Category: Uncategorized

Οι περισσότερες εταιρείες κολυμπούν μέσα σε ωκεανούς δεδομένων. Πολύτιμες πληροφορίες μπαίνουν και βγαίνουν διαρκώς και πολλές εταιρείες έχουν τουλάχιστον επίγνωση αυτού του γεγονότος. Για να αποκομίσουν τα οφέλη όμως, πρέπει να βρεθεί ένας τρόπος συλλογής και ερμηνείας αυτών των δεδομένων.

Με τις λύσεις επιχειρηματικής ευφυΐας, μια εταιρεία συλλέγει, οργανώνει και αναλύει δεδομένα και τα μετατρέπει σε αξιοποιήσιμα συμπεράσματα. Αυτές οι στρατηγικές μετατρέπουν τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σε αποφάσεις, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να είναι αποδοτικές και ανταγωνιστικές.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Ωστόσο, για να μετατραπούν αυτά τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σε αποφάσεις, πρέπει να συμβεί κάτι άλλο στην πορεία: να γίνουν κατανοητά τα δεδομένα. Ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία για την κατανόηση της επιχειρηματικής ευφυΐας είναι η απεικόνιση δεδομένων.

Μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις

Οι άνθρωποι απεικονίζουν δεδομένα εδώ και εκατοντάδες χρόνια. Από τους χάρτες μέχρι τα γραφήματα και τα σχεδιαγράμματα, παίρνουμε τα δεδομένα και τα τακτοποιούμε, έτσι ώστε να αφηγούνται μια ιστορία καλύτερα και με μεγαλύτερο βάθος απ’ ό,τι αν ήταν μόνα τους.

Η τεχνολογική έκρηξη συνοδεύτηκε από την έκρηξη των δεδομένων και αυτή η ίδια τεχνολογία μάς επέτρεψε να επεξεργαζόμαστε όλο και μεγαλύτερους όγκους δεδομένων με μεγαλύτερες ταχύτητες. Οι τάσεις, τα μοτίβα και άλλα συμπεράσματα που κάλλιστα μπορεί να μην γίνονταν αντιληπτά σε μια μορφή μη επεξεργασμένου κειμένου μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα με τη χρήση λογισμικού απεικόνισης δεδομένων.

Παρόλο που οι αναφορές και οι πίνακες εργαλείων έχουν την αξία τους, οι απεικονίσεις δεδομένων είναι συχνά η πιο αποτελεσματική προσέγγιση, επειδή μπορούν να προβάλουν μεγάλες ποσότητες πληροφοριών σε μικρούς χώρους. Εκεί που κάποιος χρειαζόταν ώρες, ημέρες ή εβδομάδες για να εμβαθύνει σε εκτενή σύνολα δεδομένων, οι απεικονίσεις επιτρέπουν την άμεση και αποτελεσματική ερμηνεία.

Χάρη στις αναπτυσσόμενες τεχνολογίες, πολλά εργαλεία απεικόνισης δεδομένων επιτρέπουν αλληλεπιδραστικές λειτουργίες. Αυτή η ευελιξία επιτρέπει γρήγορη τροποποίηση προκειμένου να μπορέσει ο χρήστης να εντοπίσει και να εξερευνήσει εναλλακτικές απόψεις. Αυτή η ολοκληρωμένη και αλληλεπιδραστική προβολή σπάνια επιτυγχάνεται τόσο γρήγορα προσεγγίζοντας τα ανεπεξέργαστα δεδομένα χωρίς λογισμικό απεικόνισης.

Προετοιμασία για την επιτυχία

Μια συνηθισμένη πρόκληση για την επιχειρηματική ευφυΐα είναι η ποσότητα. Χρειάζεται βαθιά κατανόηση των δεδομένων για να εξασφαλίσετε ότι οι απεικονίσεις σας οδηγούν σε αποφάσεις. Χωρίς πλαίσιο, οι απεικονίσεις δεν είναι τόσο αποτελεσματικές.

Ωστόσο η λύση είναι αρκετά απλή: Αφήστε τα εργαλεία να κάνουν τη δουλειά τους και τους ανθρώπους να κάνουν τη δική τους. Με την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία και ότι τα άτομα που αναλύουν τα δεδομένα κατανοούν σε βάθος από πού προέρχονται, ποιος θα τα καταναλώσει και πώς θα ερμηνευτούν, η απεικόνιση δεδομένων θα είναι σε θέση να προωθήσει τις σημαντικές αποφάσεις.

Κάθε μέρα, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις ανακαλύπτουν τη σπουδαιότητα της απεικόνισης δεδομένων στην επιχειρηματική ευφυΐα. Καθώς τα εργαλεία ανάλυσης υψηλής απόδοσης παρέχουν καλύτερους τρόπους για την ανάλυση δεδομένων ταχύτερα από ποτέ, η δυνατότητα όχι μόνο παρουσίασης των δεδομένων με λογικό τρόπο αλλά και κατανόησης του πώς πρέπει να αξιοποιηθούν μπορεί να εξασφαλίσει ότι η εταιρεία παραμένει ανταγωνιστική.

Για σχεδόν οποιαδήποτε εταιρεία, μεγάλη ή μικρή, η διαχείριση έργων είναι απαραίτητη προκειμένου να είναι και να παραμένει οργανωμένη. Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων που βοηθούν την επιχείρησή σας να διαχειρίζεται τους πόρους και τα έργα και να ελέγχει το κόστος, να επικοινωνεί αποτελεσματικά με πολλά μέλη της ομάδας και να παρακολουθεί την πρόοδο κάποιου συγκεκριμένου έργου. Αν και ορισμένα από αυτά τα εργαλεία μπορούν να εγκατασταθούν ως λογισμικό σε μεμονωμένους υπολογιστές του δικτύου, πολλά από αυτά βασίζονται στο web, με άλλα λόγια είναι διαθέσιμα στο cloud. 

Πλεονεκτήματα των εργαλείων διαχείρισης έργων στο cloud

Μπορεί να είστε από εκείνους που τρέμουν στο άκουσμα της φράσης “cloud computing”, ας δούμε όμως τι σημαίνει πραγματικά. Παρόλο που τα εργαλεία διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης έχουν τη θέση τους, το λογισμικό που βασίζεται στο cloud προσφέρει μια πληθώρα πλεονεκτημάτων:

• Μικρότερο αρχικό κόστος. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης, πρέπει να πληρώσετε για διάφορα πράγματα, όπως επενδύσεις αδειών χρήσης λογισμικού, υλικό διακομιστών, προσωπικό IT για υποστήριξη, χρονοβόρες αναπτύξεις και πολλά άλλα. Αντιθέτως, μια λύση που βασίζεται στο cloud απαιτεί συνήθως μόνο μια μηνιαία ή ετήσια χρέωση.

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

• Μεγαλύτερη ασφάλεια από ποτέ. Σε αντίθεση με ό,τι πίστευαν πολλά στελέχη επιχειρήσεων στο παρελθόν, το cloud προσφέρει τόση ασφάλεια όση και οι λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης, απλώς η εταιρεία δεν ελέγχει τους φυσικούς διακομιστές. Όπως αναφέρει ένα πρόσφατο άρθρο στο Forbes, “το cloud computing δεν είναι πλέον οξύμωρο”.
• Πρόσβαση από οπουδήποτε. Εάν έχετε μια σύνδεση στο Internet, έχετε πρόσβαση στο λογισμικό διαχείρισης έργων σας στο cloud. Επειδή η πρόσβαση πραγματοποιείται μέσω ενός προγράμματος περιήγησης Web, μπορείτε να δώσετε τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας να προβάλλουν, να επεξεργάζονται και να διαχειρίζονται έγγραφα μέσω άλλων συσκευών εκτός από τους υπολογιστές.
• Συνδεδεμένη ομάδα. Ακόμη και όταν οι εργαζόμενοι απέχουν πολλά χιλιόμετρα μεταξύ τους, μπορούν να αισθάνονται ότι ανήκουν σε μια συνεκτική μονάδα με μια λύση που βασίζεται στο cloud. Επειδή όλοι λαμβάνουν τις τελευταίες ενημερώσεις, κανένας που σχετίζεται με το έργο δεν μένει κατά λάθος έξω από τη συζήτηση. Επιπλέον, οι συνομιλίες μπορούν να πραγματοποιούνται στον χώρο του έργου (και όχι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και να αποθηκεύονται για μελλοντική αναφορά.
• Αυξημένη παραγωγικότητα. Χάρη στη κεντρική θέση όπου διατηρούνται όλες οι συνόψεις, οι εργασίες, τα έγγραφα, οι τροφοδοσίες ειδήσεων και τα ημερολόγια του έργου, οι λύσεις διαχείρισης έργων που βασίζονται στο cloud μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο. Και όταν εξοικονομείται χρόνος, αυξάνεται η παραγωγικότητα. Επιπλέον, η κεντρική θέση επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα του έργου σε πραγματικό χρόνο, όπου και αν βρίσκονται.
• Επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της χρήσης λογισμικού διαχείρισης έργων στο cloud είναι η δυνατότητα γρήγορης παροχής σχολίων για πληροφορίες, μόλις αποσταλούν στον χώρο εργασίας του έργου. Αυτό μπορεί επίσης να αυξήσει την παραγωγικότητα, επειδή μειώνει την πιθανότητα να πρέπει να επαναληφθεί κάποια εργασία.
• Ενημερωμένες αποφάσεις, με βάση τα δεδομένα. Ως μια επιχείρηση που θέλει να γίνει και να παραμείνει κερδοφόρα, είναι σημαντικό οι αποφάσεις σας να είναι τεκμηριωμένες. Χάρη στο γεγονός ότι το λογισμικό που βασίζεται στο cloud ενημερώνεται αμέσως, έχετε τις απαραίτητες πληροφορίες στη διάθεσή σας. Επιπλέον, τα περισσότερα εργαλεία θα έχουν ενσωματωμένες αναφορές για να σας προσφέρουν τα συμπεράσματα που χρειάζεστε για να πάρετε αποφάσεις σχετικά με την επιχείρηση. 
• Απλοποιημένο IT. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης, συνήθως είστε υπεύθυνοι για τη συντήρηση των διακομιστών, το οποίο απαιτεί την προσοχή του εσωτερικού προσωπικού IT. Από την άλλη, το λογισμικό που βασίζεται στο cloud συντηρείται για εσάς από την υπηρεσία παροχής (ή από άλλον πόρο), ώστε να μην αφιερώνετε χρόνο και κόπο για τυχόν ενημερώσεις ή προβλήματα και να μπορείτε να εστιάζετε στην ομαλή εκτέλεση των έργων σας.
• Άμεσες ενημερώσεις. Σε αντίθεση με το λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης, το οποίο απαιτεί λήψη ενημερώσεων όποτε κυκλοφορεί μια νέα έκδοση, τα εργαλεία που βασίζονται στο cloud ενημερώνονται αυτόματα. Δεν χρειάζεται να πληρώσετε για να αναβαθμίσετε ολόκληρη την οικογένεια εφαρμογών σας ή να περιμένετε πότε η ομάδα IT σας θα έχει χρόνο για να εφαρμόσει τις ενημερώσεις. 

Τα βήματα για να βρείτε την καλύτερη για εσάς λύση διαχείρισης έργων που βασίζεται στο cloud

Δυστυχώς, το να ξεκινήσετε με μια νέα λύση διαχείρισης έργων δεν είναι τόσο απλό όσο το να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ των λύσεων σχεδιασμού έργων εσωτερικής εγκατάστασης και online. Η επιλογή της καλύτερης λύσης για την εταιρεία σας απαιτεί αρκετά βήματα, αλλά το τελικό αποτέλεσμα αξίζει την προσπάθεια που καταβάλλετε. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να επιλέξετε την κατάλληλη υπηρεσία παροχής.

Βήμα 1: Πραγματοποιήστε μια ανάλυση των αναγκών.

Όπως ξέρετε καλά, κάθε εταιρεία είναι διαφορετική: έχει διαφορετικό μέγεθος, διαφορετικούς στόχους και διαφορετικές ανάγκες. Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία σας θα αποφασίσει ποια λύση σάς ταιριάζει καλύτερα. Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα που θα χρησιμοποιούν το προϊόν παίρνουν μέρος στη συζήτηση. Εξετάστε παράγοντες όπως εάν στα έργα σας συμμετέχουν μόνο εσωτερικοί υπάλληλοι ή και εξωτερικοί πελάτες ή τι είδη αναφορών θα πρέπει να εκτελείτε. Όταν γνωρίζετε τις ανάγκες σας, είναι πιο εύκολο να αξιολογήσετε τις υπηρεσίες παροχής με βάση τις δυνατότητες που προσφέρουν.

Βήμα 2: Κάντε έρευνα.

Όταν αναζητάτε μια υπηρεσία παροχής, φροντίστε να προσφέρει τις παρακάτω δυνατότητες:

• Αξιοπιστία εταιρικού επιπέδου 
• Δυνατότητα προσθήκης ομάδων και έργων γρήγορα
• Δυνατότητες αναφορών που παρέχουν γρήγορα συμπεράσματα σχετικά με το χαρτοφυλάκιό σας
• Ένα γνώριμο περιβάλλον ή τουλάχιστον ένα περιβάλλον που προσφέρει εύκολη περιήγηση και χρήση
• Δυνατότητα προβολής και διεκπεραίωσης των εργασιών σε ένα σημείο
• Δυνατότητες προγραμματισμού που σας επιτρέπουν να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε τις εργασίες αποτελεσματικά
• Συνοπτικοί πίνακες εργαλείων για αποφάσεις με βάση τα δεδομένα
• Υποστήριξη IT 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα
• Συνεχής δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, αποκατάσταση καταστροφών και πλεονάζοντα κέντρα δεδομένων σε όλο τον κόσμο
• Κλιμακούμενη λύση που αναπτύσσεται με την επιχείρησή σας

Βήμα 3: Κάντε μια δοκιμή.

Όπως θα οδηγούσατε δοκιμαστικά ένα αυτοκίνητο πριν το αγοράσετε, θα πρέπει να δοκιμάσετε μια λύση διαχείρισης έργων πριν την υλοποιήσετε. Η δοκιμή θα σας επιτρέψει να δείτε στην πράξη τις δυνατότητες ενός εργαλείου και να φανταστείτε πώς θα λειτουργούσε το εργαλείο σε μια κατάσταση παρόμοια με τη δική σας.

Βήμα 4: Αξιολογήστε το χρονοδιάγραμμα και τη διαδικασία υλοποίησης.

Εάν έχετε αποφασίσει να επιλέξετε ένα online εργαλείο για τη διαχείριση έργων, δεν έχει σημασία εάν ταιριάζει με τις τρέχουσες εφαρμογές σας. Αυτό ισχύει μόνο για τις λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης. Θα πρέπει όμως να σκεφτείτε πότε θα έχετε το ανθρώπινο δυναμικό και τον προϋπολογισμό για να κάνετε τη μετάβαση και, στη συνέχεια, να συντονιστείτε με την υπηρεσία παροχής που επιλέξατε για να την υλοποιήσετε.

Βήμα 5: Υλοποιήστε και εκπαιδεύστε.

Υλοποιήσατε τελικά μια νέα λύση λογισμικού διαχείρισης έργων. Συγχαρητήρια! Δυστυχώς όμως η εργασία σας δεν ολοκληρώθηκε. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν την εκπαίδευση που χρειάζονται για να χρησιμοποιούν το νέο εργαλείο αποτελεσματικά. Προγραμματίστε πολλές συνεδρίες εκπαίδευσης, ώστε να μπορέσουν όλοι να πάρουν μέρος σε κάποια. Επιπλέον, δημιουργήστε έργα για εξάσκηση, ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να εξερευνήσουν το εργαλείο και να εξοικειωθούν με τις δυνατότητές του πριν χρειαστεί να το χρησιμοποιήσουν στον πραγματικό κόσμο.

Ανεξάρτητα από το αν προτιμάτε να επικοινωνείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με φωνητικές κλήσεις και κλήσεις βίντεο ή πρόσωπο με πρόσωπο, οι μέθοδοι επικοινωνίας μας, παραδόξως, καθορίζουν την πιθανή παραγωγικότητά μας. Ως νέος ή αναπτυσσόμενος οργανισμός, αν ασχοληθείτε κατευθείαν με τη στρατηγική εκτέλεση των λειτουργιών σας χωρίς να αναλογιστείτε πώς επικοινωνείτε με την ομάδα σας, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι η αποτυχία της επιχείρησης. Για να είναι αποτελεσματική μια λύση ενοποιημένων επικοινωνιών, πρέπει να καλύπτει τις ανάγκες τόσο των μεμονωμένων χρηστών όσο και της επιχείρησης. Κατανοώντας ορισμένες από τις βασικές λειτουργίες των ενοποιημένων επικοινωνιών και πώς μπορείτε να υλοποιήσετε αυτές τις μεθόδους στην ομάδα σας, δεν θα χρειαστεί να κάνετε διορθωτικές κινήσεις αργότερα, θα μειώσετε την τριβή στις λειτουργίες σας και θα καλλιεργήσετε γνήσιες συνδέσεις μεταξύ των υπαλλήλων σας.

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες επιτρέπουν ελευθερία

Η επένδυση σε μια υπηρεσία ενοποιημένων επικοινωνιών που παρέχει μια συνεπή πλατφόρμα περιβάλλοντος εργασίας και εμπειρίας χρήστη πολλών συσκευών μπορεί να απελευθερώσει τον οργανισμό σας από την ανάγκη για λήψη, εγκατάσταση και εκμάθηση νέου λογισμικού. Με την κατάλληλη υπηρεσία παροχής ενοποιημένων επικοινωνιών, όλες οι επικοινωνίες σας βελτιώνονται, μειώνοντας την τριβή εντός του οργανισμού σας. Παρόλο που η ελευθερία είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό των ενοποιημένων επικοινωνιών, δεν θα πρέπει να ρισκάρετε επενδύοντας σε μια υπηρεσία που μπορεί να θέσει την επιχείρησή σας σε κίνδυνο. Πριν επενδύσετε σε μια υπηρεσία παροχής ενοποιημένων επικοινωνιών, φροντίστε να μιλήσετε με έναν αντιπρόσωπο για τις δυνατότητες ασφάλειας και τις υπηρεσίες κρυπτογράφησης, καθώς και για τους λεπτομερειακούς ελέγχους χρηστών, την προστασία προσωπικών δεδομένων και τη διαφάνεια.

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες προάγουν τη συνεργασία

<!–

–>

Όταν αναζητάτε μια υπηρεσία ενοποιημένων επικοινωνιών, επιλέξτε μια υπηρεσία που επιτρέπει στους χρήστες σας να βλέπουν την κατάσταση σύνδεσης των επαφών τους, να προγραμματίζουν συσκέψεις γρήγορα και εύκολα και να ξεκινούν συνομιλίες με τους συναδέλφους τους μέσα από τις εφαρμογές. Ας υποθέσουμε ότι συνομιλείτε με έναν συνάδελφο ή έναν πελάτη σχετικά με ένα έργο στο οποίο εργάζεστε αυτόν τον καιρό. Χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες της υπηρεσίας παροχής ενοποιημένων επικοινωνιών σας, μπορείτε να μετατρέψετε εύκολα αυτή τη συνομιλία σε κλήση βίντεο για να λάβετε σχόλια σε πραγματικό χρόνο. Όταν γνωρίζετε ποιος είναι παρών, γνωρίζετε ποιες δεξιότητες, οπτικές και ιδέες μπορείτε να αντλήσετε από την ομάδα σας. Μια βασική λειτουργία των ενοποιημένων επικοινωνιών είναι να γνωρίζετε ποιο περιεχόμενο, ποια εργαλεία, ποια άτομα και ποιες συνομιλίες διατίθενται στον χώρο εργασίας της ομάδας σας ανά πάσα στιγμή.

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες υποστηρίζουν μια σύγχρονη ροή εργασιών

<!–

–>

Καθώς οι ενοποιημένες επικοινωνίες προσαρμόζονται στο μέλλον του χώρου εργασίας, η ζήτηση για νέα τεχνολογία δεν μπορεί παρά να αυξάνεται. Το να διατηρείτε ενημερωμένες τις πλατφόρμες επικοινωνιών μπορεί να είναι δύσκολο εάν επιλέξετε δυνατότητες που δεν ενημερώνονται αυτόματα με τα γονικά προγράμματά τους. Επιπλέον, καθώς το απομακρυσμένο προσωπικό συνεχίζει να αυξάνεται, μια αρχική επένδυση σε ένα πρόγραμμα ενοποιημένων επικοινωνιών που προσαρμόζεται στις ανάγκες κινητικότητας της ομάδας σας θα αποδώσει μακροπρόθεσμα. Παρόλο που η εξασφάλιση της κατάλληλης στρατηγικής ενοποιημένων επικοινωνιών για την τωρινή ομάδα σας είναι σημαντική, η επιλογή μιας λύσης ενοποιημένων επικοινωνιών που προλαμβάνει και ανταποκρίνεται στις μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού σας θα εξασφαλίσει τη μέγιστη επιτυχία μακροπρόθεσμα.

Όταν οι ομάδες πρέπει να δαπανούν χρόνο αναζητώντας πόρους, περιμένουν άλλα άτομα να επικοινωνήσουν μαζί τους ή προσπαθούν να συγκεντρώσουν πληροφορίες από διάφορα προϊόντα λογισμικού ή συσκευές, στο τέλος τα έργα καθυστερούν. Τα μέλη των ομάδων τρέχουν να προλάβουν τις προθεσμίες, με αποτέλεσμα να είναι σχεδόν αδύνατο να εργαστούν δημιουργικά με τον καλύτερο τρόπο.

Όμως το να εργάζεστε σε ομάδα υποτίθεται ότι σας κάνει περισσότερο αποδοτικούς, όχι λιγότερο. Έτσι είναι στη θεωρία, αλλά πιθανότατα έχετε δει ότι δεν λειτουργεί πάντα έτσι. Έχετε πιάσει ποτέ τον εαυτό σας να αναρωτιέται “Ποιος έχει την πιο πρόσφατη έκδοση αυτής της ανάλυσης αγοράς; Το ξέρω ότι έχει ενημερωθεί, πώς γίνεται λοιπόν η μόνη έκδοση που βρίσκω να είναι πριν από μήνες;” ή “Η ομάδα καθυστερεί πολύ να στείλει τα σχόλιά της για τον προϋπολογισμό, πλησιάζει η προθεσμία!”. Σας ακούσαμε και δημιουργήσαμε το Microsoft Teams, τον χώρο εργασίας που βασίζεται σε συνομιλίες στο Office 365, ώστε να έχετε όλα τα δημιουργικά οφέλη της ομαδικής εργασίας και να ενισχύετε την παραγωγικότητα των ομάδων σας.

Βρείτε αυτό που αναζητάτε, αμέσως

Οι ομάδες χάνουν πολύ χρόνο αναζητώντας περιεχόμενο, εργαλεία, επαφές και νήματα συνομιλιών. Φανταστείτε πόσο πιο αποτελεσματικοί θα ήταν όλοι εάν είχαν άμεση πρόσβαση σε οτιδήποτε χρειάζονται, απευθείας από το Office 365. Το Microsoft Teams χρησιμοποιεί ισχυρές, ενσωματωμένες δυνατότητες αναζήτησης και ενσωματωμένη πρόσβαση στο SharePoint, το OneNote και το Planner, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να βρίσκουν αμέσως αυτό που αναζητούν. Επειδή κάθε έγγραφο που είναι σε κοινή χρήση στο Microsoft Teams αποθηκεύεται στο cloud, τα μέλη της ομάδας εργάζονται στην πιο πρόσφατη έκδοση, χωρίς αναζήτηση.

Εξασφαλίστε σχόλια γρήγορα

Τα μέλη των ομάδων συχνά ακινητοποιούνται, επειδή περιμένουν σχόλια και έγκριση για να προχωρήσουν ένα έργο. Προσπαθούν να διοργανώσουν κλήσεις διάσκεψης, όμως η διαδικασία του προγραμματισμού παίρνει πολύ χρόνο. Ακόμη και όταν καταφέρουν τελικά να πραγματοποιήσουν μια διάσκεψη, να κάνουν αλλαγές στα έγγραφα του έργου και να στείλουν τις αναθεωρημένες εκδόσεις, συχνά αναγκάζονται να περιμένουν πάλι την έγκριση. Όλα αυτά αλλάζουν όταν μπορούν να ξεκινήσουν γρήγορα μια σύσκεψη ομάδας, μια ιδιωτική συνομιλία ή μια ηλεκτρονική σύσκεψη με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων και να συνεργαστούν σε κοινόχρηστα αρχεία για να εξασφαλίσουν αμέσως την έγκριση. Οι ενσωματωμένες ειδοποιήσεις και η παράλληλη συνομιλία κατά την προβολή ενός εγγράφου επιτρέπουν την άμεση επεξεργασία και οριστικοποίηση του υλικού.

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Μεταφέρετε σχετικές πληροφορίες στο Microsoft Teams

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσαρμόσουν τους χώρους εργασίας με το εξειδικευμένο περιεχόμενο και εφαρμογές που χρειάζονται καθημερινά. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας το Microsoft Teams, μπορούν να προσθέτουν καρτέλες, όπως ένα έγγραφο του Word ή έναν πίνακα εργαλείων του Power BI, για να παρέχουν γρήγορη πρόσβαση ή για να εκτελούν γρήγορες ενέργειες με bot. Προσθέστε εφαρμογές όπως το Jira ή το Trello για να μεταφέρετε σχετικές πληροφορίες στον κόμβο ομαδικής εργασίας σας.

Μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά με ενσωματωμένες δυνατότητες ασφάλειας και συμμόρφωσης, όπως κρυπτογράφηση δεδομένων και έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων για βελτιωμένη προστασία ταυτότητας.

Και τώρα η καλύτερη πλευρά της ομαδικής εργασίας

Το Microsoft Teams σάς επιτρέπει να απολαμβάνετε πλήρως τα οφέλη της ομαδικής εργασίας: απρόσκοπτη κοινή χρήση που μετατρέπει τις καλές ιδέες σε εξαιρετικές. Αδράξτε την ευκαιρία για εντυπωσιακή καινοτομία υποστηρίζοντας μια κουλτούρα συνεργασίας, ώστε η επιχείρησή σας να μπορεί:

• Να αυξήσει τη δυνατότητα παραγωγής ιδεών.
• Να μειώσει τον χρόνο διάθεσης στην αγορά.
• Να παρέχει υψηλότερης ποιότητας προϊόντα και νέες εμπειρίες πελατών.

Το ξενοδοχείο The LINE είναι ένα ζωντανό, σύγχρονο μπουτίκ ξενοδοχείο που βρίσκεται στην καρδιά της Koreatown στο Λος Άντζελες. Ο σχεδιασμός του διαθέτει εκλεπτυσμένες λεπτομέρειες, από την αρχιτεκτονική των μέσων του προηγούμενου αιώνα έως την ηλιόλουστη πισίνα του δεύτερου ορόφου ή το εστιατόριο σε περιβάλλον θερμοκηπίου, το Commissary, που διευθύνεται από τον σεφ (και βασιλιά του φαγητού στο δρόμο) του Λος Άντζελες Roy Choi. Το φωτεινό, φιλόξενο σαλόνι υποδοχής είναι πάντα ένας πολυσύχναστος χώρος μέρα και νύχτα, με τους πελάτες να περνούν τόσο ωραία ώστε να μην έχουν την παραμικρή πρόθεση να επιστρέψουν στα δωμάτιά τους.

Μέσα σε όλο αυτό το στυλ και τη λάμψη, μπορεί εύκολα να ξεχαστεί αυτό που αποτελεί τον συνδετικό ιστό όλων παραπάνω: η ομάδα ΙΤ του LINE που κρατά τους επισκέπτες σε σύνδεση και ασφαλείς, επιτρέποντας την επικοινωνία και την κοινή χρήση αρχείων μεταξύ των σχεδιαστών, των υπευθύνων μάρκετινγκ και των εξωτερικών συνεργατών που βρίσκονται πίσω από την επιτυχία του ξενοδοχείου και βοηθώντας στην προστασία των αποκλειστικών ιδεών του LINE, οι οποίες είναι ιδιαίτερα πολύτιμες σε έναν κλάδο όπου ο ανταγωνισμός βασίζεται στη δημιουργικότητα.

“Ο συνδυασμός των ιδεών και της συνεργασίας που πραγματοποιείται στο LINE, πρέπει να είναι ασφαλής”, λέει ο Nick DeMarco, Διευθυντής του τμήματος ΙΤ. “Επειδή αυτές οι ιδέες διαιωνίζουν τη φίρμα μας στον έξω κόσμο. Αυτός ο δημιουργικός συνδυασμός, πρέπει πραγματικά να προστατευθεί”.

Ασφαλής συνεργασία στο cloud

Η ομάδα του LINE διατηρεί όλα τα είδη εγγράφων στο cloud, από την ανάλυση εσόδων και τα σχέδια έως τους προϋπολογισμούς και τις παρουσιάσεις, και πολύ συχνά τα μοιράζονται με εξωτερικούς συνεργάτες κατά τη συνεργασία τους με προμηθευτές. ”Η διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας” λέει ο DeMarco. ”Επειδή αυτά είναι η περιουσία και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της φίρμας μας. Εάν δεν είχαμε αυτό το επίπεδο προστασίας, θα είμασταν πολύ πιο ανοιχτοί στην κοινωνική μηχανική και σε άλλα είδη παράνομης πρόσβασης σε πληροφορίες και πολλές από τις ιδέες μας θα μπορούσαν να εμφανιστούν ως ιδέες των ανταγωνιστών μας”. Στις μέρες που ζούμε, η πνευματική ιδιοκτησία είναι εξίσου, αν όχι περισσότερο, πολύτιμη από τη φυσική ιδιοκτησία.

Ο DeMarco δηλώνει ότι η ασφάλεια των δεδομένων κινητής τηλεφωνίας είναι ουσιαστικής σημασίας, καθώς οι επιθέσεις των εισβολέων δεν είναι πλέον θέμα του “εάν” θα γίνουν αλλά του “πότε” θα γίνουν, επομένως, η ομάδα του πρέπει να είναι σε θέση να ανταποκριθεί γρήγορα. “Πρέπει να είμαι σε θέση να διαχειρίζομαι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εύκολα, ακόμα και όταν χρησιμοποιώ μια κινητή συσκευή, δηλαδή κυριολεκτικά με μια τηλεφωνική κλήση όταν δεν είμαι κοντά σε κάποιο γραφείο, να μπορώ να διαγράφω ή να αποκλείω έναν χρήστη εν κινήσει, σε πραγματικό χρόνο.”

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Υπηρεσία και ασφάλεια, όλο το εικοσιτετράωρο

Όταν μια επιχείρηση λειτουργεί ουσιαστικά 24 ώρες το 24ωρο, 7ημέρες την εβδομάδα, τότε, τα εσωτερικά δεδομένα της εταιρείας δεν είναι τα μόνα δεδομένα που χρειάζονται προστασία. “Η εξυπηρέτηση του επισκέπτη είναι κορυφαία προτεραιότητα για την ομάδα του LINE,” λέει ο DeMarco, “και αυτό σημαίνει αδιάκοπη επικοινωνία. Ποτέ δεν μπορείς να γνωρίζεις τι θα συναντήσεις στη ρεσεψιόν και ποια κατάσταση έκτακτης ανάγκης πρόκειται να αντιμετωπίσεις, επομένως, η συνέχεια και η φορητότητα της επικοινωνίας είναι εξαιρετικά σημαντικές.”

Δεν είναι όμως αρκετό να παραμένουν μόνιμα ανοιχτές αυτές οι συνδέσεις, αλλά χρειάζεται επίσης να είναι και ασφαλείς, ανεξάρτητα αν πρόκειται για έναν επισκέπτη που λαμβάνει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του μέσω του Wi-Fi του ξενοδοχείου ή τη ρεσεψιόν που μοιράζεται ευαίσθητα οικονομικά στοιχεία με τον διαχειριστή εσόδων. Η ομάδα στο LINE δίνει προτεραιότητα στην εμπιστοσύνη του πελάτη και στην προστασία των δεδομένων. “Τα δεδομένα των πελατών μας αποτελούν ζωτικό τομέα του LINE,” λέει ο DeMarco. “Αν δεν διατηρήσουμε αυτά τα δεδομένα ασφαλή και δεν τηρήσουμε αυτό το άγραφο συμβόλαιο, τότε ενδεχομένως θα χάσουμε έναν πελάτη.”

Με προσωπικό που μετακινείται μέσα σε όλο το ξενοδοχείο και με μερικούς εργαζόμενους σε απομακρυσμένα γραφεία, η υποχρέωση για την ασφάλεια των δεδομένων κινητής συσκευών μπορεί να αποδειχτεί πολύπλοκη διαδικασία. “Επειδή είμαστε μια ομάδα που χρησιμοποιεί σε μεγάλο βαθμό τις κινητές συσκευές, η ασφάλεια και η πρόσβαση στα δεδομένα μας είναι πρωταρχικής σημασίας”, λέει ο DeMarco. “Η ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο χρόνος λειτουργίας είναι το πρώτο και το πιο σημαντικό πράγμα για εμάς, καθώς οι ομάδες μας πρέπει να επικοινωνούν εν κινήσει. Το δεύτερο είναι η δυνατότητα ανταλλαγής δεδομένων εντός και εκτός της εταιρείας.”

Ασφάλεια στο μέλλον

Όπως και πολλές άλλες ομάδες ΙΤ, η ομάδα του LINE κάνει πολλά με λίγα μέσα. Μόνο ο DeMarco και ένα ακόμη άτομο συντονίζουν ολόκληρο το τμήμα ΙΤ για τη φίρμα του ξενοδοχείου. Η επιτυχία τους είναι ότι μπορούν να παρέχουν αυτή την ασφάλεια και την αξιοπιστία ακόμη και με λίγο προσωπικό. “Δεν θα ακουστεί ποτέ δικαιολογία όπως, ‘Δεν υπάρχει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Δεν υπάρχει αυτό. Δεν υπάρχει εκείνο.’”, λέει ο DeMarco.

Η ασφάλεια είναι πιο σημαντική από ποτέ, ειδικά σε μια επιχείρηση όπου η φήμη είναι τα πάντα. “Όλοι οι κλάδοι θα πρέπει να ενδιαφέρονται για την προστασία των δεδομένων, αλλά οι επιχειρήσεις που ασχολούνται με την αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο, όπως στον τομέα της φιλοξενίας, οφείλουν σε όλους τους χρήστες και τους επισκέπτες να λειτουργούν με τον πιο ασφαλή τρόπο”, λέει ο DeMarco.

“Νομίζω ότι ο κόσμος μάς έχει διδάξει αυτήν τη στιγμή ότι δεν είσαι ποτέ πολύ μικρός για να ανησυχείς για την ασφάλεια των αρχείων ή την προστασία των δεδομένων.”

Για πολλούς από εμάς, η αύξηση του απομακρυσμένου προσωπικού δεν αποτελεί έκπληξη. Εδώ και χρόνια, οι υπάλληλοι γραφείου εγκαταλείπουν τα γραφεία τους προτιμώντας απομακρυσμένους χώρους που τους επιτρέπουν να εργάζονται σε ένα πιο άνετο και συχνά πιο παραγωγικό περιβάλλον. Η τάση αυτή είναι βέβαιο ότι θα συνεχίσει να αυξάνεται. Σύμφωνα με την International Data Corporation (IDC), ο αριθμός των μετακινούμενων εργαζομένων στις ΗΠΑ προβλέπεται να αυξηθεί από 96,2 εκατομμύρια το 2015 σε 105,4 εκατομμύρια το 2020. Μέχρι το τέλος της περιόδου πρόβλεψης, η IDC εκτιμά ότι οι μετακινούμενοι εργαζόμενοι θα αντιστοιχούν στα τρία τέταρτα σχεδόν (72,3%) του συνολικού εργατικού δυναμικού των ΗΠΑ.

Παρόλο που η τάση του μετακινούμενου προσωπικού υπάρχει εδώ και αρκετό καιρό, από πολλές απόψεις οι διευθυντές προσπαθούν να προλάβουν τις εξελίξεις και να βρουν τον καλύτερο τρόπο για να διευθύνουν τις ομάδες τους όταν όχι μόνο δεν βρίσκονται στον ίδιο χώρο, αλλά μπορεί να είναι διασκορπισμένες σε διάφορες πόλεις, περιφέρειες ή ακόμη και χώρες. Ωστόσο, επειδή τόσοι πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν κάποιο μοντέλο απομακρυσμένου προσωπικού για τόσα πολλά χρόνια και η τεχνολογία έχει προχωρήσει με άλματα, η διοίκηση των απομακρυσμένων ομάδων οπωσδήποτε είναι πιο εύκολη απ’ ό,τι τα προηγούμενα χρόνια. Φυσικά, το να βρείτε τη δική σας διαδρομή προς την επιτυχή ηγεσία θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από το προσωπικό σας στυλ, την εταιρική κουλτούρα και τα μέλη της ομάδας, εάν όμως δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε ή θέλετε να προσθέσετε νέες τεχνικές και τεχνολογία στη φαρέτρα σας, μπορείτε να δοκιμάσετε αυτές τις δοκιμασμένες συμβουλές:

1. Διαχειριστείτε τα αποτελέσματα, όχι τον τρόπο — Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι συχνά έχουν το δικό τους στυλ εργασίας. Κάποιοι μπορεί να δουλεύουν δύο ώρες, στη συνέχεια να σταματούν για να πάνε τα παιδιά τους στο σχολείο ή να κάνουν μια δουλειά, έπειτα να δουλεύουν άλλες τέσσερις ώρες, να κάνουν διάλειμμα και να δουλεύουν τις υπόλοιπες δύο (ή περισσότερες) αργότερα. Άλλοι πάλι μπορεί να έχουν το κανονικό ωράριο γραφείου. Επομένως, αντί να διαχειρίζεστε το πώς παράγει έργο ένας υπάλληλος, εστιάστε στην ποιότητα της εργασίας, εάν τηρούνται οι προθεσμίες, εάν εμφανίζει καλές δεξιότητες λήψης αποφάσεων κ.λπ.
2. Ενθαρρύνετε την ομαδική εργασία — Οι εργαζόμενοι που εργάζονται μακριά από τους συναδέλφους τους μπορεί να αισθάνονται απομονωμένοι, οπότε προσπαθήστε να ενθαρρύνετε τα έργα που επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοί σας θα αισθάνονται περισσότερο συνδεδεμένοι μεταξύ τους και το τμήμα σας θα ωφεληθεί από την ανταλλαγή ιδεών και τη μεγαλύτερη επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας.
3. Επικοινωνήστε — Επειδή δεν μπορείτε να πεταχτείτε στο γραφείο κάποιου ή να πιείτε έναν καφέ στην αίθουσα διαλείμματος, οι διευθυντές πρέπει να παίρνουν πρωτοβουλίες για να δημιουργήσουν σχέσεις με τις ομάδες τους. Οι κλήσεις διάσκεψης κάθε μία ή δύο εβδομάδες μπορούν συχνά να σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε επερχόμενα έργα, ζητήματα απόδοσης κ.λπ. Ωστόσο, άλλες φορές ένα άμεσο μήνυμα ή μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (που μπορεί να αφορά ή να μην αφορά την εργασία) μπορεί να είναι ο καλύτερος τρόπος για να παραμείνετε σε επαφή. Όποια κι αν είναι η προσέγγισή σας, να είστε σαφείς στην επικοινωνία σας, αλλά να αφήνετε επίσης την προσωπικότητά σας να φανεί. Άλλωστε, όταν δημιουργείτε και διευθύνετε μια ομάδα είναι σημαντικό για όλους να ξέρουν με ποιον συνεργάζονται.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

4. 
   Διοργανώστε συσκέψεις web (με βίντεο) — Με την κάμερα του καθένα σε λειτουργία και μια κοινόχρηστη προβολή της ατζέντας ή της παρουσίασής σας, τα μέλη της ομάδας σας όχι μόνο μπορούν να βλέπουν ο ένας τον άλλον —και να συνδέσουν τα πρόσωπα με τα ονόματα— αλλά και να βλέπουν την επιφάνεια εργασίας του παρουσιαστή και να έχουν μια σαφή εικόνα των πληροφοριών που εξετάζονται.
5. Δώστε τους την κατάλληλη τεχνολογία — Μέρος της δουλειάς ενός καλού διευθυντή είναι να εξασφαλίζετε ότι τα μέλη της ομάδας σας έχουν όλα όσα χρειάζονται για να εργάζονται αποδοτικά. Όταν το προσωπικό σας εργάζεται εξ αποστάσεως, αυτό σημαίνει να υποστηρίζετε τους υπαλλήλους σας με την κατάλληλη τεχνολογία. Όταν ερευνάτε τις επιλογές σας, αναζητήστε ένα προϊόν λογισμικού που προσφέρει ασφαλή και απλή κοινή χρήση αρχείων, που λειτουργεί σε μια ποικιλία συσκευών, όπως φορητούς και επιτραπέζιους υπολογιστές, tablet και κινητά τηλέφωνα, και που παρέχει στους εργαζομένους σας τη δυνατότητα να εργάζονται στα ίδια έγγραφα ταυτόχρονα. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι θα έχουν πρόσβαση στα ίδια εργαλεία, θα περιορίσετε τα προβλήματα συμβατότητας και η συνεργασία της ομάδας σας θα βελτιωθεί.
6. Δώστε τους μια αιτία — Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται αποστασιοποιημένοι από τους στόχους του οργανισμού και ενδέχεται να μην έχουν μια σαφή εικόνα της θέσης της εργασίας τους στην αποστολή του. Εάν μοιράζεστε το όραμα και τους στόχους της εταιρείας με το απομακρυσμένο προσωπικό σας και επισημαίνετε με ποιον τρόπο η εργασία τους συμβάλλει στην επιτυχία του οργανισμού, η ομάδα σας θα αισθάνεται λιγότερο απομακρυσμένη από την εταιρεία. Αυτό, με τη σειρά του, εμπνέει τις απομακρυσμένες ομάδες να εργάζονται για έναν κοινό στόχο και να είναι παραγωγικά μέλη του οργανισμού.
7. Μην αποκλείετε κανέναν και παρέχετε επαίνους — Οι εταιρείες συχνά παραβλέπουν ή απλώς ξεχνούν τους απομακρυσμένους εργαζομένους όσον αφορά την εκπαίδευση, τον έπαινο για μια καλή δουλειά και τα πάρτι, γεγονός που δεν ενθαρρύνει την αφοσίωση και δεν καλλιεργεί τις σχέσεις. Καθώς διευθύνετε την ομάδα των απομακρυσμένων εργαζομένων σας, προσπαθήστε να εξασφαλίσετε ότι έχουν τις ίδιες ευκαιρίες για εκπαίδευση με τους άλλους και ότι λαμβάνουν τον ίδιο έπαινο για μια καλή δουλειά με όσους εργάζονται επιτόπου. Όσο για τα πάρτι και τις εξόδους της ομάδας, αν τα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας δεν μπορούν να έρθουν σε μια εκδήλωση, μπορείτε να τους δώσετε ένα μικρό δώρο ή μερικές ώρες ρεπό μέσα στην εβδομάδα. Είναι μια μικρή χειρονομία, αλλά μπορεί να συμβάλει σημαντικά στο να αισθάνονται ότι τους εκτιμούν.
8. Ενθαρρύνετε την ισορροπία μεταξύ ζωής και εργασίας — Για τους απομακρυσμένους εργαζομένους, είναι εύκολο να απορροφηθούν σε ένα έργο ή να θέλουν να προχωρήσουν κάτι λίγο ακόμη πριν τελειώσουν την εργάσιμη ημέρα τους. Είναι επίσης εξίσου εύκολο να αποσπώνται από την εργασία τους εξαιτίας των συζύγων, των παιδιών, των κατοικίδιων κ.λπ. Το κλειδί είναι να βρείτε την ισορροπία μεταξύ των δύο. Όταν υποδέχεστε στην εταιρεία νέους απομακρυσμένους εργαζομένους, προτείνετέ τους να ορίσουν ένα χρονοδιάγραμμα το οποίο θα μπορούν να τηρούν και να αφιερώνουν ένα κομμάτι της ημέρας αποκλειστικά στην εργασία. Έτσι, στο τέλος της ημέρας, θα μπορούν να κλείνουν τον φορητό υπολογιστή τους και να αποσυνδέονται από τη δουλειά. Αυτό θα τους βοηθήσει να χαλαρώνουν, να απολαμβάνουν τον ελεύθερο χρόνο τους και να ξεκινούν τη δουλειά με καθαρό μυαλό και νέα προοπτική την επόμενη ημέρα.

Τέλος, όπως με τα περισσότερα πράγματα στη ζωή, πρέπει να δίνετε το καλό παράδειγμα. Όταν έχετε μια προληπτική και διάφανη προσέγγιση στην εργασία, είστε διαθέσιμοι στις ομάδες σας και επικοινωνείτε με σαφήνεια και συχνά με το προσωπικό με πολλούς διαφορετικούς τρόπους, θα δουν ότι μπορούν όχι μόνο να βασίζονται σε εσάς αλλά και να σας εμπιστεύονται. Θα δουν στην πράξη πώς θέλετε να λειτουργεί η ομάδα και θα ακολουθήσουν τα βήματά σας, βοηθώντας σας να δημιουργήσετε ένα υποστηρικτικό εικονικό περιβάλλον που ευνοεί την παραγωγικότητα εξ αποστάσεως και την υποδειγματική εργασία.

Το σημερινό εργατικό δυναμικό είναι διασκορπισμένο σε περισσότερες τοποθεσίες από κάθε άλλη φορά: 37% των εργαζομένωνεργάζονταν από απόσταση σε κάποιο βαθμό κατά το 2015. Οι εταιρείες καταλαμβάνουν πολλές τοποθεσίες και οι επιχειρηματικές συνεργασίες καλύπτουν όλο τον κόσμο. Εκτός από τον φυσικό διαχωρισμό, οι ομάδες στην ίδια εταιρεία χωρίζονται σε έργα και τμήματα. Δυστυχώς, αυτά τα εμπόδια οδηγούν σε στεγανά επικοινωνίας, αυξάνοντας τον διαχωρισμό και περιορίζοντας την ομαδική εργασία και τη συνεργασία.

Τα στεγανά μπορεί να έχουν σημαντικό (αρνητικό) αντίκτυπο στην επιχείρησή σας. Δημιουργούν εμπόδια μεταξύ των ομάδων, διακόπτοντας συχνά την επικοινωνία σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Ωστόσο, δεν είναι μόνο αυτό. Ας δούμε την ευρύτερη επίδραση που μπορεί να έχουν τα στεγανά σε ολόκληρη την εταιρεία σας.

• Περιορίζουν την επικοινωνία και υπονομεύουν την εταιρική κουλτούρα—Οι ομάδες που έχουν στεγανά τελικά υπονομεύουν την εταιρική κουλτούρα της εταιρείας σας. Οι εργαζόμενοι διψούν για επικοινωνία, συνεργασία και ένα περιβάλλον εργασίας που ακμάζει. Θέλουν να μπορούν να είναι ο εαυτός τους και να πιστεύουν ότι είναι μέρος μιας ομάδας. Στην πραγματικότητα, 47% των εργαζομένων παρακινούνται όταν οι συνάδελφοί τους συζητούν για επιτυχίες στον χώρο εργασίας.
• Δημιουργούν επαναλαμβανόμενη εργασία—Συχνά ανακαλύπτετε με απογοήτευση ότι κάποιος άλλος στην εταιρεία σας (πιθανότατα σε άλλη ομάδα ή σε διαφορετικό τμήμα) εκτελεί την ίδια εργασία ή αναζητά τις ίδιες πληροφορίες. Όταν οι ομάδες δεν γνωρίζουν τίποτε για τα έργα άλλων ομάδων, αυτό μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την παραγωγικότητα της εταιρείας σας
• Αποκλείουν πληροφορίες από εκείνους που τις χρειάζονται—Ο μέσος εργαζόμενος αλληλεπίδρασης διαθέτει σχεδόν το 20% της εργάσιμης εβδομάδας του αναζητώντας εσωτερική πληροφόρηση ή προσπαθώντας να εντοπίσει συναδέλφους που μπορούν να βοηθήσουν με συγκεκριμένες εργασίες.

Δείτε πώς να αξιοποιήσετε εργαλεία επικοινωνίας για να σπάσετε τα στεγανά και να επιτρέψετε στους εργαζόμενους να μοιράζονται ιδέες όπως ποτέ πριν.

Εξομάλυνση της διαχείρισης αρχείων και του χώρου αποθήκευσης

Η κοινή χρήση αρχείων πρέπει να είναι απρόσκοπτη μεταξύ των ομάδων, των εργαλείων, των συσκευών και των υπηρεσιών. Μια πλατφόρμα ή οικογένεια σωστά ενοποιημένων εργαλείων επιτρέπει τις σαφείς συνδέσεις μεταξύ ατόμων, περιεχομένου και επιχειρησιακών εφαρμογών σε ολόκληρο τον οργανισμό. Ως μέρος μιας τέτοιας οικογένειας προγραμμάτων, οι τοποθεσίες ομάδας μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να συνεργάζονται σε έγγραφα, να αποθηκεύουν πληροφορίες και να διαχειρίζονται έργα. Αυτό θα επιτρέψει την κοινή χρήση και την επεξεργασία εγγράφων σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των μελών της ομάδας, υποστηρίζοντας τη συνεργασία σε πολλά επίπεδα, ενώ ταυτόχρονα θα παρέχει ένα εύκολο σημείο όπου μπορείτε να βρείτε τα πάντα.

Για να βελτιώσουν την παραγωγικότητα, οι τοποθεσίες ομάδας πρέπει να είναι προσβάσιμες από σχεδόν οπουδήποτε, διαθέτοντας τις πληροφορίες με ασφάλεια και διευκολύνοντας τη συνεργασία από απόσταση και από κινητές συσκευές.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Διεύρυνση της χρήσης εργαλείων επικοινωνίας με βάση την ομάδα ή το έργο

Οι ομάδες που δεν επικοινωνούν τακτικά συχνά δεν γνωρίζουν με τι ασχολούνται οι άλλοι. Τα εταιρικά κοινωνικά δίκτυα που έχουν σχεδιαστεί για την επικοινωνία μέσα στην επιχείρηση μπορούν να σας βοηθήσουν να σπάσετε αυτά τα στεγανά και τα τείχη. Οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργούν διεταιρικές και διατμηματικές ομάδες για θέματα κοινού ενδιαφέροντος, επιτυχίες και γνώσεις για να επιλύουν προβλήματα ή να ανταλλάσσουν ιδέες. Οι οργανισμοί επίσης αντιμετωπίζουν συχνά στεγανά με τη διοίκηση και τα στελέχη που δημιουργούνται από την εταιρική ιεραρχία, τις εσωτερικές πρακτικές επικοινωνίας και την εταιρική κουλτούρα. Αυτά τα ιεραρχικά εμπόδια μπορούν να καταρριφθούν μέσω της δημιουργίας ομάδων μέσα από τα εργαλεία επικοινωνίας της ομάδας ώστε να ενθαρρύνονται οι υπάλληλοι να συμμετέχουν σε αμφίδρομες συνομιλίες με τα διοικητικά στελέχη.

Βελτίωση των διαπροσωπικών σχέσεων

Τα εύκολα προσβάσιμα εργαλεία επικοινωνίας, όπως η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, οι φωνητικές κλήσεις και οι διασκέψεις βίντεο, παρέχουν στους εργαζόμενους πολλούς τρόπους επικοινωνίας με τους συναδέλφους τους. Εάν τους επιτραπεί να επιλέγουν τον δικό τους τρόπο επικοινωνίας και να επικοινωνούν με τους συναδέλφους τους από σχεδόν οπουδήποτε, οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό ότι θα επικοινωνούν και θα δημιουργήσουν πιο ισχυρές διαπροσωπικές σχέσεις.

Τα κατάλληλα εργαλεία συνεργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να μειώσετε τα εμπόδια στην επικοινωνία, να παρέχετε καλύτερη πρόσβαση στους πόρους και να κάνετε τις ομάδες πιο παραγωγικές. 

Ζούμε σε μια πολυπολιτισμική κοινωνία, η οποία αποτελείται από ανθρώπους κάθε ηλικίας, εθνικότητας, φύλου, σεξουαλικού προσανατολισμού και θρησκευτικών και πολιτικών πεποιθήσεων. Ωστόσο, ορισμένες φορές, όταν κοιτάζουμε τον χώρο εργασίας μας, βλέπουμε μόνο να εκπροσωπούνται μόνο μία ή δύο κουλτούρες και ένα περιορισμένο φάσμα υπόβαθρων. Ωστόσο, όταν δίνουμε ποικιλομορφία στους χώρους εργασίας μας, όχι μόνο αποκτάμε πρόσβαση σε νέες προοπτικές και ιδέες, αλλά μπορεί να ανοίξουμε πόρτες και για τον εαυτό μας σε προσωπικό και επαγγελματικό επίπεδο, που ίσως δεν γνωρίζαμε ποτέ.

Αυτό δεν σημαίνει ότι η δημιουργία ενός πολυπολιτισμικού γραφείου θα είναι εύκολη, επειδή, στην πραγματικότητα, η γλωσσική ποικιλομορφία μπορεί να θέτει ορισμένες πραγματικές προκλήσεις. Ωστόσο, τα οφέλη της ποικιλομορφίας υπερβαίνουν τις προκλήσεις και μπορούν να κάνουν το γραφείο και την επιχείρησή σας πιο ισχυρά. Επομένως, ας ρίξουμε μια ματιά σε ορισμένα από αυτά τα πλεονεκτήματα και πώς η τεχνολογία μπορεί να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε τους γλωσσικούς φραγμούς.

Τα πλεονεκτήματα της ποικιλομορφίας

• Η ποικιλομορφία οδηγεί στην καινοτομία, η οποία οδηγεί στην ανάπτυξη. Μια έρευνα της McKinsey & Company, δείχνει ότι “οι εταιρείες που ανήκουν στο ανώτατο τεταρτημόριο φυλετικής και εθνοτικής ποικιλομορφίας έχουν 35% περισσότερες πιθανότητες να έχουν οικονομικές αποδόσεις πάνω από τους αντίστοιχους μέσους εθνικούς συντελεστές του κλάδου” και ότι “η ποικιλομορφία των φύλων είναι κατά 15% πιο πιθανό να έχει οικονομικές αποδόσεις πάνω από τους αντίστοιχους εθνικούς μέσους όρους του κλάδου”. Σύμφωνα με τη μελέτη, η μεγαλύτερη ποικιλομορφία δεν μεταφράζεται πάντα σε μεγαλύτερο κέρδος, ωστόσο, η McKinsey & Company υποδεικνύει ότι ένας χώρος εργασίας με μεγαλύτερη ποικιλομορφία έχει μεγαλύτερη πιθανότητα να “προάγει τις ιδέες και την καινοτομία και, αυτή η καινοτομία, να οδηγήσει, στη συνέχεια, στην επιτυχία”.
• Είστε καλύτερα εξοπλισμένοι για να εξυπηρετήσετε τους πελάτες σας. Είτε έχετε μια μικρή επιχείρηση που εστιάζει στην τοπική σας κοινότητα είτε είστε έτοιμοι να επεκταθείτε σε διεθνές επίπεδο, όταν έχετε ένα ποικιλόμορφο εργατικό δυναμικό, μπορείτε να εξυπηρετείτε καλύτερα όλους τους πελάτες σας, τρέχοντες και μελλοντικούς. Εξάλλου, οι μοναδικές ποικιλόμορφες δεξιότητες, οι εργαζόμενοι που μπορούν να μιλούν άλλες γλώσσες και μια ομάδα που καταλαβαίνει διαφορετικούς πολιτισμούς και εμπειρίες ζωής, μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια εταιρεία που να μπορεί να μιλήσει για ένα ευρύ φάσμα θεμάτων και να παρέχει έξυπνες, κατάλληλες και πολιτισμικά ευαίσθητες υπηρεσίες σε κάθε επίπεδο.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

• Θα αποκτήσετε πρόσβαση σε μια εντελώς νέα δεξαμενή ταλέντων. Η έλλειψη εξειδικευμένου εργατικού δυναμικού αυξάνεται σε παγκόσμια κλίμακα. Από τις 30 χώρες που συμμετείχαν στην έρευνα της διεθνούς εταιρείας προσλήψεων Hays PLC, ο Καναδάς, η Ιαπωνία, οι Η.Π.Α. και η Γερμανία κατατάσσονται μεταξύ των κορυφαίων 10 χωρών όπου οι εταιρείες τους αντιμετωπίζουν το πρόβλημα της έλλειψης ταλέντων. Ευτυχώς, ορισμένα από τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες με την έλλειψη ταλέντων μπορούν να επιλυθούν, ορίζοντας ένα ευρύτερο πεδίο στις προσλήψεις και προσλαμβάνοντας άτομα που μπορεί να είναι μετανάστες, νέοι κάτοικοι της χώρας ή ακόμη και άτομα που ζουν στην άλλη άκρη του κόσμου, αλλά έχουν τις δεξιότητες που χρειάζεστε για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
• Η δεξαμενή ταλέντων θα επεκταθεί, ακόμη και στην πόλη σας. Σύμφωνα με μια έρευνα της Glassdoor, περίπου τα “δύο τρίτα των ερωτηθέντων υποστηρίζουν ότι ένα ποικιλόμορφο εργατικό δυναμικό αποτελεί σημαντικό παράγοντα κατά την αξιολόγηση των εταιρειών και των θέσεων εργασίας”, πράγμα που σημαίνει ότι ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται η ομάδα των ταλέντων σας, μπορείτε να πείτε ότι σχεδόν οποιοσδήποτε υποψήφιος θα λάβει υπόψη του την ποικιλομορφία της εταιρείας σας προτού αποδεχθεί μια προσφορά.

Εργαλεία μετάφρασης

Παρόλο που τα οφέλη της ποικιλομορφίας είναι μεγάλα, υπάρχουν και κάποια εμπόδια που κάθε εταιρεία καλείται να αντιμετωπίσει. Ευτυχώς, η τεχνολογία μετάφρασης μπορεί να λύσει πολλά από τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν και να σας πάει πολύ μακριά, κάνοντας την εταιρεία σας πιο περιεκτική, δημιουργική και ισχυρή. Ορισμένες λύσεις που μπορούμε να δούμε είναι οι εξής:

• Ενσωματωμένα προγράμματα μετάφρασης κειμένου: Ορισμένα δημοφιλή προγράμματα επεξεργασίας κειμένου επιτρέπουν στους χρήστες να μεταφράζουν έγγραφα κειμένου σε πολλές γλώσσες. Με αυτόν τον τρόπο, οι αναγνώστες μπορούν να διαβάσουν τις πληροφορίες στη μητρική τους γλώσσα για καλύτερη κατανόηση, γεγονός που κάνει τη συνεισφορά τους πολυτιμότερη.
• Διασκέψεις με βίντεο με υπηρεσίες μετάφρασης: Δεν χρειάζεστε έναν πραγματικό διερμηνέα για να διοργανώσετε συσκέψεις που μπορούν όλοι να κατανοήσουν και να συμμετέχουν εάν επιλέξετε μια λύση διασκέψεων με βίντεο με υπηρεσίες μετάφρασης σε πραγματικό χρόνο. Κατασκευασμένα με σκοπό την απρόσκοπτη επικοινωνία, τα εργαλεία αυτά μεταφράζουν σε πραγματικό χρόνο την ομιλούμενη λέξη σε κείμενο στις μητρικές γλώσσες των χρηστών, γεγονός που βελτιώνει την κατανόηση και διευκολύνει όλα τα μέλη της ομάδας σας να συμμετέχουν και να συνεισφέρουν.
• Λογισμικό συνεργασίας ομάδας με υπηρεσίες μετάφρασης φωνής και κειμένου: Αυτή η αναδυόμενη τεχνολογία παρέχει σε όλα τα άτομα της ομάδας σας την ευκαιρία να μεταφράζουν και να εργάζονται σε έγγραφα στη μητρική τους γλώσσα στον ίδιο χώρο. Επιπλέον, επιτρέπει επίσης στα μέλη της ομάδας να επικοινωνούν μεταξύ τους με σαφήνεια, μέσω μηνυμάτων κειμένου ή/και φωνής.

Η δημιουργία ενός χώρου εργασίας με μεγαλύτερη ποικιλομορφία που αντανακλά καλύτερα την πολυπολιτισμική μας κοινωνία δεν θα γίνει μέσα σε μια νύχτα, ωστόσο αξίζει τον κόπο. Με τα σωστά εργαλεία, η διαδικασία αυτή μπορεί να είναι απλή και απρόσκοπτη και να ανταμείψει απίστευτα την επιχείρηση και την ομάδα σας.

Οι επιχειρήσεις που βασίζονται στην παροχή υπηρεσιών μέσω ραντεβού (κομμωτήρια, οδοντιατρεία, συμβουλευτικές και δικηγορικές εταιρείες κ.λπ.) χρειάζονται έναν αξιόπιστο τρόπο διαχείρισης της διαδικασίας κρατήσεων. Η σωστή online λύση θα προσφέρει εύχρηστο περιβάλλον τόσο στους πελάτες όσο και στους υπαλλήλους, καθώς και βολικά χαρακτηριστικά που εξοικονομούν χρόνο και χρήμα για όλους. Ας ρίξουμε μια ματιά στους λόγους για τους οποίους ένα εξαιρετικό λογισμικό συναντήσεων συμβάλλει σε μια ακόμη καλύτερη επιχειρηματική εμπειρία.

Ευκολία για τους πελάτες

Ο προγραμματισμός συναντήσεων online παρέχει στους πελάτες περισσότερη ελευθερία. Μπορούν να επανεξετάσουν τα διαθέσιμα χρονικά περιθώρια στον ελεύθερο χρόνο τους, να κάνουν κράτηση οποιαδήποτε ώρα της ημέρας και να επαναπρογραμματίσουν εύκολα τις συναντήσεις τους όταν προκύψει ταυτόχρονη υποχρέωση, χωρίς να χρειαστεί να τηλεφωνήσουν. Επιπλέον, θα μπορούν να προσθέτουν συναντήσεις στα προσωπικά ημερολόγιά τους με το πάτημα ενός κουμπιού και να επιλέγουν να λαμβάνουν χρήσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης. Σε μια εποχή που το 75% των ανθρώπων της γενιάς του 2000 επιλέγουν να επικοινωνούν με γραπτά μηνύματα αντί να μιλούν στο τηλέφωνο, μπορείτε να στοιχηματίσετε ότι όλο και περισσότεροι άνθρωποι θα εκτιμήσουν αυτά τα χαρακτηριστικά των online κρατήσεων.

Office 365

Office 365

Οι ιδιοκτήτες των επιχειρήσεων θα πρέπει να επιλέξουν ένα λογισμικό κρατήσεων που να λειτουργεί καλά στις μεγαλύτερες οθόνες και στις κινητές συσκευές, καθώς η χρήση του Internet σε κινητά και tablet επισκίασε πρόσφατα τη χρήση του από επιτραπέζιους υπολογιστές για πρώτη φορά.

Προηγμένες λειτουργίες για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Ο προγραμματισμός συναντήσεων online πρέπει να προσφέρει παρόμοια ευελιξία στους εργαζόμενους, οι οποίοι ενδέχεται να χρειαστεί να προγραμματίσουν, να αναπρογραμματίσουν, να ακυρώσουν ή να τροποποιήσουν με άλλο τρόπο ραντεβού με βάση σκόρπιες τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πελάτες. Ωστόσο, ένα καλό λογισμικό κρατήσεων θα πρέπει επίσης να κάνει περισσότερα. Οι πρόσθετες λειτουργίες που πρέπει να αναζητήσετε περιλαμβάνουν μια λίστα πελατών και την ενσωμάτωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ταυτόχρονα, οι δυνατότητες αυτές διευκολύνουν τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές επιχειρήσεων να δημιουργούν (και να διατηρούν επαφή με) μια μεγάλη λίστα αλληλογραφίας.

Οι διαχειριστές πρέπει επίσης να μπορούν να χρησιμοποιούν το λογισμικό κρατήσεων για να τροποποιήσουν καταλόγους προσωπικού, να καθορίσουν υπηρεσίες και τιμές και να ορίσουν ώρες. Με άλλα λόγια, θα πρέπει να ενημερώνουν εύκολα τις πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν τόσο οι πελάτες όσο και οι εργαζόμενοι, με τρόπο που ο καθένας να μπορεί να τις δει.

Μια εφαρμογή με επίκεντρο την επιχείρηση

Σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες, το μεγαλύτερο ποσοστό χρηστών κινητών συσκευών προτιμά τις εφαρμογές από τα προγράμματα περιήγησης. Κατά συνέπεια, μια καλή υπηρεσία κρατήσεων θα πρέπει να παρέχει μια εφαρμογή για κινητά που προσφέρει τις ίδιες λειτουργίες και δυνατότητες που υπάρχουν στην έκδοση web. Αυτό επιτρέπει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διατηρούν την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής τους, ακόμα και όταν βρίσκονται εν κινήσει.

Η χρήση προγραμματισμού συναντήσεων online για την επιχείρησή σας δεν χρειάζεται να είναι μια δύσκολη διαδικασία. Ένα καλό λογισμικό κρατήσεων μπορεί να λειτουργήσει εξίσου καλά με μια εξατομικευμένη λύση. Απλώς, φροντίστε να αναζητήσετε τις επιλογές που χρειάζεστε.

Για ορισμένους ανθρώπους, το να είναι οργανωμένοι είναι τρόπος ζωής. Προγραμματίζουν τα γεύματα και τα ψώνια τους για τις επόμενες εβδομάδες, παρακολουθούν όλα τα επαγγελματικά έργα τους και ξέρουν πάντα τι πρέπει να παραδοθεί, τι έχει σειρά μετά και τι θα πρέπει να περιμένουν, ενώ δεν χάνουν ΠΟΤΕ καμία προθεσμία. Εάν όμως δεν έχετε αυτό το ταλέντο στη διαχείριση χρόνου, διαχειρίζεστε μεγάλα έργα με πολλούς συντελεστές ή απλώς θέλετε έναν καλύτερο τρόπο να παρακολουθείτε τη λίστα εκκρεμών εργασιών σας, μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών μπορεί να σας βοηθήσει.

Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών όχι μόνο σας βοηθά να εργάζεστε πιο αποδοτικά και να ιεραρχείτε τα έργα (για τον εαυτό σας και για τους άλλους), αλλά μπορεί ακόμη να σας βοηθήσει να πετύχετε μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασίας και ζωής (επειδή δεν θα είστε πλέον μονίμως αγχωμένοι για ό,τι ξεχάσατε να κάνετε στη δουλειά).

Φυσικά, η καλύτερη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών είναι αυτή που θα χρησιμοποιείτε, αλλά εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τη διαχείριση εργασιών, μπορεί να μην είναι εύκολο να κατανοήσετε ποιες δυνατότητες και λειτουργίες ακριβώς θα χρησιμοποιείτε. Ας δούμε λοιπόν ορισμένες σημαντικές ιδιότητες που πρέπει να αναζητήσετε και πώς μπορούν να βελτιώσουν τον τρόπο που εργάζεστε με άλλα άτομα αλλά και μόνοι σας.

• Ένας κόμβος έργου: Όταν όλα τα έργα σας βρίσκονται ένα σημείο, μπορείτε να παρακολουθείτε τις εργασίες σας για ένα ή περισσότερα έργα, καθώς και τις εργασίες της ομάδας που εργάζεται μαζί σας. Στον κόμβο, θα πρέπει να μπορείτε να βλέπετε εύκολα την πρόοδο του καθένα, που σημαίνει ότι όποιος συμμετέχει στο έργο δεν θα πρέπει να έχει εκπλήξεις όσον αφορά τι πρέπει να παραδοθεί τώρα, τι έχει σειρά μετά και για πότε έχει προγραμματιστεί η ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου.

• Αποδοχή εργασιών: Εάν είστε διαχειριστής έργων ή επικεφαλής ομάδας, η λύση διαχείρισης εργασιών σας θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα σε όλους τους συντελεστές του έργου να αποδέχονται τις εργασίες τους και, κατά συνέπεια, θα πρέπει να επιτρέπει στους άλλους χρήστες να βλέπουν ποιος έχει αναλάβει μια εργασία. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα υπάρχει σύγχυση σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για το καθετί ούτε διπλή εργασία για το ίδιο πράγμα.
• Εναύσματα εξαρτώμενων εργασιών: Ιδανικά, μέσα στον κόμβο, με την ολοκλήρωση μιας εργασίας θα πρέπει να ενημερώνεται το επόμενο άτομο που είναι υπεύθυνο για μια εργασία ότι τα αρχεία του είναι έτοιμα και ότι πρέπει να ξεκινήσει. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε στην αρχιτεκτονική ή τις κατασκευές, με την επισήμανση της ολοκλήρωσης των σχεδίων σας στην εφαρμογή διαχείρισης εργασιών μπορεί να ειδοποιηθεί αυτόματα ο συνεργάτης σας ότι είναι ώρα να διεκπεραιώσει την εργασία της υποβολής των σχεδίων για την άδεια της πολεοδομίας, ώστε να διατηρηθεί η ροή εργασιών.
• Εφαρμογή διαχείρισης εργασιών: Το προσωπικό σήμερα μετακινείται σε μεγάλο βαθμό, επομένως θα πρέπει να επιλέξετε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που λειτουργεί εξίσου καλά στον φορητό ή τον επιτραπέζιο υπολογιστή σας και στο τηλέφωνο ή το tablet σας. Με μια εφαρμογή εργασιών που σας παρέχει πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες που θα είχατε στο γραφείο, μπορείτε να παρακολουθείτε τα έργα σας όπου και αν βρίσκεστε.
• Αποθήκευση αρχείων: Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών που σας επιτρέπει επίσης να αποθηκεύετε και να οργανώνετε τα αρχεία των πόρων σας, όπως έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και εικόνες, μπορεί να συμβάλει σημαντικά στο να έχετε τη σιγουριά ότι εργάζεστε πάντα με τις σωστές πληροφορίες. Εάν μπορείτε να επισυνάψετε συγκεκριμένα αρχεία σε συγκεκριμένες εργασίες, αυτό είναι ακόμη καλύτερο, καθώς θα σας βοηθήσει να μειώσετε περαιτέρω τυχόν σύγχυση σχετικά με το ποιες πληροφορίες αντιστοιχούν σε ποια εργασία.

Με την κατάλληλη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών, είναι απλή υπόθεση να παρακολουθείτε τα πάντα. Παρέχοντας εργαλεία που σας επιτρέπουν να αναθέτετε εργασίες στον εαυτό σας και στα άλλα μέλη της ομάδας σας, είναι εύκολο να γνωρίζουν όλοι τι ακριβώς πρέπει να γίνει και πότε. Ακόμη, έχοντας τη δυνατότητα να επισυνάπτουν αρχεία σε εργασίες, τα μέλη της ομάδας σας δεν θα χρειαστεί ποτέ να πραγματοποιήσουν αναζήτηση για τα σωστά αρχεία, δεδομένα ή πληροφορίες πριν ξεκινήσουν την εργασία τους. Για όσους έχουν ομάδες που ταξιδεύουν συχνά ή εργάζονται από απόσταση, το να έχουν πρόσβαση σε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών θα δώσει τη δυνατότητα σε όλους να παρακολουθούν τις εργασίες τους όταν βρίσκονται σε επαγγελματικό ταξίδι ή εργάζονται από απόσταση, διευκολύνοντάς τους να είναι παραγωγικοί κατά τις εργάσιμες ώρες και να απολαμβάνουν πραγματικά τον ελεύθερο χρόνο τους.