων είναι μια τεράστια ευθύνη, ανεξάρτητα από το ποιος είναι ο εργοδότης σας. Είτε είστε επίσημος διαχειριστής έργου είτε είστε απλώς επικεφαλής ενός έργου, οι ακόλουθες επτά συμβουλές θα σας βοηθήσουν να προσανατολιστείτε και να σχεδιάσετε το έργο σας ώστε να ολοκληρωθεί με επιτυχία.

Συμβουλή 1: Θέστε ξεκάθαρους στόχους για το έργο

Ρίξτε μια ματιά στη μεγάλη εικόνα και καθορίστε τι θέλετε να επιτύχετε με αυτό το έργο. Αν κάποιος πελάτης ή εξωτερικός συνεργάτης συμμετέχει στο έργο, οι εξωτερικές πηγές θα βοηθήσουν προφανώς στον προσδιορισμό των στόχων σας. Οι πρωταρχικοί στόχοι που θα πρέπει να λάβετε υπόψη είναι:

• Η αποτροπή της υφέρπουσας διεύρυνσης του πεδίου εφαρμογής, το οποίο σημαίνει αποτροπή της μεγέθυνσης του πεδίου εφαρμογής του έργου.
• Η παραμονή μέσα στο πλαίσιο ενός συγκεκριμένου προϋπολογισμού.
• Η ολοκλήρωση όλων των πτυχών του έργου.
• Η παροχή ποιοτικών αποτελεσμάτων.
• Η ολοκλήρωση του έργου εντός της προθεσμίας.
• Η εκ των προτέρων διασφάλιση των κατάλληλων πόρων.

6 τρόποι για να ενισχύσετε τη διαχείριση των έργων

Μια αποδοτική, ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης έργων μπορεί να σας βοηθήσει να ενισχύσετε την ομάδα διαχείρισης έργων σας και να σας κάνει πιο παραγωγικούς και αποτελεσματικούς.Αποκτήστε το ηλεκτρονικό βιβλίο

Συμβουλή 2: Ορίστε τις προσδοκίες εξαρχής

Για να εξασφαλιστεί η επιτυχία ενός έργου θα πρέπει όλοι να σκέφτονται με τον ίδιο τρόπο. Η ξεκάθαρη κοινοποίηση των προσδοκιών σας ως επικεφαλής του έργου και η προτροπή να σας ενημερώσουν και οι άλλοι για τις δικές τους προσδοκίες, είναι ένα σημαντικό βήμα για τη δημιουργία κάθε έργου. Αυτές οι προσδοκίες θα πρέπει να περιλαμβάνουν συγκεκριμένους τρόπους με τους οποίους η ομάδα σας μπορεί να επιτύχει τους στόχους που έχετε ήδη θέσει. Επιπλέον, θα πρέπει να συμπεριλάβετε και τα εξής:

• Λίστα παραδοτέων και προθεσμία.
• Δήλωση για το πεδίο εφαρμογής.
• Ορισμός ρόλων και καθηκόντων.
• Διαδικασία ερωτήσεων και απαντήσεων.
• Σχέδιο επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης της συχνότητας επικοινωνίας με άλλους ενδιαφερόμενους/πελάτες.

Συμβουλή 3: Περιγράψτε τους πιθανούς κινδύνους και πώς θα τους διαχειριστείτε εάν προκύψουν

Ας το παραδεχτούμε, ακόμη και αν έχετε σχεδιάσει τα πάντα με την παραμικρή λεπτομέρεια, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να προκύψει κάτι απροσδόκητο. Επομένως, τι πρέπει να κάνει ένας καλός διαχειριστής έργου; Να καταστρώσει ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων καταστάσεων, φυσικά! Προφανώς, μπορεί να μην είστε σε θέση να προβλέψετε τον ακριβή κίνδυνο που μπορεί να προκύψει στο έργο σας καθώς τα πάντα μπορεί να συμβούν, από κακές καιρικές συνθήκες έως μια πολιτική αναταραχή ή κάποια τεχνική βλάβη, όμως εξακολουθείτε να μπορείτε να μειώσετε τον δυνητικό αντίκτυπο των κινδύνων μέσω της διαχείρισης κινδύνων.

Συμβουλή 4: Ελαχιστοποιήστε τον αριθμό των συσκέψεων

Μια μελέτη της Verizon Conferencing διαπίστωσε ότι μόνο το 22% των συσκέψεων θεωρείται “εξαιρετικά παραγωγικό” και το 44% “πολύ παραγωγικό”. Από αυτό βγαίνει το συμπέρασμα ότι το 34% των συσκέψεων είναι ελάχιστα ή καθόλου παραγωγικό. Προφανώς, οι συσκέψεις αποτελούν απαραίτητο μέρος του σχεδιασμού του έργου, αλλά πραγματικά σκεφτείτε εάν μια σύσκεψη είναι η καλύτερη μέθοδος να εκμεταλλευτείτε το χρόνο σας ή εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή κάποια άλλη μορφή επικοινωνίας, όπως το λογισμικό σχεδιασμού έργων, το οποίο σας επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία, να αναθέτετε εργασίες και να ανταλλάσσετε ιδέες χωρίς να χρειάζεται να συναντηθείτε, μπορεί να κάνει την ίδια δουλειά εξίσου καλά. Όσο περισσότερο χρόνο δαπανάτε σε συσκέψεις τόσο λιγότερος χρόνος θα δαπανάται για την επίτευξη των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων. Λάβετέ το υπόψη σας προτού στείλετε μία ακόμη πρόσκληση για σύσκεψη.

Συμβουλή 5: Σχεδιάστε την τέλεια εναρκτήρια σύσκεψη

Όσον αφορά τις συσκέψεις, η εναρκτήρια σύσκεψη θέτει τον τόνο για ολόκληρο το έργο. Κατά τον σχεδιασμό αυτής της σύσκεψης, μην παραλείψετε να τηρήσετε τα παρακάτω πρότυπα:

• Προσκαλέστε τους κατάλληλους ανθρώπους και βεβαιωθείτε ότι μπορούν να παρευρεθούν οι βασικοί συμμετέχοντες στο έργο.
• Δημιουργήστε μια αναλυτική ατζέντα στην οποία να αναφέρονται αυτά που καλύπτει η σύσκεψη. Αυτό θα βοηθήσει όλους τους συμμετέχοντες να παρακολουθήσουν και να κατανοήσουν τον στόχο της σύσκεψης.
• Προσδιορίστε εάν αυτή η σύσκεψη μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά ή εάν πρέπει να γίνει με φυσική παρουσία. Αυτό θα διαφέρει ανάλογα με το μέγεθος του έργου, με το εάν εργάζεστε με ένα νέο πελάτη, τον προϋπολογισμό του έργου, κ.λπ. Λάβετε υπόψη ότι οι προσωπικές συσκέψεις είναι συνήθως πιο περίπλοκες στο σχεδιασμό και πιο ακριβές, ειδικά αν συνεπάγονται ταξίδια.
• Επαναπρογραμματίστε τη σύσκεψη στην περίπτωση που οι βασικοί συμμετέχοντες δεν μπορούν να παρευρεθούν. Δεν έχει νόημα να πραγματοποιήσετε μια σύσκεψη χωρίς αυτούς. Συχνά θα πρέπει να κάνετε μια άλλη σύσκεψη για να τους ενημερώσετε ή να λάβετε τα σχόλιά τους.
• Πριν από τη διαμόρφωση της ατζέντας, φροντίστε να γίνει κατανοητός ο σκοπός της σύσκεψης καθώς και ποια πράγματα θα πρέπει να γνωρίζουν οι συμμετέχοντες όταν ολοκληρωθεί η συνάντηση.

Συμβουλή 6: Ζητάτε αναφορές σε ολόκληρη τη διάρκεια του έργου

Ο μόνος τρόπος για να μάθετε εάν το έργο είναι εντός προθεσμιών είναι να ζητάτε συνεπείς αναφορές. Αυτό συχνά πραγματοποιείται μέσω του λογισμικού διαχείρισης έργων που χρησιμοποιείτε. Οι αναφορές σάς βοηθούν να μετράτε την αποδοτικότητα της κατανομής των πόρων σας και να βεβαιώνεστε ότι είστε σε καλό δρόμο για να επιτύχετε τους στόχους και τις προθεσμίες του προϋπολογισμού σας.

Συμβουλή 7: Αποκτήστε τα κατάλληλα εργαλεία

Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων στην αγορά, δεν είναι όμως όλα εξίσου αποτελεσματικά. Αποφασίστε τι πραγματικά χρειάζεστε και συγκρίνετε τα προϊόντα που σας ενδιαφέρουν. Φροντίστε, τουλάχιστον, να επιλέξετε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να κάνετε τα εξής:

• Να οργανώνετε και να συνδέετε εργασίες για να δημιουργείτε χρονοδιαγράμματα και σχέδια έργου.
• Να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών που σας βοηθούν να κοινοποιείτε καλύτερα την πρόοδο του έργου.
• Να κατανοήσετε γρήγορα πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το περιβάλλον εργασίας.
• Να προσαρμόζετε το πρόγραμμά σας ώστε να ταιριάζει με τις ανάγκες της ομάδας σας.

Μολονότι το να είσαι ένας εξαιρετικός διαχειριστής έργου είναι δύσκολο, εξακολουθεί να είναι κάτι εφικτό. Απλώς χρειάζεστε τις δεξιότητες, την τεχνογνωσία και τα κατάλληλα εργαλεία για να φέρετε σε πέρας τη δουλειά και να επιτύχετε τα σωστά αποτελέσματα.

Ανεξάρτητα αν είστε ο ιδιοκτήτης ή εργάζεστε σε μια πολυεθνική εταιρεία ή είστε μέλος μιας μικρής επιχείρησης με πελάτες σε άλλες περιοχές, περιφέρειες ή ακόμη και χώρες, είναι πιθανό τα επαγγελματικά ταξίδια για εργασία αποτελούν μέρος της καθημερινότητάς σας. Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο όχι μόνο συμβάλλουν στη βελτίωση της επαγγελματικής επικοινωνίας, αφού είναι δύσκολο να βγάλουμε συμπεράσματα για ένα άτομο από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα άμεσο μήνυμα, αλλά σας δίνουν και τη δυνατότητα να βλέπετε και να ακούτε τους πελάτες σας, πράγμα που μπορεί να σας βοηθήσει να τους κατανοήσετε καλύτερα.

Δυστυχώς, τα επαγγελματικά ταξίδια μπορεί να είναι δαπανηρά τόσο από οικονομική άποψη όσο και από πλευράς παραγωγικότητας και, σε περίπτωση ακύρωσης, καθυστέρησης ή αλλαγής δρομολογίου των πτήσεων, το κόστος μπορεί να αυξηθεί ακόμη περισσότερο. Εκτός από τον αντίκτυπο που έχουν τα επαγγελματικά ταξίδια στην επιχείρησή σας, τα ταξίδια επηρεάζουν επίσης τους υπαλλήλους σας, εκθέτοντάς τους σε χρόνιο jet lag, ανθυγιεινά επίπεδα ακτινοβολίας, εξασθένηση του ανοσοποιητικού τους συστήματος και διατάραξη της προσωπικής τους ζωής και όλα αυτά επειδή εσείς, ή η ομάδα σας, πρέπει να συναντηθείτε με έναν πελάτη.

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Φυσικά, μερικές συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο είναι σημαντικές, όμως, στις περιπτώσεις όπου δεν είναι επιτακτικές, υπάρχουν λύσεις επικοινωνίας που σας επιτρέπουν να βλέπετε και να ακούτε τους πελάτες σας ακόμη και όταν είστε χιλιόμετρα μακριά. Ναι, οι διασκέψεις με βίντεο είναι το κλειδί για τη μείωση των ταξιδιών. Όμως, όλες οι λύσεις δεν έχουν τις ίδιες δυνατότητες, οπότε, επιλέξτε σωστά το λογισμικό επικοινωνίας σας και προσπαθήστε να βρείτε μια επιλογή που περιλαμβάνει:

• Βιντεοδιασκέψεις υψηλής ευκρίνειας με πολλούς συμμετέχοντες. Αναζητήστε εφαρμογές συσκέψεων για επιχειρήσεις που σας δίνουν αρκετό χώρο στη γραμμή, καθώς και στην οθόνη, για όλους τους χρήστες που συμμετέχουν. Βεβαιωθείτε επίσης ότι έχετε πρόσβαση σε βίντεο και ήχο υψηλής ευκρίνειας. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να βλέπετε και να ακούτε όλα τα άτομα καθαρά.
• Κοινή χρήση περιεχομένου. Σε σχεδόν οποιαδήποτε σύσκεψη, το περιεχόμενο μοιράζεται, συνήθως σε μια οθόνη μιας αίθουσας συνεδριάσεων. Επομένως έχει νόημα να αναζητήσετε ένα εργαλείο βιντεοδιασκέψεων που επιτρέπει σε όλα τα μέρη να μοιράζονται αρχεία, εφαρμογές, διευθύνσεις URL, παρουσιάσεις και οθόνες απρόσκοπτα. Επιπλέον, αναζητήστε μια λύση που σας επιτρέπει να συνεργάζεστε σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, πράγμα που θα κάνει την εργασία ακόμα πιο εύκολη.
• Ενσωματωμένα στοιχεία ελέγχου προγράμματος παραγωγής. Όταν τα εργαλεία προγράμματος παραγωγής είναι ενσωματωμένα απευθείας στην εφαρμογή επιχειρηματικής επικοινωνίας, μπορείτε να διαχειριστείτε ολόκληρη τη σύσκεψη από τον πίνακα ελέγχου. Ορισμένα εργαλεία σάς δίνουν ακόμη και τη δυνατότητα να επιλέξετε τους συμμετέχοντες που θα έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένο περιεχόμενο, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε πλήρως τη σύσκεψή σας.
• Συμμετοχή με ένα άγγιγμα. Όσο περισσότερα βήματα πρέπει να ακολουθήσουν οι χρήστες, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να χρησιμοποιήσουν ένα προϊόν, οπότε, αναζητήστε λογισμικό επικοινωνίας που απλοποιεί τη συμμετοχή στις συσκέψεις. Με τη δυνατότητα πρόσβασης με ένα άγγιγμα από μια υπενθύμιση σύσκεψης, ημερολόγιο κ.λπ., οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να συμμετάσχουν σε μια σύσκεψη με ελάχιστη προσπάθεια.
• Φιλοξενία από τρίτους. Όταν χρησιμοποιείτε μια επιχειρηματική λύση επικοινωνίας που φιλοξενείται από τρίτους, δεν χρειάζεται να κάνετε οποιαδήποτε επένδυση υποδομής για να αποκτήσετε τα εργαλεία και τις λειτουργίες που χρειάζεστε. Επίσης, όλες οι εργασίες συντήρησης είναι ευθύνη της υπηρεσίας παροχής φιλοξενίας, πράγμα που μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρήματα.

Η αεροπορική μεταφορά ακόμα και ενός ή δύο μελών της ομάδας σας σε μια σύσκεψη μπορεί να κοστίσει χιλιάδες ευρώ σε πτήσεις, ξενοδοχεία, γεύματα και ταξί ή ενοικιάσεις αυτοκινήτων, για να μην αναφέρουμε τον χρόνο που χάνεται για το ταξίδι. Εάν αυτό συμβαίνει πολλές φορές το χρόνο, το κόστος τόσο για εσάς όσο και για την ομάδα σας μπορεί πραγματικά να αυξηθεί πάρα πολύ. Επομένως, εάν αναζητάτε μια λύση που δεν περιορίζεται μόνο να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρήματα, να μειώσετε το άγχος στους υπαλλήλους σας και να επιτρέψετε στον εαυτό σας να διατηρήσετε μια σαφή και ανοιχτή επαγγελματική επικοινωνία με τους πελάτες σας, ρίξτε μια ματιά σε μερικά από τα λογισμικά βιντεοδιασκέψεων που είναι διαθέσιμα σήμερα. Έχει περάσει περίπου μια δεκαετία από τη στιγμή που παρουσιάστηκαν για πρώτη φορά και μπορούν να αλλάξουν ενδεχομένως τους κανόνες του παιχνιδιού για τον οργανισμό και τους πελάτες σας.

Έχετε διαβάσει τα τελευταία άρθρα ιστολογίων. Έχετε συμμετάσχει σε συνέδρια. Οι μεγάλοι όγκοι δεδομένων έχουν καθιερωθεί ως βασικό μέρος των στρατηγικών πολλών εταιρειών λόγω της τεράστιας αξίας τους στο σύγχρονο ανταγωνιστικό περιβάλλον. Οι μεγάλοι όγκοι δεδομένων μπορούν να προσφέρουν συμπεράσματα που μπορούν να αποδειχθούν καθοριστικά για την επιτυχία ή την αποτυχία μιας επιχείρησης και αυτό δεν αποτελεί πλέον μυστικό.

Τώρα λοιπόν που όλοι συλλέγουν μεγάλους όγκους δεδομένων, το ερώτημα παραμένει: Μετά την εξαγωγή τους, πώς μπορείτε να τα ερμηνεύσετε;

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Η σημασία της προληπτικής προσέγγισης για τα δεδομένα σας

Η προληπτική προσέγγιση των μεγάλων όγκων δεδομένων είναι ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε τις προϋποθέσεις για την επιτυχία. Αν έχετε μια μεθοδική προσέγγιση και κατανοείτε το σχέδιο και τη στρατηγική σας αντί να συλλέγετε απλώς δεδομένα, θα αυξήσετε σημαντικά τις πιθανότητες επιτυχίας σας. Χωρίς σύνδεση και συσχέτιση των σχέσεων ή των ιεραρχιών, τα δεδομένα σας μπορεί γρήγορα να καταστούν μη διαχειρίσιμα.

Για πολλές εταιρείες, αυτό είναι ευθύνη μιας σχετικά νέας θέσης: του υπεύθυνου δεδομένων. Αυτό το άτομο είναι επιφορτισμένο με την επίβλεψη της αξιοποίησης των πληροφοριών ως ενός περιουσιακού στοιχείου, συνήθως μέσω της εξόρυξης, της επεξεργασίας και της ανάλυσης των δεδομένων.

Μετατροπή των δεδομένων σε πληροφορίες και των πληροφοριών σε ευφυΐα

Η ερμηνεία μεγάλων όγκων δεδομένων είναι παρόμοια με την ερμηνεία κάθε είδους εξωτερικών δεδομένων, σε διαφορετική κλίμακα. Όταν έχετε να κάνετε με πόρους πληροφοριών μεγάλου όγκου, υψηλής ταχύτητας ή/και μεγάλης ποικιλομορφίας, εξακολουθείτε να επιδιώκετε την αποδοτικότητα και τη λήψη αποφάσεων.

Για παράδειγμα, μπορούμε να φανταστούμε τα δεδομένα να ρέουν προς τα επάνω, καθώς ξεκινούν από διάφορες προελεύσεις δεδομένων και διέρχονται από χώρους αποθήκευσης δεδομένων. Από αυτούς τους χώρους αποθήκευσης, τα δεδομένα φτάνουν στα εργαλεία ανάλυσης και αναφοράς, μερικές φορές με τη μορφή υπολογιστικών φύλλων.

Ένα μέρος των δεδομένων μπορεί να έχει διαχειρίσιμο μέγεθος, οπότε μπορείτε να σχηματίσετε άποψη χωρίς πολλά βήματα.

Συχνά όμως τα ερωτήματά σας μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα δεκάδες χιλιάδες γραμμές.

Αυτά τα υπολογιστικά φύλλα μπορεί να σας τρομάζουν. Έχουν άπειρες γραμμές και στήλες, όλες όμως είναι πολύτιμες. Δυστυχώς, ενώ έχουν αυξηθεί οι μεγάλοι όγκοι δεδομένων, δεν έχει αυξηθεί αντίστοιχα η ανθρώπινη ικανότητα έγκαιρης επεξεργασίας αυτών των ανεπεξέργαστων πληροφοριών.

Με τους μεγάλους όγκους δεδομένων, ένας εξαιρετικός τρόπος για να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις που μπορεί να παρουσιάζει η κλίμακα είναι τα εργαλεία σας. Οι εκκαθαρίσεις και οι μετασχηματισμοί σε τακτική βάση σάς βοηθούν να διατηρείτε τα δεδομένα σας διαχειρίσιμα. Κάποια εργαλεία μάλιστα αναλύουν τα δεδομένα σας και σας προσφέρουν πολλές επιλογές πίνακα.

Γνωρίστε τα εργαλεία σας

Αυτά τα εργαλεία μεγάλου όγκου δεδομένων καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα πολυπλοκότητας. Τα εργαλεία αναφοράς σάς λένε τι συνέβη. Τα εργαλεία ανάλυσης σας λένε γιατί συνέβη κάτι. Τα εργαλεία παρακολούθησης σας λένε τι συμβαίνει αυτή τη στιγμή. Τα εργαλεία πρόβλεψης μαντεύουν τι μπορεί να συμβεί. Τα εργαλεία πρόγνωσης σας λένε τι είναι πιθανό να συμβεί. Τα εργαλεία προτάσεων μπορούν ακόμη και να σας πουν τι ενέργειες πρέπει να κάνετε.

Οι μεγάλοι όγκοι δεδομένων δεν πρέπει να σας φοβίζουν. Αν τους προσεγγίσετε με ευελιξία και κατανοώντας τι κάνουν τα εργαλεία σας, θα μπορείτε να παίρνετε αποφάσεις με σιγουριά.

Οι παραβιάσεις δεδομένων στις μεγάλες εταιρείες φαίνεται να είναι μόνιμο θέμα στις ειδήσεις. Οι παραβιάσεις στο διαδίκτυο ποικίλλουν σε μέγεθος και εύρος, αλλά δεν είναι μυστικό ότι οι επιχειρήσεις που πλήττονται από τους εισβολείς συχνά αντιμετωπίζουν σοβαρές συνέπειες.

Τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε ο οργανισμός σας να γίνει αυριανό πρωτοσέλιδο ως θύμα παραβίασης στον κυβερνοχώρο; Δείτε παρακάτω 18 συμβουλές:

1. Εκπαιδεύστε όλους τους υπαλλήλους για τη σημασία της προστασίας των ευαίσθητων πληροφοριών. Εξηγήστε την ανάγκη αποφυγής επικίνδυνων συμπεριφορών, όπως η λήψη ήχου ή βίντεο από κακόβουλες ιστοσελίδες. Όταν οι εργαζόμενοι κατανοήσουν ότι οι εγκληματίες θέλουν να αποκτήσουν τα δεδομένα με τα οποία εργάζονται, το σκεπτικό τους όσον αφορά την εργασία τους αλλάζει, με τρόπους που μπορούν να κάνουν τα δεδομένα του οργανισμού πολύ ασφαλέστερα από πριν.
2. Κατανοήστε το είδος των δεδομένων που έχετε και ταξινομήστε τα. Δεν μπορείτε να προστατεύσετε πληροφορίες εάν δεν γνωρίζετε ότι υπάρχουν, πού αποθηκεύονται, πώς χρησιμοποιούνται, πώς υποστηρίζονται και πώς αποσύρονται. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε αυτά τα στοιχεία για όλες τις ευαίσθητες πληροφορίες σας. Επειδή δεν είναι όλα τα δεδομένα εξίσου ευαίσθητα, φροντίστε να τα ταξινομείτε ανάλογα με το επίπεδο σπουδαιότητάς τους.

Η αντίληψη ότι “Εάν δημιουργήσεις κάτι, όσοι το θέλουν θα έλθουν να το χρησιμοποιήσουν” μπορεί να είναι ιδανική ως γενική αρχή, αλλά δυστυχώς αυτό δεν ισχύει ανάπτυξη τεχνολογιών επικοινωνίας επιχειρήσεων.

Είτε πρόκειται για λειτουργίες βασικών ενοποιημένων επικοινωνιών (UC) είτε για εφαρμογές ομαδικής συνεργασίας, η υιοθέτηση από τους τελικούς χρήστες είναι το κλειδί για την επιτυχή ανάπτυξη. Όσον αφορά τις ενοποιημένες επικοινωνίες (UC), η εστίαση στη χρήση και την υιοθέτηση οδηγεί σε μεγαλύτερη επιτυχία σε σχέση με την απλή εστίαση στη λειτουργικότητα της τεχνολογίας.

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες που ορίζονται από τις στρατηγικές ενοποιημένων επικοινωνιών ως “ενοποιημένες επικοινωνίες για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών” περιλαμβάνουν την ενσωμάτωση εργαλείων επικοινωνίας σε πραγματικό και μη πραγματικό χρόνο, όπως η φωνητική επικοινωνία, η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και οι διασκέψεις μέσω ήχου/Web/βίντεο, με ένα ενιαίο ενοποιημένο περιβάλλον για την αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Οι νέες προσφορές συνεργασίας ομάδας περιλαμβάνουν τη συνομιλία ή τα μηνύματα, την κοινή χρήση περιεχομένου και τους μόνιμους χώρους ομάδας.

Πώς μπορείτε να ενθαρρύνετε τη χρήση και την υιοθέτηση των νέων σας εργαλείων επιχειρηματικής επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι θα αξιοποιήσετε στο έπακρο την επένδυσή σας στις ενοποιημένες επικοινωνίες; Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να ξεκινήσετε με μια στρατηγική υιοθέτησης από τους χρήστες.

1. Ξεκινήστε με μια ομάδα χορηγών που περιλαμβάνει τους ιδιοκτήτες της επιχείρησης, τους διαχειριστές πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών και ένα δείγμα τελικών χρηστών, από αντιπροσώπους πωλήσεων έως διαχειριστές. Όσο νωρίτερα αρχίσουν να συμμετέχουν στη διαδικασία προγραμματισμού, τόσο το καλύτερο.
2. Στη συνέχεια, αρχίστε να συγκεντρώνετε όσους αποδέχονται το πρόγραμμά σας, ξεκινώντας από τα ανώτερα στελέχη. Τα εκτελεστικά και άλλα στελέχη μπορούν να δώσουν το παράδειγμα και να ξεκινήσουν την υιοθέτηση για την υπόλοιπη εταιρία, χρησιμοποιώντας τη συνεργασία ομάδας, το βίντεο και άλλες λειτουργίες UC για εσωτερικές επικοινωνίες.

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

3. Προσδιορίστε τους “power user” που θα υποστηρίξουν τη λύση UC και θα βοηθήσουν τους άλλους να δουν την αξία και τα οφέλη αυτών των εργαλείων. Μπορούν να σας βοηθήσουν στη διάδοση της χρήσης και τη ραγδαία άνοδο της δημοφιλίας των εργαλείων UCC.
4. Δημιουργήστε ένα ενθουσιώδες περιβάλλον και αναπτύξτε ένα εσωτερικό μάρκετινγκ προτού αναπτύξετε τη λύση. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η ανάρτηση αφισών στο γραφείο ή η πρακτική εξάσκηση επιτόπου όπου οι χρήστες έχουν την ευκαιρία να δοκιμάσουν τα προϊόντα.
5. Εκπαίδευση, εκπαίδευση, εκπαίδευση. Ίσως το πιο σημαντικό μέρος της στρατηγικής υιοθέτησης από τους χρήστες είναι η εκπαίδευση για τον τελικό χρήστη. Η εκπαίδευση περιλαμβάνει το πώς και το γιατί. Επικεντρωθείτε στον τρόπο χρήσης των διαφόρων λειτουργιών και δυνατοτήτων, καθώς και στο γιατί οι εργαζόμενοι θα πρέπει να χρησιμοποιούν τη λύση UC και τα οφέλη που θα επιτύχουν. Όταν οι εργαζόμενοι αντιληφθούν την αξία που παρέχει η τεχνολογία UCC στην παραγωγικότητά τους, είναι πιο πιθανό να την ενσωματώσουν στην καθημερινή τους ρουτίνα.
6. Εστιάστε στη διαχείριση των αλλαγών. Οι ενοποιημένες επικοινωνίες δεν είναι μόνο τεχνολογία, αλλά είναι και ένας νέος τρόπος εργασίας για τους περισσότερους ανθρώπους. Η χρήση εργαλείων ομαδικής συνεργασίας, για παράδειγμα, μπορεί να αποτελέσει πρόκληση για τους εργαζόμενους που νιώθουν πιο άνετα να εργάζονται μεμονωμένα παρά να συνεργάζονται με μέλη της ομάδας.

Οι επιτυχείς αναπτύξεις UCC που προσφέρουν τα αναμενόμενα οφέλη και την απόδοση της επένδυσης εξαρτώνται από τους εργαζόμενους που χρησιμοποιούν και υιοθετούν τα παρεχόμενα εργαλεία και τεχνολογίες. Αν αναπτύξετε αυτή την τεχνολογία, θα έχετε τα αναμενόμενα αποτελέσματα, όμως, θα πρέπει να εφαρμόσετε μια στρατηγική που θα βοηθήσει στη διασφάλιση της υιοθέτησης!

—

Ανεξάρτητος αναλυτής του κλάδου με εμπειρία άνω των 18 ετών, που παρέχει πληροφορίες και αναλύσεις για πελάτες τελικούς χρήστες και προμηθευτές. Ο Blair Pleasant είναι συχνός ομιλητής και συμμετέχει σε συνέδρια, διαδικτυακά σεμινάρια, podcast και άλλες εκδηλώσεις σχετικά με τις εξελισσόμενες αγορές ενοποιημένων επικοινωνιών και συνεργασίας και κέντρων επικοινωνίας.

Πώς ξεκινά η εργασία στον οργανισμό σας; Συλλαμβάνει κάποιος μια ιδέα και αρχίζει να εργάζεται πάνω σε αυτή ή υπάρχει κάποια επίσημη διαδικασία για τη λήψη μιας απόφασης σχετικά με το τι αξίζει να γίνει και ποιες πρωτοβουλίες πρέπει να χρηματοδοτηθούν και να στελεχωθούν; Τι γίνεται με τη διαχείριση εργασιών και έργων από την αρχή έως το τέλος;

Σε πολλές εταιρείες, η εργασία “χάνεται” κάπου στον δρόμο, με αποτέλεσμα τη σπατάλη χρόνου και χρήματος. Οι επιτυχημένοι οργανισμοί διαχειρίζονται προληπτικά τον κύκλο ζωής της εργασίας, από την αρχή μέχρι το τέλος. Για τις εργασίες ενός έργου, αυτό σημαίνει μια ολοκληρωμένη διαδικασία διαχείρισης, η οποία πρώτα αξιολογεί τις πρωτοβουλίες που πρέπει να αναληφθούν και, στη συνέχεια, τις διαχειρίζεται έως την επιτυχή εκτέλεση και ολοκλήρωσή τους.

Στο πλαίσιο μιας διαδικασίας διαχείρισης, οι ομάδες μπορούν να επιλέξουν τις καλύτερες μεθόδους για την υλοποίηση των έργων, ανεξάρτητα αν πρόκειται για μια πιο παραδοσιακή προσέγγιση, ευέλικτη ή υβριδική. Ανεξάρτητα από αυτό, η έρευνα που πραγματοποιήθηκε από τη Sensei Project Solutions διαπιστώνει ότι μια διαδικασία διαχείρισης βέλτιστων πρακτικών θα καλύπτει συνήθως τα ακόλουθα 7 βήματα:

Βήμα 1: Αρχικό επιχειρησιακό πλάνο

Στη φάση της πρότασης, ο χρήστης υποβάλλει το αρχικό επιχειρησιακό πλάνο, συμπληρωμένο με την πρόταση-στόχο, τα αναμενόμενα οφέλη και τις εκτιμήσεις κόστους και πόρων. Αυτό είναι που ονομάζεται “Καταστατικός χάρτης έργου” από το Project Management Institute® και ίσως είναι γνωστό ως “Έντυπο αίτησης έργου” ή κάτι παρόμοιο. Ο στόχος του επιχειρηματικού πλάνου είναι να δώσει επαρκείς πληροφορίες για να μπορέσετε να λάβετε έγκριση για να προχωρήσετε. Συχνά, αφιερώνεται υπερβολικά πολύς χρόνος για ένα πολύ λεπτομερές επιχειρηματικό πλάνο και αυτή η προσπάθεια μπορεί να σπαταληθεί, εάν η πρόταση δεν

4 μυστικά για έναν συνδεδεμένο χώρο εργασίας

Ο τρόπος με τον οποίο συνεργαζόμαστε άλλαξε δραστικά τα τελευταία χρόνια. Μάθετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε το προβάδισμα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.ΚΑΝΤΕ ΛΗΨΗ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (στα Αγγλικά)

ευθυγραμμίζεται με τις προτεραιότητες της επιχείρησης. Συνεπώς, οι πιο ώριμες εταιρείες θα περιλαμβάνουν μια στρατηγική αξιολόγηση ως μέρος της αρχικής πρότασης. Αυτό επιτρέπει στον αιτούντα να αξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο η πρόταση ευθυγραμμίζεται με τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας και είναι ένας γρήγορος τρόπος για να προσδιοριστεί εάν μια πρωτοβουλία αξίζει να συνεχιστεί περαιτέρω. Αυτό απαιτεί σχετικά υψηλό επίπεδο ωριμότητας όμως, καθώς τα ανώτατα διοικητικά στελέχη πρέπει να καθορίσουν και να συμφωνήσουν στους στρατηγικούς στόχους και τα υποστηρικτικά μετρήσιμα στοιχεία τους.

Βήμα 2: Αναθεώρηση τμήματος

Μόλις ολοκληρωθεί το επιχειρηματικό πλάνο, η πρόταση υποβάλλεται για πρώτη έγκριση. Ο υπεύθυνος έγκρισης εδώ είναι συνήθως ένας επικεφαλής τμήματος ή Διευθυντής PMO. Θα εξετάσει τα πλεονεκτήματα κάθε πρότασης μεμονωμένα για να διαπιστώσει εάν υπάρχει επαρκής αιτιολόγηση για την υποβολή τους στη διευθύνουσα επιτροπή. Εάν δεν υπάρχει επίσημη στρατηγική εκτίμησης, αυτό είναι συνήθως το βήμα όπου ο εγκρίνων καθορίζει την ευθυγράμμιση με τη στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας. Σε αυτό το στάδιο, εξετάζουμε επίσης την πρόταση όσον αφορά την πληρότητα και διασφαλίζουμε ότι υπάρχουν όλες οι σωστές πληροφορίες που επιτρέπουν στην εκτελεστική διευθύνουσα επιτροπή να επιλέξει μεταξύ των καλύτερων προτάσεων στο επόμενο βήμα.

Εάν ο οργανισμός σας είναι αρκετά μικρός ή αν μόνο λίγα επιλεγμένα άτομα μπορούν να υποβάλουν προτάσεις, τα δύο βήματα έγκρισης θα μπορούσαν να ενοποιηθούν σε ένα.

Βήμα 3: Αναθεώρηση διευθύνουσας επιτροπής

Στη φάση της επιλογής, όλες οι προτάσεις που έχουν εγκριθεί από τις υπηρεσίες τώρα εξετάζονται συνολικά από τη διευθύνουσα επιτροπή σε σχέση με τον συνολικό προϋπολογισμό και τους πόρους που είναι διαθέσιμοι.

Στους οργανισμούς με επίσημη στρατηγική αξιολόγηση, θα υπάρχει ένας αριθμητικός κατάλογος προτάσεων με προτεραιότητα. Στο πλαίσιο αυτής της λίστας προτεραιοτήτων, οι πρωτοβουλίες αξιολογούνται στη συνέχεια για τις ανάγκες κόστους και πόρων. Όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος, η διευθύνουσα επιτροπή επιλέγει συνήθως μόνο τις προτάσεις που μπορεί να χρηματοδοτήσει. Οι προτάσεις αξιολογούνται επίσης με βάση τους διαθέσιμους πόρους, συνήθως ανάλογα με τους ρόλους ή/και τις δεξιότητες.

Υπάρχουν διάφορα θέματα και μικρές διαφοροποιήσεις στο πλαίσιο της εξέτασης από την διευθύνουσα επιτροπή. Πρώτον, υπάρχει μια απόφαση σχετικά με το κατά πόσον πρέπει να συμπεριληφθούν έργα που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη ή αυτά να παραμείνουν ανέγγιχτα. Εάν συμπεριληφθούν στην εκτίμηση, είναι πιθανό να ακυρωθούν ενώ, εάν δεν συμπεριληφθούν, θα δεσμευτούν πόροι που ήδη απασχολούνται σε αυτά τα έργα, πράγμα που σημαίνει ότι η ιεράρχηση θα βασίζεται στην εναπομένουσα διαθεσιμότητα. Δεύτερον, υπάρχει το ζήτημα της εργασίας εκτός έργων στην εταιρεία, όπως οι Συνήθεις εργασίες, η Υποστήριξη, η Διοίκηση κ.λπ. Για να μπορέσει να δώσει προτεραιότητα στις πρωτοβουλίες με βάση τη διαθεσιμότητα των πόρων, η διευθύνουσα επιτροπή πρέπει να αποφασίσει εάν θα χορηγήσει εκ των προτέρων πόρους σε εργασίες εκτός έργων ή θα συμπεριλάβει τις εργασίες αυτές στην ίδια την ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Οι περισσότερες εταιρείες επιλέγουν να διαθέσουν ένα ποσοστό χρόνου σε εργασίες εκτός έργων και εκείνες που δεν το κάνουν συχνά υπερεκτιμούν την ικανότητά τους για εκτέλεση στο χαρτοφυλάκιο εισερχομένων έργων.

Βήμα 4: Λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και χρονοδιάγραμμα

Οι προτάσεις που περνούν τον έλεγχο από τη διευθύνουσα επιτροπή θεωρούνται πλέον επίσημα έργα και εντάσσονται στη φάση σχεδιασμού. Εάν ένας υπεύθυνος έργου δεν έχει συμμετάσχει στα αρχικά στάδια, τώρα επιφορτίζεται με την ανάπτυξη του λεπτομερούς πεδίου εφαρμογής και χρονοδιαγράμματος και την αρχική γραμμή βάσης. Αυτή μπορεί να είναι μια πολύ χρονοβόρα δραστηριότητα και είναι συνήθως πιο επιτυχημένη αν γίνει σε στενή συνεργασία με την ομάδα που έχει διατεθεί για να εργαστεί στο έργο.

Το αποτέλεσμα αυτού του βήματος θα διαφέρει σε κάποιο βαθμό, ανάλογα με τον οργανισμό και το μέγεθος του έργου. Κατ ελάχιστον, θα πρέπει να έχουμε τώρα ένα επίσημο σχέδιο διαχείρισης έργου με λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και χρονοδιάγραμμα που θα βασίζονται στην προσπάθεια και τους πόρους, όμως, σε μεγάλα έργα, το βήμα αυτό θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει σχέδια επικοινωνιών, συμφωνίες με προμηθευτές, μητρώο κινδύνων και πολλά άλλα.

Βήμα 5: Αναθεώρηση αρχικού χρονοδιαγράμματος

Στο σημείο έγκρισης της “αναθεώρησης αρχικού χρονοδιαγράμματος”, συγκρίνουμε το αρχικό επιχειρησιακό πλάνο, συμπεριλαμβανομένων των εκτιμήσεων κόστους και πόρων, με το λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα που έχει καταρτίσει ο διαχειριστής του έργου. Εάν η πρωτοβουλία εξακολουθεί να έχει νόημα, το σχέδιο θα εγκριθεί και θα προχωρήσει στη διαδικασία. Εάν υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ του επιχειρησιακού πλάνου και του αναλυτικού πεδίου εφαρμογής, το έργο θα μπορούσε να επιστρέψει στη διαδικασία ιεράρχησης προτεραιοτήτων.

Βήμα 6: Εκτέλεση έργου

Στη φάση της εκτέλεσης, η ομάδα του έργου θα ασχολείται με τα βασικά παραδοτέα του έργου και θα παρακολουθεί την πρόοδό του. Αυτό είναι συνήθως το μεγαλύτερο από όλα τα βήματα της διαδικασίας διαχείρισης, καθώς σε αυτό το στάδιο εκτελούνται, στην πραγματικότητα, οι εργασίες. Ορισμένοι οργανισμοί θα έχουν επιπρόσθετα βήματα διαχείρισης, όπως η υπογραφή απαιτήσεων, η έγκριση σχεδιασμού κ.λπ., αλλά αυτό συχνά εξαρτάται από τη συγκεκριμένη μεθοδολογία.

Η επικοινωνία και η συνεργασία είναι πολύ σημαντικές εδώ, καθώς οι ομάδες παρακολουθούν την πρόοδό τους προς την επίτευξη των στόχων του έργου, παρουσιάζουν βασικά ορόσημα, παρακολουθούν τη διακύμανση του χρονοδιαγράμματος, παρακολουθούν τις αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής και πολλά άλλα.

Εάν υπάρχουν σημαντικές καθυστερήσεις στα έργα ή σημαντικές αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής, μπορεί μερικές φορές να είναι απαραίτητο η διοικούσα επιτροπή να επαναλάβει τη διαδικασία ιεράρχησης και να αξιολογήσει ξανά το χαρτοφυλάκιο, προκειμένου να αποφευχθεί η υπερκάλυψη και η εξάντληση των πόρων, διαφορετικά, επικεντρώνεται στην εκτέλεση του έργου.

Βήμα 7: Εξέταση κλεισίματος έργου

Η φάση κλεισίματος είναι το στάδιο όπου η ομάδα πραγματοποιεί αποτίμηση του έργου και ο διαχειριστής έργου κλείνει το έργο, κλείνοντας πόρους και τις συμβάσεις των προμηθευτών. Αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να αξιολογηθεί κατά πόσον το έργο ικανοποίησε τους στόχους του και εάν μάθαμε κάτι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε άλλα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη.

Ανάλογα με τη φύση του έργου, αυτό θα μπορούσε επίσης να αποτελέσει το σημείο εκκίνησης για την υλοποίηση των οφελών, όπου παρακολουθούμε εάν το έργο απέδωσε τα αναμενόμενα οφέλη με την πάροδο του χρόνου.

Για να την αναδείξετε, ενσωματώστε τη διαδικασία διαχείρισής σας στο Project Online για προβολή στα πλαίσια του πλήρους χρονοδιαγράμματος και προγραμματισμού του έργου.

–

Καθώς κοιτάζουμε μια σειρά τίτλων ειδήσεων για παραβιάσεις δεδομένων και ασφάλειας στο παρελθόν για ορισμένες από τις μεγαλύτερες εταιρείες στον κόσμο, ανακαλύπτουμε ένα συνεπές μοτίβο. Οι εισβολείς συνέχισαν να βελτιώνουν τις τεχνικές τους με αποτέλεσμα να είναι απαραίτητο από τις εταιρείες να ανταποκριθούν και να αυξήσουν την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Ωστόσο, εξακολουθούν να υπάρχουν αρκετά κενά που πρέπει να αντιμετωπίσουν οι CSO για να αποφύγουν να γίνουν πρωτοσέλιδα στο μέλλον.

1. Υπερφόρτωση πληροφοριών

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365.Μάθετε περισσότερα

Η μέση εταιρεία είναι έμπειρη στην αποθήκευση πληροφοριών αλλά πολύ λιγότερο ικανή στη χρήση τους. Υπάρχουν τόσα πολλά δεδομένα εκεί έξω που πολλοί δυσκολεύονται να διαχωρίσουν το σήμα από το θόρυβο. Αυτό μεγεθύνεται ακόμη περισσότερο από το μέγεθος και την εμβέλεια των σημερινών εταιρειών.

Ορισμένες ομάδες ασφάλειας στον κυβερνοχώρο πάσχουν από ψευδώς θετική κόπωση. Πρόκειται για μια κοινή ασθένεια που προκύπτει από επανειλημμένες περιπτώσεις όπου οι προειδοποιήσεις ασφαλείας αποδεικνύονται ψευδείς. Η ψευδής θετική κόπωση αμβλύνει τις αισθήσεις και εμποδίζει τις ομάδες να ανταποκριθούν γρήγορα όταν λαμβάνουν πραγματικές ειδοποιήσεις.

Οι εταιρείες που είναι σε αυτή την κατάσταση έχουν δει επιτυχή αποτελέσματα με τη διαλογή των πληροφοριών ασφαλείας βάσει προτεραιότητας. Το σύγχρονο λογισμικό ασφαλείας μπορεί να κάνει πολλά για να μειώσει τα ψευδώς θετικά αποτελέσματα, χρησιμοποιώντας γραμμές βάσης, όρια και ευρετικά. Αυτά τα συστήματα είναι τόσο καλά όσο τα δεδομένα στα οποία βασίζονται, αλλά τα σύγχρονα συστήματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν σημαντικά παλιά και τρέχοντα λειτουργικά δεδομένα για να λάβουν καλύτερες αποφάσεις. Αυτό μειώνει τα ψεύτικα θετικά αποτελέσματα και συνήθως έχει ως αποτέλεσμα και λιγότερα λανθασμένα αρνητικά. Τέτοιου είδους λογισμικό ελαχιστοποιεί τελικά την πίεση στις ομάδες ασφάλειας στον κυβερνοχώρο, επιτρέποντάς τους να κάνουν το καλύτερο δυνατό.

2. Ανεπαρκής ενοποίηση

Ένα άλλο πρόβλημα είναι η ανεπαρκής ενοποίηση μεταξύ συστημάτων ασφαλείας και εργαλείων διαχείρισης συστημάτων. Οι εταιρείες εξακολουθούν να αγωνίζονται να μετατρέψουν τα ανεξάρτητα σιλό πληροφοριών ασφαλείας σε ένα ενιαίο μητρώο ολοκληρωμένων συστημάτων που περιέχουν πληροφορίες και μετρήσεις ασφαλείας. Δεν αρκεί η ανάπτυξη συστημάτων ασφαλείας εάν αυτά δεν συνεργάζονται μεταξύ τους. Οι εταιρείες πρέπει επίσης να καταπολεμήσουν την εξάπλωση της τεχνολογίας τους, που αποτελείται από διάφορα συστήματα εσωτερικής εγκατάστασης και cloud. Σε ένα τόσο περίπλοκο περιβάλλον, είναι εύκολο να διαρρεύσουν πολύτιμες πληροφορίες μέσα από τα κενά ασφαλείας. Αυτός είναι ένας παράγοντας που οδηγεί στην επίμονη επιθετικότητα των εισβολέων στα δίκτυα. Επί του παρόντος, οι εισβολείς παραμένουν σε ένα δίκτυο 146 ημέρες, κατά μέσο όρο, προτού εντοπιστούν.

Η γεφύρωση του παγκόσμιου πολιτισμικού χάσματος και η μεγιστοποίηση του οφέλους ενός χώρου εργασίας πολλαπλών γενιών, είναι πιο κρίσιμα από ποτέ. Είτε είστε μια μικρή επιχείρηση που θέλετε να ενισχύσετε την ομάδα σας, είτε για μια μεγάλη εταιρία που προσπαθεί να διευρύνει την ομάδα των ταλέντων της, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι μπορεί να προσφέρει κάθε ξεχωριστή ομάδα, διατηρώντας ταυτόχρονα ανοιχτές τις γραμμές επικοινωνίας.

Ας ξεκινήσουμε με τις διαφορετικές γενιές. Ο Cam Marston, ένας κορυφαίος εμπειρογνώμονας στην αλλαγή των γενεών και τις επιπτώσεις της στον χώρο εργασίας και την αγορά, μας λέει ότι το κλειδί για τη δημιουργία μιας ισχυρής και ενθουσιώδους ομάδας πολλών γενιών είναι “να κατανοήσουμε τις προτιμήσεις στον χώρο εργασίας που είναι μοναδικές για κάθε γενιά και να δούμε πώς μπορούμε να κάνουμε κάθε ομάδα ευτυχισμένη και παραγωγική ανάλογα με τον τρόπο που εργάζεται”. Από πού όμως να ξεκινήσουμε; Εδώ θα βρείτε μερικά βασικά ευρήματα για κάθε γενιά που θα μπορούσαν να βοηθήσουν τις εταιρείες να αξιοποιήσουν τα μοναδικά τους ταλέντα:

Baby Boomers (1946-1964) και παλιότερες γενιές (πριν από το 1946)

• Πλεονεκτήματα. Σύμφωνα με τον Marston, παρόλο που ορισμένες επιχειρήσεις δεν αξιοποιούν τα λεγόμενα ταλέντα “παλιότερης γενιάς”, πολλές άλλες το κάνουν, και με καλά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, σύμφωνα με μια πρόσφατη έρευνα, η γενιά των 50+ έχει μια έντονη επιθυμία να περάσει τη σκυτάλη στους νεότερους και να τους βοηθήσει να πετύχουν. Στην πραγματικότητα, το 80% από εκείνους που βρίσκονται ακόμα στο εργατικό δυναμικό δηλώνουν ότι είναι πρόθυμοι να παίξουν το ρόλο του μέντορα για τα νεότερα άτομα που εισέρχονται στον δικό τους τομέα, ακόμα και αν αυτό σημαίνει ότι πρέπει να θυσιάσουν τον ελεύθερο χρόνο τους. Αυτό είναι εμφανές σε μια επιπρόσθετη έρευνα που διαπιστώνει ότι η παλιότερη γενιά τείνει να στρέφεται προς τους τομείς της εκπαίδευσης, της υγειονομικής περίθαλψης και τις κυβερνητικές και μη κερδοσκοπικές οργανώσεις σαν δεύτερη επαγγελματική σταδιοδρομία, ενισχύοντας την ιδέα ότι το έργο τους τείνει να αποκτήσει ένα βαθύτερο προσωπικό νόημα και τους συνδέει με κάτι μεγαλύτερο από τον εαυτό τους.
• Προκλήσεις. Παρόλο που τους αρέσει πολύ ο ρόλος του μέντορα, ο Marston λέει ότι η κατανόηση των διαφορών στην επικοινωνία μεταξύ των νεότερων και των παλιότερων γενιών είναι κρίσιμος παράγοντας. “Τα νεότερα άτομα δεν είναι πρόθυμα να ακούσουν και να μάθουν με τον τρόπο που θέλουν τα άτομα άνω των 50 ετών” λέει ο Marston. “Τα νεότερα άτομα ενδιαφέρονται για μια γρήγορη λύση σε ένα πρόβλημα και η προσέγγιση μέσω της καθοδήγησης είναι μια διαδικασία την οποία θεωρούν πολύ χρονοβόρα. Ένα άλλο πρόβλημα είναι ότι οι 50+ αναμένουν μια συγκεκριμένη στάση σεβασμού από τους νεότερους και, όταν δεν τη βρίσκουν, παύουν να ασχολούνται με την καθοδήγησή τους.” Εάν όμως ικανοποιούνται οι παραπάνω προκλήσεις, τα άτομα που είναι Boomers ή παλιότερης γενιάς, τείνουν να είναι ολιγαρκείς, υψηλής απόδοσης, αφοσιωμένοι και αξιόπιστοι υπάλληλοι, οι οποίοι διαθέτουν εξαιρετικές ικανότητες στον τομέα της εξυπηρέτησης πελατών καθώς και στον τομέα της εκπαίδευσης.
• Συμβουλές. Δώστε τους τη δυνατότητα να προβλέπουν πιθανά οφέλη, καθώς και ευκαιρίες για να μάθουν, να διδάξουν και να αισθάνονται πολύτιμοι. Επίσης, κατά την εκπαίδευση μεγαλύτερων σε ηλικία εργαζόμενων, “Όσο πιο μεγάλος σε ηλικία είναι ο εργαζόμενος, τόσο πιο πρακτικές μεθόδους εκμάθησης χρειάζεται”, σύμφωνα με τον Marston.

Gen X (1965-1979)

• Πλεονεκτήματα. Για αυτή την ομάδα, η έρευνα έδειξε ότι η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής αποτελεί μία από τις σημαντικότερες πτυχές μιας θέσης εργασίας, σε πολύ μεγαλύτερο βαθμό από ότι για τους συναδέλφους τους που είναι Baby boomers. Οι ευκαιρίες κατάρτισης, οι αποζημιώσεις για δίδακτρα και οι πρόσθετες παροχές της δουλειάς γραφείου καταγράφηκαν επίσης πιο έντονα. Η αίσθηση της υπερηφάνειας για την εργασία τους είναι σημαντική για τους Gen Xers, σύμφωνα με πρόσφατες μελέτες , όπως και οι καλές αμοιβές και τα μπόνους, ο ελεύθερος χρόνος, η οικονομική σταθερότητα και η καλή εταιρική κουλτούρα. Παρόλο που μπορεί να ισχυρίζονται ότι ο χρόνος διακοπών είναι ένα σημαντικό προνόμιο, συχνά δεν τον χρησιμοποιούν, επικαλούμενοι, σε πρόσφατη έρευνα, τον μεγάλο φόρτο εργασίας. Είναι επίσης παθιασμένοι με τη δουλειά τους, θεωρώντας ότι το να μπορείς να “κάνεις τη διαφορά” είναι σημαντικός παράγοντας ικανοποίησης από την εργασία. Επιπλέον, τα στελέχη σε μια πρόσφατη δημοσκόπηση, πήραν την επωνυμία Gen Xers επειδή θεωρούνται “τα άτομα που είναι πιο αφοσιωμένα” στις δουλειές τους, σε σύγκριση με άλλες γενιές.
• Προκλήσεις. Εάν η εργασιακή σας κουλτούρα δεν τους ταιριάζει, τα άτομα της γενιάς Gen Xers μπορεί να νιώθουν ότι δεν εξελίσσονται, με κατάληξη αδιάφορους εργαζόμενους. Οι ειδικοί διαπιστώνουν ότι τα άτομα αυτά τείνουν να εργάζονται καλά μόνοι τους, κάτι που μπορεί να είναι ταυτόχρονα θετικό και αρνητικό, και απολαμβάνουν την ελευθερία και την αυτονομία τους. Πολλοί από αυτούς διαθέτουν επιχειρηματικό πνεύμα και μπορεί να εγκαταλείψουν την εργασία τους για να ακολουθήσουν αυτή τη διαδρομή εάν δεν αισθάνονται ικανοποιημένοι.
• Συμβουλές. Δώστε τους μια ευκαιρία για συμμετοχή. Επιπλέον, ο Marston λέει ότι η παροχή καλής “αμοιβής και αρμοδιοτήτων καθώς και ευέλικτου προγραμματισμού για ζητήματα παιδικής φροντίδας” είναι επίσης σημαντικά.

Γνωρίστε τους αριθμούς. Όχι τους αριθμούς του κλάδου, αλλά τους αριθμούς της δικής σας ομάδας. Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις μπορούν να εξασφαλίσουν τεράστια εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος σε δαπάνες ταξιδιού και παραγωγικότητα. Υπό την προϋπόθεση βέβαια ότι η σύσκεψη είναι αναγκαία.

Εξετάστε την απόδοση επένδυσης για όλες τις συσκέψεις σας για να προσδιορίσετε εάν περισσότερες από τις συσκέψεις σας πρόσωπο με πρόσωπο θα μπορούσαν –και θα έπρεπε– να είναι ηλεκτρονικές και ποιες συσκέψεις θα έπρεπε να καταργηθούν τελείως.

Γνωρίστε την απόδοση επένδυσης

Οι διοργανωτές συνεδρίων και οι εταιρείες δημόσιων σεμιναρίων μπορούν να σας πουν ακριβώς ποια είναι η αναμενόμενη απόδοση επένδυσης (ROI) που προβλέπουν για το κεφάλαιό τους. Τα υπολογιστικά φύλλα τους δείχνουν το κόστος ανά σύσκεψη για μίσθωση ακινήτου, προϋπολογισμό ομιλητή, γεύματα, ψυχαγωγία, διαφήμιση και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια, έχουν ένα υπολογιστικό φύλλο για τα έσοδα, που περιλαμβάνει γενικές εγγραφές, εγγραφές πριν και μετά το συνέδριο, πωλήσεις προϊόντων και παραχωρήσεις. Τέλος, το υπολογιστικό φύλλο τους υπολογίζει το κέρδος για 100 τοις εκατό πληρότητα, 90 τοις εκατό πληρότητα, 80 τοις εκατό πληρότητα και ούτω καθεξής.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Ως επιτυχημένος επικεφαλής ηλεκτρονικών συσκέψεων, θα θέλετε κι εσείς να υπολογίσετε την απόδοση επένδυσης για τις συσκέψεις του προσωπικού σας ή τις συσκέψεις έργου ώστε να βεβαιωθείτε για την απόδοση αξίας.

Βήμα 1: Εκτιμήστε τον μέσο ετήσιο μισθό των ατόμων που συμμετέχουν στη σύσκεψή σας (ή χρησιμοποιήστε τους πραγματικούς μισθούς, εάν τους γνωρίζετε).

Βήμα 2: Διαιρέστε αυτόν τον αριθμό δια 2.087 ώρες (ο μέσος αριθμός ωρών εργασίας σε ετήσια βάση, όπως εκτιμάται από την Υπηρεσία Προσωπικού των Η.Π.Α.). Το αποτέλεσμα είναι ο μέσος ωριαίος μισθός συμμετέχοντα.

Βήμα 3: Πολλαπλασιάστε αυτόν τον μέσο ωριαίο μισθό επί τον αριθμό των ατόμων στην ηλεκτρονική σύσκεψη.

Βήμα 4: Πολλαπλασιάστε αυτό το ωριαίο κόστος επί τον αριθμό ωρών που πρόκειται να διαρκέσει η σύσκεψη. (Για παράδειγμα: Πολλαπλασιάστε επί 1, εάν η σύσκεψη θα διαρκέσει 1 ώρα. Πολλαπλασιάστε επί 1,5 εάν η σύσκεψη θα διαρκέσει 90 λεπτά και ούτω καθεξής.)

Ένα παράδειγμα με αριθμούς:

100.000 € = Μέσος ετήσιος βασικός μισθός συμμετέχοντα

140.000 € = Πραγματικό συνολικό κόστος “μέσου” συμμετέχοντα (βασικός μισθός πολλαπλασιαζόμενος επί 1,4, για φορολόγηση εργασίας και επιδόματα)

60,08 € = Μέσος ωριαίος μισθός συμμετέχοντα

X 7 = Άτομα στη σύσκεψη

469,56 € = Κόστος σύσκεψης ανά ώρα για 7 άτομα

X 1,25 = Σύσκεψη 75 λεπτών

586,95 € = Κόστος σύσκεψης 75 λεπτών (μη συμπεριλαμβανομένου ενδεχόμενου κόστους πλατφόρμας σύσκεψης)

Το άθροισμα 586,95 € αντιπροσωπεύει το κόστος της σύσκεψης. Εξετάστε το αποτέλεσμα της σύσκεψής σας. Οι ιδέες, οι αποφάσεις και οι προτάσεις αξίζουν το συγκεκριμένο κόστος; Η κρίση δική σας. Ωστόσο, αυτό το αποτέλεσμα είναι η απόδοση επί του κόστους της επένδυσής σας. Φυσικά, δεν μπορείτε πάντα να προβλέψετε την απόδοση επένδυσης κατά το στάδιο του προγραμματισμού, όμως μερικές φορές μπορείτε να το κάνετε. Μερικές φορές, μπορείτε να προσδιορίσετε αμέσως ότι η ατζέντα που έχετε υπόψη ΔΕΝ αξίζει τον χρόνο που σχεδιάζατε να αφιερώσετε σε ένα θέμα. Με βάση αυτή την πληροφορία, ακυρώστε τη σύσκεψη ή προσαρμόστε την ατζέντα σας.

Αντιμετωπίστε τα δεδομένα

Εξετάστε προσεκτικά τις τακτικές προγραμματιζόμενες συσκέψεις έργων, τις συσκέψεις προσωπικού και τις συσκέψεις πελατών. Κάντε τους υπολογισμούς. Δείτε το αποτέλεσμα της τυπικής σύσκεψης. Θέστε τα δύσκολα ερωτήματα:

• Ποιο είναι το πραγματικό κόστος σύσκεψης σε χρήμα και χρόνο;
• Ποιες συσκέψεις αποδίδουν πραγματικά αποτελέσματα;
• Ποιες συσκέψεις πρόσωπο με πρόσωπο μπορούν να μετατραπούν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις για να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα;
• Ποιες συσκέψεις θα πρέπει να καταργηθούν εντελώς;

Τώρα είστε προετοιμασμένοι. Πράξτε τα δέοντα!