Αν αναφέρετε μια επιχειρηματική πρόκληση, πιθανότατα υπάρχει μια εφαρμογή cloud, ή πολλές, που υπόσχεται ότι αντιμετωπίζει το ζήτημα. Οι εφαρμογές cloud ήταν ευλογία για τις μικρές επιχειρήσεις. Δεν χρειάζεται να επενδύετε σε δαπανηρή υποδομή για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών, όπως οι ανθρώπινοι πόροι, η διαχείριση έργων, η λογιστική και η διαχείριση σχέσεων πελατών. Με ένα συνδρομητικό μοντέλο, μπορείτε εύκολα να ξεκινήσετε και πληρώνετε μόνο για αυτό που χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, εάν δεν είστε προσεκτικοί, πολλές επικαλυπτόμενες εφαρμογές οδηγούν σε έλλειψη αποτελεσματικότητας και αύξηση του κόστους.

Για πολλές επιχειρηματικές διεργασίες, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε λύσεις που εξειδικεύονται σε μια συγκεκριμένη εργασία και λύσεις που αφορούν μια ολοκληρωμένη διεργασία ή πολλές επιχειρηματικές ανάγκες σε ολόκληρη την εταιρεία σας. Υπάρχουν φορές που μια εστιασμένη εφαρμογή είναι η σωστή προσέγγιση, αλλά είναι σημαντικό να συγκρίνετε τα πλεονεκτήματά της με τα πλεονεκτήματα μίας ενοποιημένης λύσης.

1. Μείωση του κόστους IT

Το πιο προφανές όφελος της ενοποίησης εφαρμογών είναι η οικονομική απόδοση. Αν και είναι αλήθεια ότι οι συνδρομές συνήθως είναι πιο οικονομικές από τη φιλοξενία εφαρμογών εντός της εταιρείας, υπάρχουν επίσης χρεώσεις που σχετίζονται με τις εφαρμογές cloud. Οι περισσότερες επιχειρηματικές εφαρμογές χρεώνουν ένα μηνιαίο ποσό με βάση τον αριθμό των χρηστών ή το μέγεθος του χώρου αποθήκευσης που χρησιμοποιείται. Αυτά τα έξοδα αθροίζονται, ειδικά εάν πληρώνετε για περισσότερες από μία εφαρμογές με παρόμοια λειτουργικότητα.

Μπορεί επίσης να είναι κουραστική η διαχείριση πολλών συνδρομών. Δεν χρησιμοποιούν όλες οι εταιρείες τους ίδιους δείκτες για να προσδιορίσουν το κόστος. Η παρακολούθηση των ποσών που πληρώνετε γίνεται περίπλοκη όταν διαφορετικές ομάδες χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές. Με την ενοποίηση των χρεώσεων, θα έχετε καλύτερη εικόνα όσον αφορά τα στοιχεία που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας και το κατά πόσο αξιοποιείτε τις εφαρμογές cloud.

2. Κάνετε περισσότερα πράγματα

Πέρα από το κόστος που σχετίζεται με τις συνδρομές, η χρήση πολλών εφαρμογών μειώνει την παραγωγικότητα. Όπως η εναλλαγή εργασιών γενικά, η μετακίνηση μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών είναι χρονοβόρα και δυσκολεύει τους υπαλλήλους σας. Αυτά τα χαμένα λεπτά και οι ώρες συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου και αποτελούν χρόνο που οι υπάλληλοί σας θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν σε εργασίες υψηλότερης αξίας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για τον τρόπο απλοποίησης της εργασίας με την ενοποίηση:

• Μια ενιαία εφαρμογή για συνομιλίες, κλήσεις και συσκέψεις επιτρέπει στους υπαλλήλους τη γρήγορη εναλλαγή λειτουργιών επικοινωνίας. Για παράδειγμα, εάν τα μέλη της ομάδας πιστεύουν ότι μια συνομιλία δεν βοηθά στην επίλυση κάποιου ζητήματος, μπορούν να ξεκινήσουν μια σύσκεψη με όλους τους συμμετέχοντες στη συνομιλία, με το πάτημα ενός κουμπιού.
• Κατά την εργασία σε ένα μόνο έργο, οι υπάλληλοί σας μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσουν με ένα συνάδελφο, στη συνέχεια, να συνεργαστούν σε ένα έγγραφο και μετά να αναθεωρήσουν ένα χρονοδιάγραμμα έργου, όλα αυτά μέσα σε λίγες ώρες. Η ολοκλήρωση αυτών των εργασιών είναι πολύ πιο απλή εάν όλες οι εφαρμογές είναι προσβάσιμες σε μία ενιαία πλατφόρμα, όπως το Microsoft Teams.
• Εάν οι πληροφορίες βρίσκονται σε μία ενιαία πλατφόρμα, οι υπάλληλοι δεν θα χάνουν χρόνο ανοίγοντας πολλές διαφορετικές εφαρμογές για να βρουν αυτό που αναζητούν.

3. Απλοποίηση της τεχνολογίας

Οι εφαρμογές cloud είναι πιο απλές στη ρύθμιση σε σύγκριση με τις λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν απαιτούν ενασχόληση. Κάποιος, συνήθως το IT, πρέπει να τις συντηρεί. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την προσθήκη και την κατάργηση χρηστών από εφαρμογές καθώς αλλάζουν οι ρόλοι τους στην εταιρεία σας, την ενοποίηση εφαρμογών με άλλα συστήματα, όπως μια λύση διαχείρισης πρόσβασης ταυτοτήτων και την αντιμετώπιση των προβλημάτων που έχουν οι υπάλληλοί σας με το λογισμικό σας.

Έχοντας λιγότερες εφαρμογές για υποστήριξη, θα αποδεσμεύσετε το IT ώστε να αφιερώνει περισσότερο χρόνο σε μεγαλύτερες πρωτοβουλίες που θα δώσουν ώθηση στην επιχείρησή σας.

Ενοποίηση εφαρμογών για μείωση του κόστους

Μάθετε τα δύο στοιχεία που προκαλούν μείωση του κόστους και κάντε μια αυτοαξιολόγηση για να δείτε αν ο οργανισμός σας είναι έτοιμος για απλοποίηση και βελτιστοποίηση.Μάθετε περισσότερα

4. Πρόσβαση σε καλύτερες πληροφορίες

Τα δεδομένα είναι ένας από τους μεγαλύτερους πόρους της επιχείρησής σας. Για να κατανοήσετε ποιοι είναι οι καλύτεροι πελάτες σας, να αποκαλύψετε τις τάσεις πωλήσεων και να διαχειριστείτε τις προκλήσεις παραγωγής, απαιτείται ανάλυση δεδομένων. Ωστόσο, εάν τα δεδομένα των πελατών, οι οικονομικές πληροφορίες και ο σχεδιασμός έργων είναι μοιρασμένα σε πολλές εφαρμογές, ίσως να χάνετε σημαντικές πληροφορίες.

Ενοποιώντας εφαρμογές σε μία ενιαία λύση ή μια οικογένεια καλά ενσωματωμένων εργαλείων επιχειρηματικής ευφυΐας, είναι ευκολότερο για τα άτομα να αναλύουν δεδομένα σε ολόκληρη την εταιρεία σας και να ανακαλύπτουν βασικές πληροφορίες που σας βοηθούν στη λήψη πιο έξυπνων αποφάσεων. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας έχει εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα πελατών από όλα τα σημεία επαφής του κύκλου ζωής του πελάτη, μπορεί να προβλέψει τις ανάγκες και να προσφέρει καλύτερη εξυπηρέτηση. Η σύνδεση των δεδομένων πωλήσεων με τα δεδομένα χρήσης των υπαλλήλων μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς μπορείτε να είστε πιο αποτελεσματικοί με τους πόρους σας. Επιπλέον, πολλές πλατφόρμες εμφανίζουν σημαντικούς δείκτες που μπορείτε να εξετάσετε με μια ματιά.

5. Ενισχυμένη ασφάλεια

Στον σημερινό κόσμο, κάθε συσκευή, λογαριασμός χρήστη και εφαρμογή αποτελεί ένα πιθανό σημείο εισόδου για εισβολείς που θέλουν να κλέψουν δεδομένα ή να διαταράξουν με κάποιον άλλο τρόπο την επιχείρησή σας. Η χρήση εφαρμογών από πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές ενέχει μεγαλύτερο κίνδυνο παραβίασης ασφαλείας, επειδή πολλά άτομα χρησιμοποιούν ξανά τον ίδιο κωδικό πρόσβασης σε πολλούς λογαριασμούς. Αν ένας λογαριασμός παραβιαστεί, οι εισβολείς μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για να αποκτήσουν πρόσβαση σε άλλους λογαριασμούς, συμπεριλαμβανομένου του εταιρικού σας δικτύου.

Μειώνοντας τον αριθμό των εφαρμογών που χρησιμοποιεί η ομάδα σας, απλοποιείτε την ασφάλεια. Όταν οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν έναν μόνο λογαριασμό για να έχουν πρόσβαση σε πολλές εφαρμογές, μπορείτε να εφαρμόζετε τα ίδια στοιχεία ελέγχου ασφάλειας σε όλες τις εφαρμογές τους. Επίσης, με λιγότερες εφαρμογές για παρακολούθηση, είναι πιο πιθανό να εντοπίζετε περιστατικά ασφαλείας προτού κάνουν πραγματική ζημιά στην εταιρεία σας.

Πώς μπορείτε να μάθετε εάν έχετε πάρα πολλές εφαρμογές

Η εύρεση και η χρήση πολλών εφαρμογών cloud είναι εύκολη. Στην πραγματικότητα, ενδέχεται να μην γνωρίζετε όλες τις εφαρμογές που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Ωστόσο, ακόμα και εάν έχετε επιλέξει σκόπιμα εφαρμογές για την εταιρεία σας, ενδέχεται να υπάρχουν ακόμα ευκαιρίες για ενοποίηση. Ορισμένες ενδείξεις ότι η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί πάρα πολλές εφαρμογές είναι οι εξής:

• Τα τμήματα ή οι ομάδες έργων χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές που εκτελούν παρόμοιες λειτουργίες. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα μάρκετινγκ μοιράζεται αρχεία χρησιμοποιώντας το Microsoft OneDrive, ενώ η ομάδα ανάπτυξης προϊόντων χρησιμοποιεί το Box.
• Τα μέλη ομάδας χρειάζεται να πραγματοποιούν τη λήψη δεδομένων από ένα σύστημα και την αποστολή από ένα άλλο, για να ολοκληρώσουν την εργασία τους. Για παράδειγμα, η ομάδα πωλήσεων μπορεί να χρειάζεται να εισάγει πληροφορίες πελατών από ένα εργαλείο παρακολούθησης πωλήσεων σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων, αφού κλείσετε μια πώληση.
• Οι σημαντικές πληροφορίες είναι διασκορπισμένες σε πολλά διαφορετικά εργαλεία, με αποτέλεσμα οι υπάλληλοι να χρειάζεται να κάνουν αναζήτηση σε πολλές εφαρμογές για να βρουν αυτό που χρειάζονται.
• Η έλλειψη ορατότητας σε ολόκληρη την επιχείρησή σας καθιστά δύσκολη τη διαμόρφωση της μεγάλης εικόνας για το τι συμβαίνει σε σχέση με όλα τα έργα, τους πόρους και τα έσοδα.

Οι εφαρμογές cloud βοηθούν εσάς και την ομάδα σας να εργάζεστε από οπουδήποτε. Ωστόσο, οι πάρα πολλές εφαρμογές μπορεί επίσης να μειώνουν την αποτελεσματικότητά σας. Για να βελτιώσετε την ασφάλεια, την παραγωγικότητα και τη διαχείριση κόστους, ρίξτε μια ματιά στις ολοκληρωμένες λύσεις για να δείτε εάν υπάρχουν ευκαιρίες για να μειώσετε τον αριθμό των εφαρμογών που η ομάδα σας χρειάζεται να εναλλάσσει καθημερινά. Εναλλακτικά, αποκτήστε μια πιο λεπτομερή ανάλυση σχετικά με την ενδεχόμενη εξοικονόμηση κόστους από την ενοποίηση εφαρμογών και κάντε μια αυτοαξιολόγηση για να προσδιορίσετε εάν η απλοποίηση του οικοσυστήματος εφαρμογών σας είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας.

Ο πυρήνας των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι η κοινή χρήση πληροφοριών και ιδεών. Επίσης, αν λάβουμε υπόψη τα δισεκατομμύρια ατόμων που χρησιμοποιούν μέσα κοινωνικής δικτύωσης σε τακτική βάση, είναι ασφαλές να πούμε ότι το σύγχρονο άτομο θέλει να μοιράζεται, σε μεγάλο βαθμό.

Δείτε ορισμένες από αυτές τις συνήθεις πλατφόρμες για παράδειγμα. Στη διάρκεια μιας συνηθισμένης ημέρες, αναμένεται ο εξής αριθμός συμμετεχόντων:

• Facebook: 1,37 δισεκατομμύρια ενεργοί χρήστες
• Twitter: 500 εκατομμύρια tweet
• Instagram: 94 εκατομμύρια φωτογραφίες και βίντεο

Ένα νέο είδος κοινωνικής κινητοποίησης

Οι κοινωνικές επαφές είναι έμφυτο χαρακτηριστικό των ανθρώπων, επομένως δεν θα πρέπει να αποτελούν έκπληξη η απήχηση και ο αντίκτυπος των κοινωνικών δικτύων που βλέπουμε σήμερα. Εκτός από τις κοινωνικές φιλοδοξίες, ένας συνεχώς αυξανόμενος αριθμός ανθρώπων έχει ένα πολύ ισχυρό εργαλείο κοινωνικής δικτύωσης στην τσέπη του, με τη μορφή ενός κινητού τηλεφώνου. Περισσότεροι από 9 στους 10 Αμερικανούς ενήλικες έχουν κινητά τηλέφωνα. Τα smartphone, στις τυπικές δυνατότητες των οποίων περιλαμβάνονται η σύνδεση στο Internet και οι εφαρμογές για κινητές συσκευές, είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους δημιουργούμε κοινωνικές επαφές. Επιπλέον, μία από τις πιο σημαντικές δυνατότητες ενός smartphone όσον αφορά την κοινωνική δικτύωση είναι η κάμερα.

Στις κάμερες οφείλεται μια σημαντική ποσότητα του περιεχομένου που μοιράζεται. Το 2013, το Facebook ανέφερε ότι ο αριθμός των φωτογραφιών που αποστέλλονται καθημερινά στην πλατφόρμα ήταν 350 εκατομμύρια. Μέσα σε λίγα μόνο χρόνια, το smartphone εφοδίασε εκατομμύρια χρήστες με ψηφιακές κάμερες αλλά και έδωσε τη δυνατότητα στα άτομα να μοιράζονται αυτές τις φωτογραφίες με ευκολία.

Η κοινή χρήση φωτογραφιών είναι ένα βασικό στοιχείο των πιο επιτυχημένων κοινωνικών δικτύων. Η αρχική μορφή του Facebook ήταν ουσιαστικά ένα άλμπουμ φωτογραφιών και παρόλο που το εύρος του έχει επεκταθεί από τότε, οι φωτογραφίες είναι ακόμη ο κύριος τύπος περιεχομένου στο δίκτυο.

Το 2012, το Facebook απέκτησε την υπηρεσία κοινής χρήσης φωτογραφιών Instagram. Σε αντίθεση με τα άλλα δίκτυα, το Instagram αρχικά επικεντρωνόταν αποκλειστικά στη φωτογραφία. Μέσα από την εφαρμογή, οι χρήστες μπορούσαν να αποστείλουν μεμονωμένες φωτογραφίες. Κάθε χρήστης μπορούσε να ακολουθήσει άλλους λογαριασμούς και αυτές οι φωτογραφίες εμφανίζονταν σε μια τροφοδοσία με χρονολογική σειρά. Σε μόνο δύο χρόνια, αυτή η απλή ιδέα για την κοινή χρήση πληροφοριών έκανε το Instagram μια εταιρεία του ενός δισεκατομμυρίου δολαρίων.

Στις δημοφιλείς τοποθεσίες κοινής χρήσης φωτογραφιών, δεν είναι καθόλου ασυνήθιστο να υπάρχουν χρήστες που ακολουθούν μια ευρεία γκάμα λογαριασμών που εμπίπτουν σε διαφορετικές κατηγορίες. Στην ίδια τροφοδοσία, οι χρήστες μπορούν να δουν βραβευμένες φωτογραφίες του National Geographic, τι έφαγε ο γείτονας για πρωινό σήμερα το πρωί και μια συλλογή από φημισμένες γάτες. Υπάρχουν άτομα που έχουν αναπτύξει με επιτυχία τα εμπορικά τους σήματα μέσω εφαρμογών κοινής χρήσης φωτογραφιών. Αυτή είναι η δύναμη της φωτογραφίας.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Οι φωτογραφίες έχουν ένα μεγάλο πλεονέκτημα σε σχέση με τη γλώσσα. Ενώ οι γλώσσες πρέπει να μεταφραστούν για να φτάσουν στο παγκόσμιο κοινό, οι φωτογραφίες δεν χρειάζονται κάτι τέτοιο. Είναι μία από τις πιο κατανοητές μορφές επικοινωνίας σε παγκόσμιο επίπεδο, αν όχι η πιο κατανοητή.

Η κοινή χρήση φωτογραφιών έχει επίσης εξελιχθεί σε μια εμπειρία συνεργασίας. Σε πολλές πλατφόρμες, οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν δημόσια ή ιδιωτικά άλμπουμ στα οποία μπορούν να προσθέτουν φωτογραφίες άλλοι συμμετέχοντες. Αυτοί οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι φίλοι, μέλη της οικογένειας ή εντελώς άγνωστοι και η εμπειρία κοινής χρήσης φωτογραφιών δεν περιορίζεται μόνο σε μεμονωμένα άτομα.

Το λιγότερο δεν είναι πάντα περισσότερο

Αν και οι εφαρμογές όπως το Instagram έχουν φυσικά την τάση να διατηρούν την ποιότητα μέσω σχετικών οδηγιών, τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να τραβούν όσες φωτογραφίες θέλουν. Η χωρητικότητα αποθήκευσης στα κινητά τηλέφωνα μπορεί να είναι επαρκής, αλλά υπάρχουν και πολλές επιλογές χώρου αποθήκευσης στο cloud που επιτρέπουν στους χρήστες να έχουν έναν φαινομενικά άπειρο προσωρινό χώρο αποθήκευσης φωτογραφιών. Το Microsoft OneDrive είναι μια διαδεδομένη λύση που επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν όλες τις φωτογραφίες τους, να τις οργανώνουν σε άλμπουμ και να μοιράζονται τις αγαπημένες τους. Δεν χρειάζονται πλέον μεγάλα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μονάδες flash, απλώς στείλτε μια σύνδεση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματος κειμένου, iMessage ή Facebook.

Μήπως η σκέψη και μόνο των υπερβολικών e-mail σάς προκαλεί ρίγη; Μήπως το γραμματοκιβώτιό σας είναι ένα συνονθύλευμα μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και εργασιών που κρατάτε για αργότερα; 

Δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Το όνειρο των οργανωμένων εισερχόμενων μπορεί να φαίνεται άπιαστο, αλλά είναι πιο κοντά από ό, τι νομίζετε. 

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως οποιοδήποτε άλλο εργαλείο, προσθέτει αξία στη ζωή σας όταν χρησιμοποιείται σωστά. Με ένα έξυπνο πρόγραμμα, μπορείτε να μετατρέψετε τα εισερχόμενά σας σε έναν από τους μεγαλύτερους συμμάχους της επικοινωνίας σας.  

Το e-mail σας είναι μέρος της ταυτότητάς σας. Προφυλάξτε το 

Αυτή η αρχή θα μπορούσε να θεωρηθεί ο Χρυσός Κανόνας της διαχείρισης των e-mail. Για έναν πολυάσχολο άνθρωπο, είναι απαραίτητο η διεύθυνση e-mail σας να είναι γνωστή μόνο σε όσους τη χρειάζονται. Εάν η διεύθυνσή σας περιφέρεται σε υπερβολικά πολλά μέρη, τα εισερχόμενά σας σίγουρα θα πλημμυρίσουν.  

Μια μέθοδος για την προστασία της ταυτότητάς σας είναι να χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις. Έχετε τη “πραγματική” διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αυτή που χρησιμοποιείτε καθημερινά. Η εναλλακτική διεύθυνση είναι αυτή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν συμπληρώνετε έντυπα, πραγματοποιείτε διαδικτυακές αγορές κ.λπ. Αυτή η δεύτερη διεύθυνση θα απορροφά τα διαφημιστικά και τα άλλα ανεπιθύμητα μηνύματα, ώστε η κύρια διεύθυνσή σας να παραμένει καθαρή.  

Σε έναν κόσμο όπου πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να ισορροπήσουν μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, μπορείτε να ξεκινήσετε με ξεχωριστές διευθύνσεις email. Απλώς χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή που μπορεί εύκολα να διατηρεί όλους τους λογαριασμούς σας σε ένα μέρος αλλά με ξεχωριστή διαχείριση.  

Μην αφήσετε τη σκόνη να κατακαθίσει 

Η αναβλητικότητα μπορεί να φέρει προβλήματα σε πολλούς τομείς της ζωής σας. Αυτό είναι αληθεύει ιδιαίτερα όταν πρόκειται για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν ασχοληθείτε με τα e-mail σας αμέσως μετά την άφιξή τους, σύντομα θα βρεθείτε εμπρός σε χάος.  

Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για τον έλεγχο των εισερχομένων σας. Για παράδειγμα, μπορεί να προγραμματίσετε τη διαχείριση των e-mail τρεις φορές την ημέρα. Κάντε αυτήν την εργασία το πρωί, μετά το μεσημεριανό και πριν γυρίσετε στο σπίτι. Με τρεις ελέγχους τα εισερχόμενά σας θα είναι επαρκώς ενημερωμένα χωρίς να σπαταλάτε όλη την ημέρα σας.  

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Η χρήση της τεχνολογίας προς όφελός σας είναι σκόπιμη σε αυτήν την αναζήτηση. Δοκιμάστε τη δυνατότητα Play My Emails στο Outlook για iOS. Αυτή η δυνατότητα εκφωνεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσφέρει μια εύχρηστη σύνοψη των εισερχομένων σας και του ημερολογίου σας. 

Είτε τη χρησιμοποιείτε για να δείτε τι νέο υπάρχει στα εισερχόμενά σας στην εργασία ή για έναν προσωπικό λογαριασμό, μπορείτε να ακούτε και να ενεργείτε σε μηνύματα με απλές φωνητικές εντολές ή με μία σάρωση με το δάχτυλο για διαλογή του μηνύματος στη στιγμή. Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς υπαγορεύστε ένα σύντομο μήνυμα και στείλτε το. Είναι υπέροχο για να ενημερώνεστε για τα μηνύματά σας κατά την πρωινή μετακίνηση προς τη δουλειά ή κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος όταν τα χέρια σας ενδέχεται να ασχολούνται με άλλες εργασίες.  

Αδυσώπητη διαγραφή 

Η διαγραφή ενός e-mail μπορεί να είναι δύσκολη. Ακόμα κι αν δεν πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε αυτό το μήνυμα στο μέλλον, και πάλι είναι δύσκολο να πατήσετε το κουμπί. Αλλά πρέπει να το κάνετε.  

Είναι βασικό να διαγράφετε τα άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διότι επιβαρύνουν τη σκέψη σας εάν τα αφήνετε στη θέση τους. Η αίσθηση της ακαταστασίας στα εισερχόμενά σας μπορεί να σας συγκλονίσει, ακόμη και αν αυτά τα μηνύματα δεν είναι απαραίτητα. Με την τακτική διαγραφή e-mail της εργασίας σας, κάνετε ένα μικρό βήμα προς τη μείωση των επιπέδων του άγχους.  

Ακόμα δεν είστε σίγουροι ότι μπορείτε να αποκτήσετε αυτήν τη συνήθεια; Δοκιμάστε ένα ενδιάμεσο βήμα. Αντί να διαγράφετε άμεσα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σαρώστε τα για να προγραμματίσετε την επαναφορά τους στα εισερχόμενά σας σε πιο εύθετο χρόνο. Κατά τα άλλα, αφαιρέστε τα υπόλοιπα και απολαύστε το σαββατοκύριακο σας.   

Δεν χρειάζεται να γράφετε σεντόνια 

Όλοι έχουμε μερικές φορές την κακή συνήθεια να μακρηγορούμε. Είναι εύκολο να παρασυρθεί κανείς στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ένα μικρότερο μήνυμα σχεδόν σίγουρα θα κάνει αυτό που πρέπει. 

Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας να γράφει συντομότερα μηνύματα κατά την επικοινωνία με συναδέλφους και πελάτες, καθώς και με φίλους και συγγενείς. Θα εξοικονομήσετε χρόνο γράφοντας συντομότερα e-mail και επιπλέον, το μήνυμά σας θα είναι σαφέστερο.  

Είναι τέχνη η σύνταξη σύντομων και ουσιαστικών e-mail. Ίσως να δυσκολευτείτε στην αρχή, αλλά με την εξάσκηση θα τα καταφέρετε. Σύντομα, θα παρατηρήσετε ότι τα περισσότερα από τα μηνύματά σας δεν ξεπερνούν τις λίγες προτάσεις.  

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες για να παρουσιάσετε μερικές ιδέες γρήγορα και συνοπτικά. Οι παραλήπτες των μηνυμάτων σας θα ενθουσιαστούν με τη συντομία σας και θα γίνετε πιο παραγωγικοί. 

Τι θα μπορούσε να είναι πιο ελκυστικό (τουλάχιστον για έναν επαγγελματία πληροφορικής) από έναν ρόλο στελέχους που συνδυάζει νέες τεχνολογίες αιχμής με την ικανότητα να επηρεάζει τη στρατηγική κατεύθυνση μιας εταιρείας;

Το θάμπωμα φόντου είναι μια συνήθης τεχνική που χρησιμοποιείται από τους φωτογράφους εδώ και χρόνια ως τρόπος να διατηρείται η εστίαση στο πιο σημαντικό θέμα τους. Η ιδέα είναι να εστιάσετε στο στοιχείο που βρίσκεται στο προσκήνιο, αφαιρώντας τις οξείες γραμμές και τις ενοχλητικές λεπτομέρειες στο παρασκήνιο, για να αναδειχθεί το θέμα της φωτογραφίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο τρικ για να διατηρήσετε την εστίαση σε εσάς κατά τη διάρκεια κάποιας σημαντικής διαδικτυακής συνάντησης.  

Με ολοένα και περισσότερα άτομα να εργάζονται από απόσταση, είτε πρόκειται για μια πολυσύχναστη καφετέρια ή το σπίτι με κατοικίδια και παιδιά, ποτέ δεν ήταν πιο σημαντικότερο να επικεντρώνεστε στο αντικείμενο της κάθε συνδιάσκεψης και συνάντησης. Ακόμα κι όταν δεν εργάζεστε στο σπίτι, οι περισπασμοί στο γραφείο μπορεί να είναι πρόβλημα.  

Μια πρόσφατη μελέτη διαπίστωσε ότι κατά τη διάρκεια της μέσης συνδιάσκεψης διαρκείας 38 λεπτών, συνολικά δεκατρία από αυτά τα λεπτά σπαταλήθηκαν σε περισπασμούς και διακοπές. Το ίδιο μπορεί να ισχύει για διαδικτυακές συνεντεύξεις, παρουσιάσεις και εκπαιδευτικές συναντήσεις υπαλλήλων, αλλά και ανταλλαγή ιδεών, κλήσεις πωλήσεων, υποστήριξη σε θέματα πληροφορικής, υποστήριξη πελατών και διαδικτυακά σεμινάρια. Έτσι, η δυνατότητα χρήσης θαμπώματος φόντου ή μιας από τις πολλές επιλογές εικονικού φόντου, είτε προσαρμοσμένες ή προκατασκευασμένες, συμβάλλει σημαντικά στη μείωση των ενοχλήσεων καθώς ο κόσμος προσπαθεί να γίνει πιο προσηλωμένος όταν εργάζεται από το σπίτι.  

Όμως έχει το λογισμικό συσκέψεων σας αυτές τις επιλογές; Εάν ισχύει αυτό, θα πρέπει να μπορείτε να ενεργοποιήσετε το θάμπωμα φόντου ή μια εικόνα σε λίγα μόνο βήματα: 

• Γενικά, η επιλογή θα πρέπει να υπάρχει στις ρυθμίσεις ήχου και βίντεο κατά την έναρξη ή τη συμμετοχή σε μια σύσκεψη 
• Κάντε κλικ στις ρυθμίσεις 
• Ελέγξτε στις επιλογές 
• Αναζητήστε μια επιλογή για να θολώσετε το φόντο σας ή να επιλέξετε μια εικόνα και κάντε κλικ σε αυτήν  

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Εκτός από το θάμπωμα του φόντου σας και την επιλογή από προκατασκευασμένες εικόνες, μπορείτε επίσης να έχετε την ευκαιρία να αποστείλετε ένα προσαρμοσμένο εικονικό φόντο. Από καλοσχηματισμένα περιβάλλοντα γραφείων, έως αστικά τοπία, ήσυχα πάρκα ή παγκοσμίως ξακουστά τουριστικά αξιοθέατα ή απλώς το λογότυπο της εταιρείας. Πολλά εργαλεία συσκέψεων σας επιτρέπουν ήδη να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα φόντα. 

Αν το δικό σας δεν έχει ακόμα αυτήν την επιλογή, κάποιες εφαρμογές λογισμικού συσκέψεων επιτρέπουν να ενσωματώσετε εφαρμογές όπως η Snap camera για να δημιουργήσετε στατικές εικόνες χρησιμοποιώντας φίλτρα. Για δυναμικές εικόνες, αναζητήστε εργαλεία όπως το XSplit Virtual Cam.  

Εκτός από την προσθήκη μιας προσωπικής πινελιάς και τον περιορισμό των περισπασμών κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, η χρήση φόντου θα μπορούσε να ενισχύσει τη συμμετοχή. Σκεφτείτε το γεγονός ότι το 23% των εργαζομένων των ΗΠΑ σε πρόσφατη δημοσκόπηση είπε ότι οι βιντεοδιασκέψεις τους κάνουν να νιώθουν άβολα. Το 75% είπε ότι προτιμά ακόμη ήχο αντί για εικόνα. Πέρα του ότι πολλοί φοβούνται να μιλήσουν εμπρός σε κοινό, περίπου το 40% δηλώνει ότι η ρύθμιση του φόντου είναι ο λόγος για την απροθυμία τους. 

Ως οικοδεσπότης, η ενθάρρυνση των παρευρισκομένων σας να χρησιμοποιήσουν το θάμπωμα φόντου ή να δημιουργήσουν τις δικές τους προσαρμοσμένες επιλογές φόντου θα είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική προκειμένου να αλλάξουν γνώμη και να συμμετάσχουν ενεργά στην επόμενη συνάντησή σας. 

Ποτέ στο παρελθόν η τηλεδιάσκεψη δεν ήταν τόσο ουσιώδες και ισχυρό εργαλείο. Σας δίνει τη δυνατότητα να φέρετε τους ανθρώπους κοντά, να κάνετε τις συναντήσεις πιο προσωπικές και να βελτιώσετε τον τρόπο που επικοινωνείτε δημιουργώντας μια καλύτερη λύση για το επιχειρηματικό περιβάλλον του σήμερα. Χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένα φόντα, θάμπωμα φόντου και όλα τα διαθέσιμα εργαλεία λογισμικού, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επόμενη βιντεοδιάσκεψη.  

Παρακολουθήστε το επεισόδιο του Modern Workplace αυτού του μήνα, “Διευθυντής Ψηφιακών Υπηρεσιών: Είναι απαραίτητος σε κάθε οργανισμό;” να ακούει τις απόψεις CDO από το Barclays της Νότιας Αφρικής, το Εθνικό Πρωτάθλημα Ράγκμπι και το Convene αντίστοιχα. Θα ακούσετε επίσης την Jacky Wright, η οποία είναι υπεύθυνη για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της ίδιας της Microsoft. Είτε έχετε CDO είτε όχι, κάποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την εργασία με τα στεγανά μιας εταιρείας, εστιάζοντας στους τρεις κατευθυντήριους παράγοντες ενός επιτυχημένου ψηφιακού μετασχηματισμού: σαφές όραμα, δυνατότητες παράδοσης και κουλτούρα.

Ορισμένα από τα μαθήματα που παρέχονται σε αυτό το επεισόδιο περιλαμβάνουν τα εξής:

• Πώς να ξανασχεδιάσετε ολόκληρη την επιχείρησή σας και πώς θα έμοιαζε αν την ξεκινούσατε σήμερα
• Γιατί πρέπει κάθε σας ενέργεια να έχει ως γνώμονα τον πελάτη. Προσέξτε τι κάνει ο πελάτης σας στην πραγματικότητα και όχι μόνο τι λέει
• Πώς να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να κατανοήσουν τον τρόπο με τον οποίο αλλάζει ο κόσμος και πώς η επιχείρησή σας πρέπει να παραμείνει μπροστά από τις ψηφιακές εξελίξεις

Η διαχείριση ενός έργου κάτω από την πιεστική και αγχωτική κατάσταση ενός συνεχώς μεταβαλλόμενου οργανισμού μπορεί να θέτει προκλήσεις. Αυτές τις ημέρες, ο μέσος εργαζόμενος γραφείου επιβαρύνεται με ένα πλήθος προθεσμιών, συναντήσεων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καθηκόντων, πράγμα που σημαίνει ότι πιθανότατα δεν έχει το χρόνο ή τον ελεύθερο χώρο για να ξεδιπλώσει πλήρως το ταλέντο του σε εσάς και το έργο σας. Ευτυχώς, μπορείτε να κάνετε τα πράγματα πιο εύκολα. Για να εξασφαλίσετε μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας για τα έργα, ανεξάρτητα αν αυτό που κάνετε αφορά έναν πελάτη ή έναν ενδιαφερόμενο της επιχείρησης, ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα πέντε εργαλεία διαχείρισης έργων που εξοικονομούν χρόνο, χρήμα και ενέργεια.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Γραφήματα Gantt και πίνακες Scrum

Σε μια εποχή όπου υπάρχει απεριόριστο περιεχόμενο (πλήθη από λέξεις αγωνίζονται συνεχώς να αποσπάσουν την περιορισμένη προσοχή μας) ένα απλό οπτικό περιεχόμενο μπορεί να είναι ανακουφιστικό και εξαιρετικά αποτελεσματικό. Τα γραφήματα Gantt χρησιμοποιούν βασικές οριζόντιες ράβδους για την εμφάνιση των φάσεων και της προόδου του έργου. Με μια γρήγορη ματιά, τα μέλη της ομάδας σας θα μπορούν να δουν ποια εργασία γίνεται αυτή τη στιγμή (ή τουλάχιστον ποια εργασία πρέπει να γίνεται) και πότε θα χρειαστεί η συνεισφορά τους. Θα μπορούν επίσης να δουν πόσο χρόνο αναμένεται να διαρκέσει η κάθε φάση.

Οι πίνακες Scrum λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο και αποδίδουν εξαιρετικά στις περιπτώσεις έργων για τα οποία υπάρχει λιγότερο αυστηρό χρονοδιάγραμμα και περιλαμβάνουν πολλαπλές ομάδες. Ο πίνακας εμφανίζει διαφορετικές φάσεις του έργου, όπως ο σχεδιασμός, η εκτέλεση κ.λπ., καθώς και δείκτες για κάθε ομάδα. Καθώς ολοκληρώνουν τις φάσεις και σημειώνουν πρόοδο, οι ομάδες μπορούν να μετακινούν τους δείκτες τους επάνω στον πίνακα. Αυτό επιτρέπει σε όλους τους ενδιαφερόμενους να βλέπουν τη μεγαλύτερη εικόνα και τη θέση τους μέσα σε αυτή.

Αναθέσεις εργασιών

Είναι εύκολο να συμφωνήσεις να κάνεις κάτι, αλλά πολύ πιο δύσκολο να θυμηθείς να το κάνεις. Ειδικά όταν κάθε μήνυμα φαίνεται να μεταφέρει ένα νέο αίτημα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα ηλεκτρονικό εργαλείο για την ανάθεση καθηκόντων είναι τόσο πολύτιμο. Οι υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση ενός τμήματος του έργου, είτε αυτό είναι η σχεδίαση ενός λογότυπου είτε ο υπολογισμός των τελικών αριθμών, μπορούν να συνδεθούν και να δουν εύκολα τι ακριβώς πρέπει να κάνουν. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του λογαριασμού τους, θα λαμβάνουν επίσης ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις επικείμενες προθεσμίες.

Στο περιθώριο, οι διαχειριστές έργων μπορούν να κρατούν καρτέλες στην ομάδα τους και να βεβαιώνονται ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται έγκαιρα χωρίς να χρειάζεται να ψάχνουν ανάμεσα σε ατέλειωτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό βοηθά στην αποφυγή δαπανηρών καθυστερήσεων και περιττών απογοητεύσεων.

Κατανομή των πόρων

Σε ένα εταιρικό περιβάλλον, η κατανομή των πόρων είναι καθοριστική. Οι διαχειριστές έργων χρειάζονται ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση των ωρών εργασίας για κάθε μέλος της ομάδας τους, προκειμένου να αποφεύγονται οι υπεράριθμες κρατήσεις, οι χαμένες προθεσμίες και οι δυσαρεστημένοι πελάτες. Όμως, αυτός ο τρόπος οργάνωσης δεν χρειάζεται να περιορίζεται στον “δημιουργικό” κόσμο. Δεν θα ήταν χρήσιμο, ακόμη και σε ένα εταιρικό γραφείο, να υπάρχει μια σαφής εικόνα της διαθεσιμότητας των μελών της ομάδας;

Ζητήστε από την ομάδα σας να εκτιμήσει εκ των προτέρων, στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό, τη διαθεσιμότητά τους στη διάρκεια της πορείας του έργου. Αφήστε τους να σημειώσουν τις ημέρες που θα είναι εκτός γραφείου για διακοπές, τις ημέρες που δεν θα είναι σε θέση να εργαστούν επαρκώς λόγω της συμμετοχής τους σε συσκέψεις και τις ημέρες που θα πρέπει να προλάβουν άλλες προθεσμίες. Εάν έχετε αίσθηση της ωριαίας διαθεσιμότητας, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα. Ένα εργαλείο κατανομής πόρων online θα διευκολύνει εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να παρακολουθείτε τις πραγματικές ώρες σε σχέση με τις εκτιμώμενες και να προσαρμόζεστε ανάλογα, επιτρέποντας ομαλότερες μελλοντικές ροές εργασίας.

Εργαλεία σχολιασμού

Η αποστολή σχολίων σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς ανθρώπους. Ορισμένα παρέχουν άκαμπτα και περιοριστικά αιτήματα τροποποίησης, άλλα προκαλούν ασαφή συναισθήματα και αντιδράσεις. Μερικές φορές, διαφορετικοί ενδιαφερόμενοι θα εκφέρουν αντικρουόμενες απόψεις. Όλα αυτά προβληματίζουν το άτομο που λαμβάνει το σχόλιο για το πώς να προχωρήσει. Ποιον πρέπει να ακούσουν;

Τα εργαλεία παροχής σχολίων επιτρέπουν στους ενδιαφερόμενους να ψηφίζουν και να αξιολογούν διαφορετικές εκδοχές των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων, διευκολύνοντας μια ομάδα να δίνει μια ενιαία κατεύθυνση με δίκαιο τρόπο. Εάν η γνώμη ενός συγκεκριμένου ατόμου πρέπει να έχει μεγαλύτερη βαρύτητα (ίσως να διαθέτει σημαντική σχετική εμπειρογνωμοσύνη) μπορείτε να μετρήσετε την ψήφο του για δύο.

Έτοιμες αναφορές

Οι αναφορές προόδου και οι αποτιμήσεις είναι κρίσιμα μέρη κάθε έργου και δεν χρειάζεται να είναι χρονοβόρες. Αντί να ξοδεύετε πολύτιμες ώρες δημιουργώντας μια προσαρμοσμένη αναφορά, επιλέξτε μια έτοιμη επιλογή. Θα μπορείτε να εισαγάγετε σχετικούς αριθμούς και εικόνες και να αφήσετε το πρόγραμμα να δημιουργήσει κατάλληλες μορφοποιήσεις και οπτικοποιήσεις δεδομένων.

Αυτό σημαίνει ότι θα είστε σε θέση να αρχίσετε να προγραμματίζετε το επόμενο έργο σας πολύ νωρίτερα.

Λένε ότι όσοι ζουν στο παρελθόν δεν έχουν μέλλον. Το ίδιο ισχύει και για τους οργανισμούς που αρνούνται να υιοθετήσουν όσα προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία. Είτε μας αρέσει είτε όχι, ο κόσμος των επιχειρήσεων σήμερα έχει γρήγορους ρυθμούς και συχνά μοιάζει αδύνατο να συμβαδίσει κανείς με τις διαρκώς μεταβαλλόμενες τάσεις. Αν προσθέσετε το γεγονός ότι οι πελάτες περιμένουν άμεση υπηρεσία, είναι αρκετό για να προκαλέσει πονοκέφαλο σε όποιον ασχολείται με τις επιχειρήσεις. Ένας τρόπος για να συμβαδίζετε με την τεχνολογία —και με την εποχή— είναι ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών. Το λογισμικό αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών παρέχει στον οργανισμό σας τη δυνατότητα να αυτοματοποιεί τις χρονοβόρες εργασίες, βελτιστοποιώντας έτσι τις λειτουργίες και φέρνοντας ένα νέο επίπεδο αποδοτικότητας στην εταιρεία σας. Επιπλέον, ο αυτοματισμός διεργασιών επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν τις δεξιότητές τους για τις εργασίες για τις οποίες προσλήφθηκαν και όχι για εργασίες ρουτίνας που μπορεί να απαιτούν πολύτιμο χρόνο.

Τι μπορεί να κάνει το λογισμικό BPA για εσάς

Σύμφωνα με μια μελέτη του 2013 από την CompTIA, οι πέντε τομείς που οι εταιρείες ελπίζουν ότι θα βελτιώσει το λογισμικό BPA είναι οι συμφορήσεις που προκαλούν καθυστερήσεις (48%), η διπλή εργασία (46%), η κακή αλληλεπίδραση μεταξύ διαφορετικών τμημάτων (39%), η δυσκολία στον εντοπισμό εγγράφων (33%) και η έλλειψη ορατότητας των επιχειρηματικών διεργασιών (27%).

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Συγκεκριμένα, ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση πολλών διεργασιών, όπως:

• Διαχείριση εγγράφων
• Αυτοματισμός ροών εργασιών
• Ειδοποιήσεις εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Εκστρατείες μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Ευχαριστήριες επιστολές
• Υπενθυμίσεις πληρωμών
• Αναθεώρηση και έγκριση εγγράφων
• Διαχείριση αιτήσεων υπαλλήλων

Αφού αποφασίσετε ποιες διεργασίες να αυτοματοποιήσετε, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ροές εργασιών σας περιγράφοντας τα βήματα και ορίζοντας ειδοποιήσεις και εγκρίσεις που θα διαμορφώσουν τις πραγματικές διεργασίες που συνήθως εκτελούνται με μη αυτόματο τρόπο. Ορισμένοι δημοφιλείς τομείς χρήσης είναι το μάρκετινγκ, η διαχείριση πελατών και η υποστήριξη πελατών.

Οφέλη του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών

Πέρα από τη βελτίωση των διεργασιών, η εφαρμογή του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών έχει πολλά οφέλη, που περιλαμβάνουν τα εξής:

• Μειωμένες δαπάνες. Μπορείτε να προσλάβετε λιγότερα άτομα, καθώς υπάρχει λιγότερη εργασία για να ολοκληρωθεί.
• Πιο αποδοτική χρήση του ανθρώπινου δυναμικού. Οι διευθυντές, για παράδειγμα, μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην καθοδήγηση των υπαλλήλων τους και την επίβλεψη των σημαντικών εργασιών, αντί να πνίγονται σε αναθεωρήσεις, εγκρίσεις και αιτήσεις.
• Βελτιωμένη συνεργασία. Το λογισμικό BPA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός χώρου όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να κάνουν κοινή χρήση αρχείων και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν τα έγγραφα ενημερώνονται ή αλλάζουν ή ανατίθενται από ένα μέλος της ομάδας σε ένα άλλο. Αυτό βοηθά στο να βρίσκεται όλη η ομάδα στο ίδιο σημείο, ενώ βελτιώνει και την επικοινωνία.
• Βελτιωμένη υποστήριξη πελατών. Μπορεί να είναι δύσκολο για την ομάδα υποστήριξης πελατών ή το γραφείο βοήθειας μιας εταιρείας να παρακολουθεί όλες τις αιτήσεις ή ερωτήσεις χωρίς αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών. Βεβαιωθείτε ότι κανένας πελάτης δεν αγνοείται χρησιμοποιώντας λογισμικό BPA για αυτόματη δημιουργία δελτίων. Αυτό βοηθά τις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών σας να ανταποκρίνονται πιο γρήγορα και πιο αποδοτικά, με αποτέλεσμα πιο ικανοποιημένους πελάτες.
• Καλύτερη συνολική απόδοση εργασίας. Η χρήση του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών έχει ως αποτέλεσμα λιγότερα σφάλματα και πιο εστιασμένη εργασία από τους υπαλλήλους.
• Πιο ικανοποιημένοι υπάλληλοι. Σύμφωνα με μια αναφορά της Society for Human Resource Management το 2015, το 55% των εργαζομένων θεωρεί “πολύ σημαντικό” για την εργασιακή τους ικανοποίηση το γεγονός ότι έχουν ευκαιρίες να χρησιμοποιούν τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους. Όταν αφαιρείτε τις πιο ταπεινές εργασίες από τα εργασιακά καθήκοντα των υπαλλήλων, έχουν χρόνο για τις πτυχές της εργασίας στις οποίες είναι καταρτισμένοι.

Επιλογή του κατάλληλου λογισμικού BPA

Όταν επιλέγετε την τέλεια λύση αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών για τον οργανισμό σας, είναι σημαντικό να εξετάσετε διάφορους παράγοντες, όπως μια τιμή εντός του προϋπολογισμού σας, μια λύση που ενοποιείται με τις τρέχουσες εφαρμογές σας, η φήμη της υπηρεσίας παροχής και η δυνατότητά της να σας προσφέρει υπηρεσία υψηλής ποιότητας. Τι περιμένετε λοιπόν; Περάστε στο μέλλον και εκσυγχρονίστε την εργασία σας με τον αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών.

Οι περισσότερες εταιρείες κολυμπούν μέσα σε ωκεανούς δεδομένων. Πολύτιμες πληροφορίες μπαίνουν και βγαίνουν διαρκώς και πολλές εταιρείες έχουν τουλάχιστον επίγνωση αυτού του γεγονότος. Για να αποκομίσουν τα οφέλη όμως, πρέπει να βρεθεί ένας τρόπος συλλογής και ερμηνείας αυτών των δεδομένων.

Με τις λύσεις επιχειρηματικής ευφυΐας, μια εταιρεία συλλέγει, οργανώνει και αναλύει δεδομένα και τα μετατρέπει σε αξιοποιήσιμα συμπεράσματα. Αυτές οι στρατηγικές μετατρέπουν τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σε αποφάσεις, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να είναι αποδοτικές και ανταγωνιστικές.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Ωστόσο, για να μετατραπούν αυτά τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σε αποφάσεις, πρέπει να συμβεί κάτι άλλο στην πορεία: να γίνουν κατανοητά τα δεδομένα. Ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία για την κατανόηση της επιχειρηματικής ευφυΐας είναι η απεικόνιση δεδομένων.

Μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις

Οι άνθρωποι απεικονίζουν δεδομένα εδώ και εκατοντάδες χρόνια. Από τους χάρτες μέχρι τα γραφήματα και τα σχεδιαγράμματα, παίρνουμε τα δεδομένα και τα τακτοποιούμε, έτσι ώστε να αφηγούνται μια ιστορία καλύτερα και με μεγαλύτερο βάθος απ’ ό,τι αν ήταν μόνα τους.

Η τεχνολογική έκρηξη συνοδεύτηκε από την έκρηξη των δεδομένων και αυτή η ίδια τεχνολογία μάς επέτρεψε να επεξεργαζόμαστε όλο και μεγαλύτερους όγκους δεδομένων με μεγαλύτερες ταχύτητες. Οι τάσεις, τα μοτίβα και άλλα συμπεράσματα που κάλλιστα μπορεί να μην γίνονταν αντιληπτά σε μια μορφή μη επεξεργασμένου κειμένου μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα με τη χρήση λογισμικού απεικόνισης δεδομένων.

Παρόλο που οι αναφορές και οι πίνακες εργαλείων έχουν την αξία τους, οι απεικονίσεις δεδομένων είναι συχνά η πιο αποτελεσματική προσέγγιση, επειδή μπορούν να προβάλουν μεγάλες ποσότητες πληροφοριών σε μικρούς χώρους. Εκεί που κάποιος χρειαζόταν ώρες, ημέρες ή εβδομάδες για να εμβαθύνει σε εκτενή σύνολα δεδομένων, οι απεικονίσεις επιτρέπουν την άμεση και αποτελεσματική ερμηνεία.

Χάρη στις αναπτυσσόμενες τεχνολογίες, πολλά εργαλεία απεικόνισης δεδομένων επιτρέπουν αλληλεπιδραστικές λειτουργίες. Αυτή η ευελιξία επιτρέπει γρήγορη τροποποίηση προκειμένου να μπορέσει ο χρήστης να εντοπίσει και να εξερευνήσει εναλλακτικές απόψεις. Αυτή η ολοκληρωμένη και αλληλεπιδραστική προβολή σπάνια επιτυγχάνεται τόσο γρήγορα προσεγγίζοντας τα ανεπεξέργαστα δεδομένα χωρίς λογισμικό απεικόνισης.

Προετοιμασία για την επιτυχία

Μια συνηθισμένη πρόκληση για την επιχειρηματική ευφυΐα είναι η ποσότητα. Χρειάζεται βαθιά κατανόηση των δεδομένων για να εξασφαλίσετε ότι οι απεικονίσεις σας οδηγούν σε αποφάσεις. Χωρίς πλαίσιο, οι απεικονίσεις δεν είναι τόσο αποτελεσματικές.

Ωστόσο η λύση είναι αρκετά απλή: Αφήστε τα εργαλεία να κάνουν τη δουλειά τους και τους ανθρώπους να κάνουν τη δική τους. Με την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία και ότι τα άτομα που αναλύουν τα δεδομένα κατανοούν σε βάθος από πού προέρχονται, ποιος θα τα καταναλώσει και πώς θα ερμηνευτούν, η απεικόνιση δεδομένων θα είναι σε θέση να προωθήσει τις σημαντικές αποφάσεις.

Κάθε μέρα, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις ανακαλύπτουν τη σπουδαιότητα της απεικόνισης δεδομένων στην επιχειρηματική ευφυΐα. Καθώς τα εργαλεία ανάλυσης υψηλής απόδοσης παρέχουν καλύτερους τρόπους για την ανάλυση δεδομένων ταχύτερα από ποτέ, η δυνατότητα όχι μόνο παρουσίασης των δεδομένων με λογικό τρόπο αλλά και κατανόησης του πώς πρέπει να αξιοποιηθούν μπορεί να εξασφαλίσει ότι η εταιρεία παραμένει ανταγωνιστική.

Για σχεδόν οποιαδήποτε εταιρεία, μεγάλη ή μικρή, η διαχείριση έργων είναι απαραίτητη προκειμένου να είναι και να παραμένει οργανωμένη. Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων που βοηθούν την επιχείρησή σας να διαχειρίζεται τους πόρους και τα έργα και να ελέγχει το κόστος, να επικοινωνεί αποτελεσματικά με πολλά μέλη της ομάδας και να παρακολουθεί την πρόοδο κάποιου συγκεκριμένου έργου. Αν και ορισμένα από αυτά τα εργαλεία μπορούν να εγκατασταθούν ως λογισμικό σε μεμονωμένους υπολογιστές του δικτύου, πολλά από αυτά βασίζονται στο web, με άλλα λόγια είναι διαθέσιμα στο cloud. 

Πλεονεκτήματα των εργαλείων διαχείρισης έργων στο cloud

Μπορεί να είστε από εκείνους που τρέμουν στο άκουσμα της φράσης “cloud computing”, ας δούμε όμως τι σημαίνει πραγματικά. Παρόλο που τα εργαλεία διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης έχουν τη θέση τους, το λογισμικό που βασίζεται στο cloud προσφέρει μια πληθώρα πλεονεκτημάτων:

• Μικρότερο αρχικό κόστος. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης, πρέπει να πληρώσετε για διάφορα πράγματα, όπως επενδύσεις αδειών χρήσης λογισμικού, υλικό διακομιστών, προσωπικό IT για υποστήριξη, χρονοβόρες αναπτύξεις και πολλά άλλα. Αντιθέτως, μια λύση που βασίζεται στο cloud απαιτεί συνήθως μόνο μια μηνιαία ή ετήσια χρέωση.

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

• Μεγαλύτερη ασφάλεια από ποτέ. Σε αντίθεση με ό,τι πίστευαν πολλά στελέχη επιχειρήσεων στο παρελθόν, το cloud προσφέρει τόση ασφάλεια όση και οι λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης, απλώς η εταιρεία δεν ελέγχει τους φυσικούς διακομιστές. Όπως αναφέρει ένα πρόσφατο άρθρο στο Forbes, “το cloud computing δεν είναι πλέον οξύμωρο”.
• Πρόσβαση από οπουδήποτε. Εάν έχετε μια σύνδεση στο Internet, έχετε πρόσβαση στο λογισμικό διαχείρισης έργων σας στο cloud. Επειδή η πρόσβαση πραγματοποιείται μέσω ενός προγράμματος περιήγησης Web, μπορείτε να δώσετε τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας να προβάλλουν, να επεξεργάζονται και να διαχειρίζονται έγγραφα μέσω άλλων συσκευών εκτός από τους υπολογιστές.
• Συνδεδεμένη ομάδα. Ακόμη και όταν οι εργαζόμενοι απέχουν πολλά χιλιόμετρα μεταξύ τους, μπορούν να αισθάνονται ότι ανήκουν σε μια συνεκτική μονάδα με μια λύση που βασίζεται στο cloud. Επειδή όλοι λαμβάνουν τις τελευταίες ενημερώσεις, κανένας που σχετίζεται με το έργο δεν μένει κατά λάθος έξω από τη συζήτηση. Επιπλέον, οι συνομιλίες μπορούν να πραγματοποιούνται στον χώρο του έργου (και όχι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και να αποθηκεύονται για μελλοντική αναφορά.
• Αυξημένη παραγωγικότητα. Χάρη στη κεντρική θέση όπου διατηρούνται όλες οι συνόψεις, οι εργασίες, τα έγγραφα, οι τροφοδοσίες ειδήσεων και τα ημερολόγια του έργου, οι λύσεις διαχείρισης έργων που βασίζονται στο cloud μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο. Και όταν εξοικονομείται χρόνος, αυξάνεται η παραγωγικότητα. Επιπλέον, η κεντρική θέση επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα του έργου σε πραγματικό χρόνο, όπου και αν βρίσκονται.
• Επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της χρήσης λογισμικού διαχείρισης έργων στο cloud είναι η δυνατότητα γρήγορης παροχής σχολίων για πληροφορίες, μόλις αποσταλούν στον χώρο εργασίας του έργου. Αυτό μπορεί επίσης να αυξήσει την παραγωγικότητα, επειδή μειώνει την πιθανότητα να πρέπει να επαναληφθεί κάποια εργασία.
• Ενημερωμένες αποφάσεις, με βάση τα δεδομένα. Ως μια επιχείρηση που θέλει να γίνει και να παραμείνει κερδοφόρα, είναι σημαντικό οι αποφάσεις σας να είναι τεκμηριωμένες. Χάρη στο γεγονός ότι το λογισμικό που βασίζεται στο cloud ενημερώνεται αμέσως, έχετε τις απαραίτητες πληροφορίες στη διάθεσή σας. Επιπλέον, τα περισσότερα εργαλεία θα έχουν ενσωματωμένες αναφορές για να σας προσφέρουν τα συμπεράσματα που χρειάζεστε για να πάρετε αποφάσεις σχετικά με την επιχείρηση. 
• Απλοποιημένο IT. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης, συνήθως είστε υπεύθυνοι για τη συντήρηση των διακομιστών, το οποίο απαιτεί την προσοχή του εσωτερικού προσωπικού IT. Από την άλλη, το λογισμικό που βασίζεται στο cloud συντηρείται για εσάς από την υπηρεσία παροχής (ή από άλλον πόρο), ώστε να μην αφιερώνετε χρόνο και κόπο για τυχόν ενημερώσεις ή προβλήματα και να μπορείτε να εστιάζετε στην ομαλή εκτέλεση των έργων σας.
• Άμεσες ενημερώσεις. Σε αντίθεση με το λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης, το οποίο απαιτεί λήψη ενημερώσεων όποτε κυκλοφορεί μια νέα έκδοση, τα εργαλεία που βασίζονται στο cloud ενημερώνονται αυτόματα. Δεν χρειάζεται να πληρώσετε για να αναβαθμίσετε ολόκληρη την οικογένεια εφαρμογών σας ή να περιμένετε πότε η ομάδα IT σας θα έχει χρόνο για να εφαρμόσει τις ενημερώσεις. 

Τα βήματα για να βρείτε την καλύτερη για εσάς λύση διαχείρισης έργων που βασίζεται στο cloud

Δυστυχώς, το να ξεκινήσετε με μια νέα λύση διαχείρισης έργων δεν είναι τόσο απλό όσο το να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ των λύσεων σχεδιασμού έργων εσωτερικής εγκατάστασης και online. Η επιλογή της καλύτερης λύσης για την εταιρεία σας απαιτεί αρκετά βήματα, αλλά το τελικό αποτέλεσμα αξίζει την προσπάθεια που καταβάλλετε. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να επιλέξετε την κατάλληλη υπηρεσία παροχής.

Βήμα 1: Πραγματοποιήστε μια ανάλυση των αναγκών.

Όπως ξέρετε καλά, κάθε εταιρεία είναι διαφορετική: έχει διαφορετικό μέγεθος, διαφορετικούς στόχους και διαφορετικές ανάγκες. Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία σας θα αποφασίσει ποια λύση σάς ταιριάζει καλύτερα. Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα που θα χρησιμοποιούν το προϊόν παίρνουν μέρος στη συζήτηση. Εξετάστε παράγοντες όπως εάν στα έργα σας συμμετέχουν μόνο εσωτερικοί υπάλληλοι ή και εξωτερικοί πελάτες ή τι είδη αναφορών θα πρέπει να εκτελείτε. Όταν γνωρίζετε τις ανάγκες σας, είναι πιο εύκολο να αξιολογήσετε τις υπηρεσίες παροχής με βάση τις δυνατότητες που προσφέρουν.

Βήμα 2: Κάντε έρευνα.

Όταν αναζητάτε μια υπηρεσία παροχής, φροντίστε να προσφέρει τις παρακάτω δυνατότητες:

• Αξιοπιστία εταιρικού επιπέδου 
• Δυνατότητα προσθήκης ομάδων και έργων γρήγορα
• Δυνατότητες αναφορών που παρέχουν γρήγορα συμπεράσματα σχετικά με το χαρτοφυλάκιό σας
• Ένα γνώριμο περιβάλλον ή τουλάχιστον ένα περιβάλλον που προσφέρει εύκολη περιήγηση και χρήση
• Δυνατότητα προβολής και διεκπεραίωσης των εργασιών σε ένα σημείο
• Δυνατότητες προγραμματισμού που σας επιτρέπουν να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε τις εργασίες αποτελεσματικά
• Συνοπτικοί πίνακες εργαλείων για αποφάσεις με βάση τα δεδομένα
• Υποστήριξη IT 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα
• Συνεχής δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, αποκατάσταση καταστροφών και πλεονάζοντα κέντρα δεδομένων σε όλο τον κόσμο
• Κλιμακούμενη λύση που αναπτύσσεται με την επιχείρησή σας

Βήμα 3: Κάντε μια δοκιμή.

Όπως θα οδηγούσατε δοκιμαστικά ένα αυτοκίνητο πριν το αγοράσετε, θα πρέπει να δοκιμάσετε μια λύση διαχείρισης έργων πριν την υλοποιήσετε. Η δοκιμή θα σας επιτρέψει να δείτε στην πράξη τις δυνατότητες ενός εργαλείου και να φανταστείτε πώς θα λειτουργούσε το εργαλείο σε μια κατάσταση παρόμοια με τη δική σας.

Βήμα 4: Αξιολογήστε το χρονοδιάγραμμα και τη διαδικασία υλοποίησης.

Εάν έχετε αποφασίσει να επιλέξετε ένα online εργαλείο για τη διαχείριση έργων, δεν έχει σημασία εάν ταιριάζει με τις τρέχουσες εφαρμογές σας. Αυτό ισχύει μόνο για τις λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης. Θα πρέπει όμως να σκεφτείτε πότε θα έχετε το ανθρώπινο δυναμικό και τον προϋπολογισμό για να κάνετε τη μετάβαση και, στη συνέχεια, να συντονιστείτε με την υπηρεσία παροχής που επιλέξατε για να την υλοποιήσετε.

Βήμα 5: Υλοποιήστε και εκπαιδεύστε.

Υλοποιήσατε τελικά μια νέα λύση λογισμικού διαχείρισης έργων. Συγχαρητήρια! Δυστυχώς όμως η εργασία σας δεν ολοκληρώθηκε. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν την εκπαίδευση που χρειάζονται για να χρησιμοποιούν το νέο εργαλείο αποτελεσματικά. Προγραμματίστε πολλές συνεδρίες εκπαίδευσης, ώστε να μπορέσουν όλοι να πάρουν μέρος σε κάποια. Επιπλέον, δημιουργήστε έργα για εξάσκηση, ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να εξερευνήσουν το εργαλείο και να εξοικειωθούν με τις δυνατότητές του πριν χρειαστεί να το χρησιμοποιήσουν στον πραγματικό κόσμο.

Ανεξάρτητα από το αν προτιμάτε να επικοινωνείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με φωνητικές κλήσεις και κλήσεις βίντεο ή πρόσωπο με πρόσωπο, οι μέθοδοι επικοινωνίας μας, παραδόξως, καθορίζουν την πιθανή παραγωγικότητά μας. Ως νέος ή αναπτυσσόμενος οργανισμός, αν ασχοληθείτε κατευθείαν με τη στρατηγική εκτέλεση των λειτουργιών σας χωρίς να αναλογιστείτε πώς επικοινωνείτε με την ομάδα σας, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι η αποτυχία της επιχείρησης. Για να είναι αποτελεσματική μια λύση ενοποιημένων επικοινωνιών, πρέπει να καλύπτει τις ανάγκες τόσο των μεμονωμένων χρηστών όσο και της επιχείρησης. Κατανοώντας ορισμένες από τις βασικές λειτουργίες των ενοποιημένων επικοινωνιών και πώς μπορείτε να υλοποιήσετε αυτές τις μεθόδους στην ομάδα σας, δεν θα χρειαστεί να κάνετε διορθωτικές κινήσεις αργότερα, θα μειώσετε την τριβή στις λειτουργίες σας και θα καλλιεργήσετε γνήσιες συνδέσεις μεταξύ των υπαλλήλων σας.

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες επιτρέπουν ελευθερία

Η επένδυση σε μια υπηρεσία ενοποιημένων επικοινωνιών που παρέχει μια συνεπή πλατφόρμα περιβάλλοντος εργασίας και εμπειρίας χρήστη πολλών συσκευών μπορεί να απελευθερώσει τον οργανισμό σας από την ανάγκη για λήψη, εγκατάσταση και εκμάθηση νέου λογισμικού. Με την κατάλληλη υπηρεσία παροχής ενοποιημένων επικοινωνιών, όλες οι επικοινωνίες σας βελτιώνονται, μειώνοντας την τριβή εντός του οργανισμού σας. Παρόλο που η ελευθερία είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό των ενοποιημένων επικοινωνιών, δεν θα πρέπει να ρισκάρετε επενδύοντας σε μια υπηρεσία που μπορεί να θέσει την επιχείρησή σας σε κίνδυνο. Πριν επενδύσετε σε μια υπηρεσία παροχής ενοποιημένων επικοινωνιών, φροντίστε να μιλήσετε με έναν αντιπρόσωπο για τις δυνατότητες ασφάλειας και τις υπηρεσίες κρυπτογράφησης, καθώς και για τους λεπτομερειακούς ελέγχους χρηστών, την προστασία προσωπικών δεδομένων και τη διαφάνεια.

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες προάγουν τη συνεργασία

<!–

–>

Όταν αναζητάτε μια υπηρεσία ενοποιημένων επικοινωνιών, επιλέξτε μια υπηρεσία που επιτρέπει στους χρήστες σας να βλέπουν την κατάσταση σύνδεσης των επαφών τους, να προγραμματίζουν συσκέψεις γρήγορα και εύκολα και να ξεκινούν συνομιλίες με τους συναδέλφους τους μέσα από τις εφαρμογές. Ας υποθέσουμε ότι συνομιλείτε με έναν συνάδελφο ή έναν πελάτη σχετικά με ένα έργο στο οποίο εργάζεστε αυτόν τον καιρό. Χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες της υπηρεσίας παροχής ενοποιημένων επικοινωνιών σας, μπορείτε να μετατρέψετε εύκολα αυτή τη συνομιλία σε κλήση βίντεο για να λάβετε σχόλια σε πραγματικό χρόνο. Όταν γνωρίζετε ποιος είναι παρών, γνωρίζετε ποιες δεξιότητες, οπτικές και ιδέες μπορείτε να αντλήσετε από την ομάδα σας. Μια βασική λειτουργία των ενοποιημένων επικοινωνιών είναι να γνωρίζετε ποιο περιεχόμενο, ποια εργαλεία, ποια άτομα και ποιες συνομιλίες διατίθενται στον χώρο εργασίας της ομάδας σας ανά πάσα στιγμή.

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες υποστηρίζουν μια σύγχρονη ροή εργασιών

<!–

–>

Καθώς οι ενοποιημένες επικοινωνίες προσαρμόζονται στο μέλλον του χώρου εργασίας, η ζήτηση για νέα τεχνολογία δεν μπορεί παρά να αυξάνεται. Το να διατηρείτε ενημερωμένες τις πλατφόρμες επικοινωνιών μπορεί να είναι δύσκολο εάν επιλέξετε δυνατότητες που δεν ενημερώνονται αυτόματα με τα γονικά προγράμματά τους. Επιπλέον, καθώς το απομακρυσμένο προσωπικό συνεχίζει να αυξάνεται, μια αρχική επένδυση σε ένα πρόγραμμα ενοποιημένων επικοινωνιών που προσαρμόζεται στις ανάγκες κινητικότητας της ομάδας σας θα αποδώσει μακροπρόθεσμα. Παρόλο που η εξασφάλιση της κατάλληλης στρατηγικής ενοποιημένων επικοινωνιών για την τωρινή ομάδα σας είναι σημαντική, η επιλογή μιας λύσης ενοποιημένων επικοινωνιών που προλαμβάνει και ανταποκρίνεται στις μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού σας θα εξασφαλίσει τη μέγιστη επιτυχία μακροπρόθεσμα.

Όταν οι ομάδες πρέπει να δαπανούν χρόνο αναζητώντας πόρους, περιμένουν άλλα άτομα να επικοινωνήσουν μαζί τους ή προσπαθούν να συγκεντρώσουν πληροφορίες από διάφορα προϊόντα λογισμικού ή συσκευές, στο τέλος τα έργα καθυστερούν. Τα μέλη των ομάδων τρέχουν να προλάβουν τις προθεσμίες, με αποτέλεσμα να είναι σχεδόν αδύνατο να εργαστούν δημιουργικά με τον καλύτερο τρόπο.

Όμως το να εργάζεστε σε ομάδα υποτίθεται ότι σας κάνει περισσότερο αποδοτικούς, όχι λιγότερο. Έτσι είναι στη θεωρία, αλλά πιθανότατα έχετε δει ότι δεν λειτουργεί πάντα έτσι. Έχετε πιάσει ποτέ τον εαυτό σας να αναρωτιέται “Ποιος έχει την πιο πρόσφατη έκδοση αυτής της ανάλυσης αγοράς; Το ξέρω ότι έχει ενημερωθεί, πώς γίνεται λοιπόν η μόνη έκδοση που βρίσκω να είναι πριν από μήνες;” ή “Η ομάδα καθυστερεί πολύ να στείλει τα σχόλιά της για τον προϋπολογισμό, πλησιάζει η προθεσμία!”. Σας ακούσαμε και δημιουργήσαμε το Microsoft Teams, τον χώρο εργασίας που βασίζεται σε συνομιλίες στο Office 365, ώστε να έχετε όλα τα δημιουργικά οφέλη της ομαδικής εργασίας και να ενισχύετε την παραγωγικότητα των ομάδων σας.

Βρείτε αυτό που αναζητάτε, αμέσως

Οι ομάδες χάνουν πολύ χρόνο αναζητώντας περιεχόμενο, εργαλεία, επαφές και νήματα συνομιλιών. Φανταστείτε πόσο πιο αποτελεσματικοί θα ήταν όλοι εάν είχαν άμεση πρόσβαση σε οτιδήποτε χρειάζονται, απευθείας από το Office 365. Το Microsoft Teams χρησιμοποιεί ισχυρές, ενσωματωμένες δυνατότητες αναζήτησης και ενσωματωμένη πρόσβαση στο SharePoint, το OneNote και το Planner, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να βρίσκουν αμέσως αυτό που αναζητούν. Επειδή κάθε έγγραφο που είναι σε κοινή χρήση στο Microsoft Teams αποθηκεύεται στο cloud, τα μέλη της ομάδας εργάζονται στην πιο πρόσφατη έκδοση, χωρίς αναζήτηση.

Εξασφαλίστε σχόλια γρήγορα

Τα μέλη των ομάδων συχνά ακινητοποιούνται, επειδή περιμένουν σχόλια και έγκριση για να προχωρήσουν ένα έργο. Προσπαθούν να διοργανώσουν κλήσεις διάσκεψης, όμως η διαδικασία του προγραμματισμού παίρνει πολύ χρόνο. Ακόμη και όταν καταφέρουν τελικά να πραγματοποιήσουν μια διάσκεψη, να κάνουν αλλαγές στα έγγραφα του έργου και να στείλουν τις αναθεωρημένες εκδόσεις, συχνά αναγκάζονται να περιμένουν πάλι την έγκριση. Όλα αυτά αλλάζουν όταν μπορούν να ξεκινήσουν γρήγορα μια σύσκεψη ομάδας, μια ιδιωτική συνομιλία ή μια ηλεκτρονική σύσκεψη με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων και να συνεργαστούν σε κοινόχρηστα αρχεία για να εξασφαλίσουν αμέσως την έγκριση. Οι ενσωματωμένες ειδοποιήσεις και η παράλληλη συνομιλία κατά την προβολή ενός εγγράφου επιτρέπουν την άμεση επεξεργασία και οριστικοποίηση του υλικού.

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Μεταφέρετε σχετικές πληροφορίες στο Microsoft Teams

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσαρμόσουν τους χώρους εργασίας με το εξειδικευμένο περιεχόμενο και εφαρμογές που χρειάζονται καθημερινά. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας το Microsoft Teams, μπορούν να προσθέτουν καρτέλες, όπως ένα έγγραφο του Word ή έναν πίνακα εργαλείων του Power BI, για να παρέχουν γρήγορη πρόσβαση ή για να εκτελούν γρήγορες ενέργειες με bot. Προσθέστε εφαρμογές όπως το Jira ή το Trello για να μεταφέρετε σχετικές πληροφορίες στον κόμβο ομαδικής εργασίας σας.

Μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά με ενσωματωμένες δυνατότητες ασφάλειας και συμμόρφωσης, όπως κρυπτογράφηση δεδομένων και έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων για βελτιωμένη προστασία ταυτότητας.

Και τώρα η καλύτερη πλευρά της ομαδικής εργασίας

Το Microsoft Teams σάς επιτρέπει να απολαμβάνετε πλήρως τα οφέλη της ομαδικής εργασίας: απρόσκοπτη κοινή χρήση που μετατρέπει τις καλές ιδέες σε εξαιρετικές. Αδράξτε την ευκαιρία για εντυπωσιακή καινοτομία υποστηρίζοντας μια κουλτούρα συνεργασίας, ώστε η επιχείρησή σας να μπορεί:

• Να αυξήσει τη δυνατότητα παραγωγής ιδεών.
• Να μειώσει τον χρόνο διάθεσης στην αγορά.
• Να παρέχει υψηλότερης ποιότητας προϊόντα και νέες εμπειρίες πελατών.