If you have been working with Azure for any period, you might have grappled with the question—which Azure service is best to run my apps on? This is an important decision because the services you choose will dictate your resource planning, budget, timelines, and, ultimately, the time to market for your business. It impacts the cost of not only the initial delivery, but also the ongoing maintenance of your applications.

Traditionally, organizations have thought that they must choose between two platforms, technologies, or competing solutions to build and run their software applications. For example, they ask questions like: Do we use Web Logic or WebSphere for hosting our Java Enterprise applications?, Should Docker Swarm be the enterprise-wide container platform or Kubernetes?, or Do we adopt containers or just stick with virtual machines (VMs)? They try to fit all their applications on platform A or B. This A or B mindset stems from outdated practices that were based on the constraints of the on-premises world, such as packaged software delivery models, significant upfront investments in infrastructure and software licensing, and long lead times required to build and deploy any application platform. With that history, it’s easy to bring the same mindset to Azure and spend a lot of time building a single platform based on a single Azure service that can host as many of their applications as possible—if not all. Then companies try to force-fit all their applications into this single platform, introducing delays and roadblocks that could have been avoided.

There’s a better approach possible in Azure that yields higher returns on investment (ROI). As you transition to Azure, where you provision and deprovision resources on an as-needed basis, you don’t have to choose between A or B. Azure makes it easy and cost-effective to take a different—and better—approach: the A+B approach. An A+B mindset simply means instead of limiting yourself to a predetermined service, you choose the service(s) that best meet your application needs; you choose the right tool for the right job.

Figure 1: Azure enables you to shift your thinking from an A or B to an A+B mindset, which has many benefits.

With A+B thinking, you can:

• Select the right tool for the right job instead of force-fitting use cases to a predetermined solution.
• Innovate and go to market faster with the greater agility afforded by the A+B approach.
• Accelerate your app modernizations and build new cloud-native apps by taking a modular approach to picking the right Azure services for running your applications.
• Achieve greater process and cost efficiencies, and operational excellence.
• Build best-in-class applications tailored fit for your business

As organizations expand their decision-making process and technical strategy from an A or B mindset to encompass the possibilities and new opportunities offered with an A+B mindset, there are many new considerations. In our new book, we introduce the principles of the A+B mindset that you can use to choose the right Azure services for your applications. We have illustrated the A+B approach using two Azure services as examples in our book; however, you can apply these principles to evaluate any number of Azure Services for hosting your applications–Azure Spring Apps, Azure App Service, Azure Container Apps, Azure Kubernetes Service, and Virtual Machines are commonly used Azure Services for application hosting. A+B mindset applies to any application, written in any language.

Learn more

Asir and Ajai are the authors of a new Microsoft e-book that helps you transition to an A+B mindset and answer the question: “What is the right service for my applications?” Get the Microsoft e-book to learn more about how to transition to an A+B mindset to choose the right Azure services for your applications.

The way we work and live has changed. Over the last several months, enterprises have had to shift their strategy from “physical first” to digital first and accelerate their digital transformation to enable remote productivity, reduce costs, or rapidly address new opportunities. In a digital first world, websites and web applications play a significant role in how customers interact with a business. To make a great first impression, companies are modernizing their web applications and data to the cloud for optimal performance, and saving money along the way.

Nearly a third¹ of the world’s public websites are built on ASP.NET, and for good reasons; it’s fast, scalable, and secure. What if you could combine those benefits with the operational and financial benefits of the cloud? Microsoft Azure offers the only end-to-end application hosting platform to build and manage .NET applications, enabling significant cost savings, operational efficiencies, and business agility.

Here are three ways you’ll benefit from migrating your ASP.NET apps and SQL Server data to Azure.

Optimize costs with fully managed services that do more for you

Operating your .NET applications on a fully managed platform allows your teams to focus on what matters most by offloading apps, infrastructure, and data management to Azure. With our deep expertise in Windows, Visual Studio and ASP.NET, we have designed Azure App Service and Azure SQL Database from the ground up for .NET applications and the SQL Server Databases that power them. Simply put, there is no better place to build, host, manage, and scale your .NET applications.

“After having used Azure for the past couple of years, we don’t want to do it any other way, and the capital cost savings were just too compelling.” —Anand Kulanthaivelu, Solutions Architect for autoTRADER.ca

Use the power of built-in AI, with capabilities that surface savings opportunities for you. Azure SQL Database offers automatic tuning and adaptive query optimization to support peak performance. You can break down how increased traffic or upstream dependencies are affecting website response times with rich out of the box monitoring for ASP.NET applications in Application Insights.

Operate confidently with mission-critical performance and security

App Service and SQL Database can help simplify your operations while enabling you to operate confidently to address any business need. With App Service on Windows operating on an Internet Information Services (IIS) server in the backend and SQL Database sharing the same codebase with on-premises SQL Server, your developers and database admins can continue to use their familiar tools and processes to be effective from day one without a steep learning curve.

Azure .NET app hosting platform serves over 2 million websites and processes, 41 billion requests and 9 trillion SQL queries per day. Built-in auto-scaling quickly adapts to meet workload demand from these apps, ensuring that user experiences stay great. Cloud-native technology like Azure SQL Database Hyperscale removes many of the limits seen in other cloud databases, with a flexible storage architecture that grows as needed, up to 100 TB. Both App Service and SQL Database are available in all 60+ Azure regions, enabling you to deploy your applications closer to customers and meet local regulatory compliance needs.

“Hyperscale made it easy for us to support our growing workload and the dozens of microservices that power our core ecosystem.” —Andrew Wieck, Manager of Business Analytics, Clearent

Azure Security Center provides enterprise grade protection for all your Azure resources, so you can monitor all your applications and databases and receive recommendations to improve your security posture and threat protection. Azure SQL Database offers the broadest range of built-in security controls across T-SQL, authentication, networking and key management as well as advanced data security that proactively detects threats and vulnerabilities. You can protect applications with Azure Web Application Firewall, leverage Azure CDN to optimize performance or use Azure Front Door to route user traffic to the lowest latency backend, all while gaining built-in distributed denial of service (DDoS) protection and global load balancing.

“We looked at moving to the cloud for better DDoS protection and lowered cost of operations for our apps. We have successfully migrated 200 apps to Azure, while using the App Service Migration Assistant to migrate 60 different .NET Apps. The Azure Migrate App Service Migration Assistant really simplified our migration journey by identifying any migration blockers and enabling us to migrate apps with just a few clicks. As an App development team, we really like the value proposition of Azure managed services for .NET Apps such as App Service and Azure SQL Database. We don’t have to worry about patching virtual machines or containers.” —Tim Fragakis, Director of Cloud Services, IT, Clover Imaging Group

Accelerate innovation and ship new features faster

Native integration between Visual Studio, GitHub, App Service and CI/CD enable developers to build and ship changes faster. Features such as remote and live-site debugging for ASP.NET apps let developers and operators diagnose issues in production environments and resolve them quickly, without impacting traffic.

Building on Azure opens the door to new features and services that provide off-the-shelf value to accelerate innovation. Developers can easily connect to new data sources and backend systems with 300+ pre-built connectors for Azure Logic Apps. Turn legacy web services into modern REST-based APIs by creating façades with Azure API Management, then innovate with many of the pre-built APIs for Azure Cognitive Services such as Speech, Text and Image processing. Add interactivity to your website with Azure Bot Service to serve customers more efficiently and deliver personalized results faster with Azure Cognitive Search.

Get started today

Azure offers easy-to-use tools with step by step guidance to help you migrate your apps and data quickly and efficiently. Use the Azure App Service Migration Assistant to perform readiness checks on your application and receive a detailed assessment that walks you through the migration process. Azure Database Migration Service provides a step-by-step guide to help you get to the cloud with near-zero downtime from multiple database sources. Go through this Microsoft Learn module for migrating .NET Apps to get a hands-on migration experience.

Learn more about building .NET applications on Azure and view our on-demand webinar to learn more about the tools you can use to migrate those apps to the cloud. For best-practice guidance and access to Azure engineers, consider the Azure Migration Program. If you are a Microsoft Partner, view our recent session at Microsoft Inspire to learn how you can build and grow your .NET Apps Modernization practice.

In today’s uncertain economic environment, cost is top of mind for every organization. With uncertain global economic conditions, high inflation rates, and challenging job markets, many businesses are tightening their spending. Yet, companies continue to prioritize substantial budget allocations for digital transformation, especially for the agility, performance, and security gained by migrating applications to the cloud. The reason is simple: investments in cloud translate to positive impacts on the business revenue and significant cost savings.  

But how do businesses turn this opportunity into reality? In this article, we’ll look at  several levers that Azure provides to help organizations maximize the cost benefits of migrating .NET and Java apps to the cloud. One of the things to note about cost optimization is that it’s not only about the price. There are significant financial benefits to be gained when you leverage the right technical resources, have access to best practices from real-world experiences with thousands of customers, and flexibility of the right pricing option for any scenario. These factors may result in a compelling total cost of ownership (TCO).  

Let’s look at some of these benefits for Azure App Service customers below: 

• Azure landing zone accelerators
• Enterprise web app patterns
• Powerful Azure Migrate automation tooling
• Offers to offset the initial cost of migration
• Cost-effective range of pricing plans

Faster time to value with expert guidance through landing zone accelerators  

For cloud migration projects, getting it right quickly from the start sets the foundation for business success and savings. Azure landing zone accelerators are prescriptive solution architectures and guidance that aid IT pros in preparing for migration and deployment of on-premises apps to the cloud.  

Provided at no additional cost and capturing the expert guidance from migrations done with thousands of customers, landing zone accelerators are a compelling differentiator with Azure that help organizations focus on delivering value rather than spend cycles doing the heavy lifting of migration on their own. Based on well-architected principles and industry best-practices for securing and scaling application and platform resources, these resources create tangible cost savings by reducing the time and effort to complete app migration projects.  

Learn more about other landing zone accelerator workloads, and watch the Azure App Service landing zone accelerator demo. 

Enhance developer skilling with the reliable enterprise web app pattern

The reliable web app (RWA) pattern is another free resource from Azure that is specifically designed to empower developers confidently plan and execute the migration process. It is targeted at both experts in the cloud and developers who may be more familiar with on-premises tools and solutions and taking their first steps in the cloud. Built on the Azure Well-Architected Framework, this set of best practices helps developers successfully migrate web applications to the cloud and establishes a developer foundation for future innovations on Azure. We are pleased to announce that a reliable web app pattern for Java is now available, in addition to the .NET pattern announced at Build.

The reliable web app pattern provides guidance on the performance, security, operations, and reliability of web applications with minimal changes during the migration process. It smoothens the learning curve and greatly reduces the length of the migration project, thereby saving organizations the cost of maintaining on-premises infrastructure any longer. The Azure Architecture Center provides comprehensive guidance, open-source reference implementation code, and CI/CD pipelines on GitHub. Check out the free, on-demand Microsoft Build 2023 session to learn more. 

Accelerate the end-to-end migration journey with free automated tooling  

Costs of tooling and automation are often underestimated during migration projects. Azure Migrate is a free Microsoft tool for migrating and modernizing in Azure. It provides discovery, assessment, business case analysis, planning, migration, and modernization capabilities for various workloads on premises—all while allowing developers to run and monitor the proceedings from a single secure portal. Watch this short demo of the business case feature, and find Azure Migrate in the portal to get started.

Azure Migrate, Azure Advisor, and Azure Cost Management and Billing are components of this migration journey that provide guidance, insights, and the ability to right-size Azure resources for optimal cost-efficiency. 

Offset the initial cost of migration projects with Azure offerings

To alleviate risks and help jumpstart migration with confidence, Azure Migrate and Modernize partner offers are available to customers. It not only helps build a sustainable plan to accelerate the cloud journey with the right mix of best practices, resources, and extensive guidance at every stage, but may also include agile funding to off-set the initial costs.  

With Azure Migrate and Modernize, moving to the cloud is efficient and cost-optimized with free tools like Azure Migrate and Azure Cost Management. Additionally, it supports environmentally sustainable outcomes and drives operational efficiencies, while reducing migration costs through tailored offers and incentives based on your specific needs and journey. Work with your Microsoft partner to take advantage of these offers in your enterprise app migration.  

Benefit from a wide range of flexible and cost-effective plans

Azure App Service is one of the oldest and most popular destinations for .NET and Java app migrations, with over two and a half million web apps and growing fast. It offers a wide range of flexible pricing options to save on compute costs. Azure Savings Plan for Compute is ideal if the flexibility to run dynamic workloads across a variety of Azure services is crucial. Reserved instances are another popular option, providing substantial cost savings for workloads with predictable resource needs. There are various pricing plans and tiers to suit every budget and need—from a new entry-level Premium v3 plan called P0v3, to large-scale plans that support up to 256GB memory. For hobbyists and learners, Azure App Service has one of the most compelling free tiers that continues to attract new developers every day.  

Check out the Azure App Service pricing page and pricing calculator to learn more.  

Learn more

Interested in learning more? Dive deeper into the cost optimization strategies and see how other organizations have optimized their cost of migration with the following papers: 

• Save up to 54 percent versus on-premises and up to 35 percent versus Amazon Web Services by migrating to Azure.
• Forrester study finds 228 percent ROI when modernizing applications on Azure PaaS.
• Plan to manage costs for App Service.
• Read our customer stories, including from the NBA, a leading sports association in United States, and Nexi, a leading European payment technology company.  

Follow Azure App Service on Twitter.

Αν αναφέρετε μια επιχειρηματική πρόκληση, πιθανότατα υπάρχει μια εφαρμογή cloud, ή πολλές, που υπόσχεται ότι αντιμετωπίζει το ζήτημα. Οι εφαρμογές cloud ήταν ευλογία για τις μικρές επιχειρήσεις. Δεν χρειάζεται να επενδύετε σε δαπανηρή υποδομή για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών, όπως οι ανθρώπινοι πόροι, η διαχείριση έργων, η λογιστική και η διαχείριση σχέσεων πελατών. Με ένα συνδρομητικό μοντέλο, μπορείτε εύκολα να ξεκινήσετε και πληρώνετε μόνο για αυτό που χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, εάν δεν είστε προσεκτικοί, πολλές επικαλυπτόμενες εφαρμογές οδηγούν σε έλλειψη αποτελεσματικότητας και αύξηση του κόστους.

Για πολλές επιχειρηματικές διεργασίες, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε λύσεις που εξειδικεύονται σε μια συγκεκριμένη εργασία και λύσεις που αφορούν μια ολοκληρωμένη διεργασία ή πολλές επιχειρηματικές ανάγκες σε ολόκληρη την εταιρεία σας. Υπάρχουν φορές που μια εστιασμένη εφαρμογή είναι η σωστή προσέγγιση, αλλά είναι σημαντικό να συγκρίνετε τα πλεονεκτήματά της με τα πλεονεκτήματα μίας ενοποιημένης λύσης.

1. Μείωση του κόστους IT

Το πιο προφανές όφελος της ενοποίησης εφαρμογών είναι η οικονομική απόδοση. Αν και είναι αλήθεια ότι οι συνδρομές συνήθως είναι πιο οικονομικές από τη φιλοξενία εφαρμογών εντός της εταιρείας, υπάρχουν επίσης χρεώσεις που σχετίζονται με τις εφαρμογές cloud. Οι περισσότερες επιχειρηματικές εφαρμογές χρεώνουν ένα μηνιαίο ποσό με βάση τον αριθμό των χρηστών ή το μέγεθος του χώρου αποθήκευσης που χρησιμοποιείται. Αυτά τα έξοδα αθροίζονται, ειδικά εάν πληρώνετε για περισσότερες από μία εφαρμογές με παρόμοια λειτουργικότητα.

Μπορεί επίσης να είναι κουραστική η διαχείριση πολλών συνδρομών. Δεν χρησιμοποιούν όλες οι εταιρείες τους ίδιους δείκτες για να προσδιορίσουν το κόστος. Η παρακολούθηση των ποσών που πληρώνετε γίνεται περίπλοκη όταν διαφορετικές ομάδες χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές. Με την ενοποίηση των χρεώσεων, θα έχετε καλύτερη εικόνα όσον αφορά τα στοιχεία που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας και το κατά πόσο αξιοποιείτε τις εφαρμογές cloud.

2. Κάνετε περισσότερα πράγματα

Πέρα από το κόστος που σχετίζεται με τις συνδρομές, η χρήση πολλών εφαρμογών μειώνει την παραγωγικότητα. Όπως η εναλλαγή εργασιών γενικά, η μετακίνηση μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών είναι χρονοβόρα και δυσκολεύει τους υπαλλήλους σας. Αυτά τα χαμένα λεπτά και οι ώρες συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου και αποτελούν χρόνο που οι υπάλληλοί σας θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν σε εργασίες υψηλότερης αξίας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για τον τρόπο απλοποίησης της εργασίας με την ενοποίηση:

• Μια ενιαία εφαρμογή για συνομιλίες, κλήσεις και συσκέψεις επιτρέπει στους υπαλλήλους τη γρήγορη εναλλαγή λειτουργιών επικοινωνίας. Για παράδειγμα, εάν τα μέλη της ομάδας πιστεύουν ότι μια συνομιλία δεν βοηθά στην επίλυση κάποιου ζητήματος, μπορούν να ξεκινήσουν μια σύσκεψη με όλους τους συμμετέχοντες στη συνομιλία, με το πάτημα ενός κουμπιού.
• Κατά την εργασία σε ένα μόνο έργο, οι υπάλληλοί σας μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσουν με ένα συνάδελφο, στη συνέχεια, να συνεργαστούν σε ένα έγγραφο και μετά να αναθεωρήσουν ένα χρονοδιάγραμμα έργου, όλα αυτά μέσα σε λίγες ώρες. Η ολοκλήρωση αυτών των εργασιών είναι πολύ πιο απλή εάν όλες οι εφαρμογές είναι προσβάσιμες σε μία ενιαία πλατφόρμα, όπως το Microsoft Teams.
• Εάν οι πληροφορίες βρίσκονται σε μία ενιαία πλατφόρμα, οι υπάλληλοι δεν θα χάνουν χρόνο ανοίγοντας πολλές διαφορετικές εφαρμογές για να βρουν αυτό που αναζητούν.

3. Απλοποίηση της τεχνολογίας

Οι εφαρμογές cloud είναι πιο απλές στη ρύθμιση σε σύγκριση με τις λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν απαιτούν ενασχόληση. Κάποιος, συνήθως το IT, πρέπει να τις συντηρεί. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την προσθήκη και την κατάργηση χρηστών από εφαρμογές καθώς αλλάζουν οι ρόλοι τους στην εταιρεία σας, την ενοποίηση εφαρμογών με άλλα συστήματα, όπως μια λύση διαχείρισης πρόσβασης ταυτοτήτων και την αντιμετώπιση των προβλημάτων που έχουν οι υπάλληλοί σας με το λογισμικό σας.

Έχοντας λιγότερες εφαρμογές για υποστήριξη, θα αποδεσμεύσετε το IT ώστε να αφιερώνει περισσότερο χρόνο σε μεγαλύτερες πρωτοβουλίες που θα δώσουν ώθηση στην επιχείρησή σας.

Ενοποίηση εφαρμογών για μείωση του κόστους

Μάθετε τα δύο στοιχεία που προκαλούν μείωση του κόστους και κάντε μια αυτοαξιολόγηση για να δείτε αν ο οργανισμός σας είναι έτοιμος για απλοποίηση και βελτιστοποίηση.Μάθετε περισσότερα

4. Πρόσβαση σε καλύτερες πληροφορίες

Τα δεδομένα είναι ένας από τους μεγαλύτερους πόρους της επιχείρησής σας. Για να κατανοήσετε ποιοι είναι οι καλύτεροι πελάτες σας, να αποκαλύψετε τις τάσεις πωλήσεων και να διαχειριστείτε τις προκλήσεις παραγωγής, απαιτείται ανάλυση δεδομένων. Ωστόσο, εάν τα δεδομένα των πελατών, οι οικονομικές πληροφορίες και ο σχεδιασμός έργων είναι μοιρασμένα σε πολλές εφαρμογές, ίσως να χάνετε σημαντικές πληροφορίες.

Ενοποιώντας εφαρμογές σε μία ενιαία λύση ή μια οικογένεια καλά ενσωματωμένων εργαλείων επιχειρηματικής ευφυΐας, είναι ευκολότερο για τα άτομα να αναλύουν δεδομένα σε ολόκληρη την εταιρεία σας και να ανακαλύπτουν βασικές πληροφορίες που σας βοηθούν στη λήψη πιο έξυπνων αποφάσεων. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας έχει εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα πελατών από όλα τα σημεία επαφής του κύκλου ζωής του πελάτη, μπορεί να προβλέψει τις ανάγκες και να προσφέρει καλύτερη εξυπηρέτηση. Η σύνδεση των δεδομένων πωλήσεων με τα δεδομένα χρήσης των υπαλλήλων μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς μπορείτε να είστε πιο αποτελεσματικοί με τους πόρους σας. Επιπλέον, πολλές πλατφόρμες εμφανίζουν σημαντικούς δείκτες που μπορείτε να εξετάσετε με μια ματιά.

5. Ενισχυμένη ασφάλεια

Στον σημερινό κόσμο, κάθε συσκευή, λογαριασμός χρήστη και εφαρμογή αποτελεί ένα πιθανό σημείο εισόδου για εισβολείς που θέλουν να κλέψουν δεδομένα ή να διαταράξουν με κάποιον άλλο τρόπο την επιχείρησή σας. Η χρήση εφαρμογών από πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές ενέχει μεγαλύτερο κίνδυνο παραβίασης ασφαλείας, επειδή πολλά άτομα χρησιμοποιούν ξανά τον ίδιο κωδικό πρόσβασης σε πολλούς λογαριασμούς. Αν ένας λογαριασμός παραβιαστεί, οι εισβολείς μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για να αποκτήσουν πρόσβαση σε άλλους λογαριασμούς, συμπεριλαμβανομένου του εταιρικού σας δικτύου.

Μειώνοντας τον αριθμό των εφαρμογών που χρησιμοποιεί η ομάδα σας, απλοποιείτε την ασφάλεια. Όταν οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν έναν μόνο λογαριασμό για να έχουν πρόσβαση σε πολλές εφαρμογές, μπορείτε να εφαρμόζετε τα ίδια στοιχεία ελέγχου ασφάλειας σε όλες τις εφαρμογές τους. Επίσης, με λιγότερες εφαρμογές για παρακολούθηση, είναι πιο πιθανό να εντοπίζετε περιστατικά ασφαλείας προτού κάνουν πραγματική ζημιά στην εταιρεία σας.

Πώς μπορείτε να μάθετε εάν έχετε πάρα πολλές εφαρμογές

Η εύρεση και η χρήση πολλών εφαρμογών cloud είναι εύκολη. Στην πραγματικότητα, ενδέχεται να μην γνωρίζετε όλες τις εφαρμογές που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Ωστόσο, ακόμα και εάν έχετε επιλέξει σκόπιμα εφαρμογές για την εταιρεία σας, ενδέχεται να υπάρχουν ακόμα ευκαιρίες για ενοποίηση. Ορισμένες ενδείξεις ότι η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί πάρα πολλές εφαρμογές είναι οι εξής:

• Τα τμήματα ή οι ομάδες έργων χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές που εκτελούν παρόμοιες λειτουργίες. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα μάρκετινγκ μοιράζεται αρχεία χρησιμοποιώντας το Microsoft OneDrive, ενώ η ομάδα ανάπτυξης προϊόντων χρησιμοποιεί το Box.
• Τα μέλη ομάδας χρειάζεται να πραγματοποιούν τη λήψη δεδομένων από ένα σύστημα και την αποστολή από ένα άλλο, για να ολοκληρώσουν την εργασία τους. Για παράδειγμα, η ομάδα πωλήσεων μπορεί να χρειάζεται να εισάγει πληροφορίες πελατών από ένα εργαλείο παρακολούθησης πωλήσεων σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων, αφού κλείσετε μια πώληση.
• Οι σημαντικές πληροφορίες είναι διασκορπισμένες σε πολλά διαφορετικά εργαλεία, με αποτέλεσμα οι υπάλληλοι να χρειάζεται να κάνουν αναζήτηση σε πολλές εφαρμογές για να βρουν αυτό που χρειάζονται.
• Η έλλειψη ορατότητας σε ολόκληρη την επιχείρησή σας καθιστά δύσκολη τη διαμόρφωση της μεγάλης εικόνας για το τι συμβαίνει σε σχέση με όλα τα έργα, τους πόρους και τα έσοδα.

Οι εφαρμογές cloud βοηθούν εσάς και την ομάδα σας να εργάζεστε από οπουδήποτε. Ωστόσο, οι πάρα πολλές εφαρμογές μπορεί επίσης να μειώνουν την αποτελεσματικότητά σας. Για να βελτιώσετε την ασφάλεια, την παραγωγικότητα και τη διαχείριση κόστους, ρίξτε μια ματιά στις ολοκληρωμένες λύσεις για να δείτε εάν υπάρχουν ευκαιρίες για να μειώσετε τον αριθμό των εφαρμογών που η ομάδα σας χρειάζεται να εναλλάσσει καθημερινά. Εναλλακτικά, αποκτήστε μια πιο λεπτομερή ανάλυση σχετικά με την ενδεχόμενη εξοικονόμηση κόστους από την ενοποίηση εφαρμογών και κάντε μια αυτοαξιολόγηση για να προσδιορίσετε εάν η απλοποίηση του οικοσυστήματος εφαρμογών σας είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας.

Ο πυρήνας των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι η κοινή χρήση πληροφοριών και ιδεών. Επίσης, αν λάβουμε υπόψη τα δισεκατομμύρια ατόμων που χρησιμοποιούν μέσα κοινωνικής δικτύωσης σε τακτική βάση, είναι ασφαλές να πούμε ότι το σύγχρονο άτομο θέλει να μοιράζεται, σε μεγάλο βαθμό.

Δείτε ορισμένες από αυτές τις συνήθεις πλατφόρμες για παράδειγμα. Στη διάρκεια μιας συνηθισμένης ημέρες, αναμένεται ο εξής αριθμός συμμετεχόντων:

• Facebook: 1,37 δισεκατομμύρια ενεργοί χρήστες
• Twitter: 500 εκατομμύρια tweet
• Instagram: 94 εκατομμύρια φωτογραφίες και βίντεο

Ένα νέο είδος κοινωνικής κινητοποίησης

Οι κοινωνικές επαφές είναι έμφυτο χαρακτηριστικό των ανθρώπων, επομένως δεν θα πρέπει να αποτελούν έκπληξη η απήχηση και ο αντίκτυπος των κοινωνικών δικτύων που βλέπουμε σήμερα. Εκτός από τις κοινωνικές φιλοδοξίες, ένας συνεχώς αυξανόμενος αριθμός ανθρώπων έχει ένα πολύ ισχυρό εργαλείο κοινωνικής δικτύωσης στην τσέπη του, με τη μορφή ενός κινητού τηλεφώνου. Περισσότεροι από 9 στους 10 Αμερικανούς ενήλικες έχουν κινητά τηλέφωνα. Τα smartphone, στις τυπικές δυνατότητες των οποίων περιλαμβάνονται η σύνδεση στο Internet και οι εφαρμογές για κινητές συσκευές, είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους δημιουργούμε κοινωνικές επαφές. Επιπλέον, μία από τις πιο σημαντικές δυνατότητες ενός smartphone όσον αφορά την κοινωνική δικτύωση είναι η κάμερα.

Στις κάμερες οφείλεται μια σημαντική ποσότητα του περιεχομένου που μοιράζεται. Το 2013, το Facebook ανέφερε ότι ο αριθμός των φωτογραφιών που αποστέλλονται καθημερινά στην πλατφόρμα ήταν 350 εκατομμύρια. Μέσα σε λίγα μόνο χρόνια, το smartphone εφοδίασε εκατομμύρια χρήστες με ψηφιακές κάμερες αλλά και έδωσε τη δυνατότητα στα άτομα να μοιράζονται αυτές τις φωτογραφίες με ευκολία.

Η κοινή χρήση φωτογραφιών είναι ένα βασικό στοιχείο των πιο επιτυχημένων κοινωνικών δικτύων. Η αρχική μορφή του Facebook ήταν ουσιαστικά ένα άλμπουμ φωτογραφιών και παρόλο που το εύρος του έχει επεκταθεί από τότε, οι φωτογραφίες είναι ακόμη ο κύριος τύπος περιεχομένου στο δίκτυο.

Το 2012, το Facebook απέκτησε την υπηρεσία κοινής χρήσης φωτογραφιών Instagram. Σε αντίθεση με τα άλλα δίκτυα, το Instagram αρχικά επικεντρωνόταν αποκλειστικά στη φωτογραφία. Μέσα από την εφαρμογή, οι χρήστες μπορούσαν να αποστείλουν μεμονωμένες φωτογραφίες. Κάθε χρήστης μπορούσε να ακολουθήσει άλλους λογαριασμούς και αυτές οι φωτογραφίες εμφανίζονταν σε μια τροφοδοσία με χρονολογική σειρά. Σε μόνο δύο χρόνια, αυτή η απλή ιδέα για την κοινή χρήση πληροφοριών έκανε το Instagram μια εταιρεία του ενός δισεκατομμυρίου δολαρίων.

Στις δημοφιλείς τοποθεσίες κοινής χρήσης φωτογραφιών, δεν είναι καθόλου ασυνήθιστο να υπάρχουν χρήστες που ακολουθούν μια ευρεία γκάμα λογαριασμών που εμπίπτουν σε διαφορετικές κατηγορίες. Στην ίδια τροφοδοσία, οι χρήστες μπορούν να δουν βραβευμένες φωτογραφίες του National Geographic, τι έφαγε ο γείτονας για πρωινό σήμερα το πρωί και μια συλλογή από φημισμένες γάτες. Υπάρχουν άτομα που έχουν αναπτύξει με επιτυχία τα εμπορικά τους σήματα μέσω εφαρμογών κοινής χρήσης φωτογραφιών. Αυτή είναι η δύναμη της φωτογραφίας.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Οι φωτογραφίες έχουν ένα μεγάλο πλεονέκτημα σε σχέση με τη γλώσσα. Ενώ οι γλώσσες πρέπει να μεταφραστούν για να φτάσουν στο παγκόσμιο κοινό, οι φωτογραφίες δεν χρειάζονται κάτι τέτοιο. Είναι μία από τις πιο κατανοητές μορφές επικοινωνίας σε παγκόσμιο επίπεδο, αν όχι η πιο κατανοητή.

Η κοινή χρήση φωτογραφιών έχει επίσης εξελιχθεί σε μια εμπειρία συνεργασίας. Σε πολλές πλατφόρμες, οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν δημόσια ή ιδιωτικά άλμπουμ στα οποία μπορούν να προσθέτουν φωτογραφίες άλλοι συμμετέχοντες. Αυτοί οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι φίλοι, μέλη της οικογένειας ή εντελώς άγνωστοι και η εμπειρία κοινής χρήσης φωτογραφιών δεν περιορίζεται μόνο σε μεμονωμένα άτομα.

Το λιγότερο δεν είναι πάντα περισσότερο

Αν και οι εφαρμογές όπως το Instagram έχουν φυσικά την τάση να διατηρούν την ποιότητα μέσω σχετικών οδηγιών, τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να τραβούν όσες φωτογραφίες θέλουν. Η χωρητικότητα αποθήκευσης στα κινητά τηλέφωνα μπορεί να είναι επαρκής, αλλά υπάρχουν και πολλές επιλογές χώρου αποθήκευσης στο cloud που επιτρέπουν στους χρήστες να έχουν έναν φαινομενικά άπειρο προσωρινό χώρο αποθήκευσης φωτογραφιών. Το Microsoft OneDrive είναι μια διαδεδομένη λύση που επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν όλες τις φωτογραφίες τους, να τις οργανώνουν σε άλμπουμ και να μοιράζονται τις αγαπημένες τους. Δεν χρειάζονται πλέον μεγάλα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μονάδες flash, απλώς στείλτε μια σύνδεση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματος κειμένου, iMessage ή Facebook.

Μήπως η σκέψη και μόνο των υπερβολικών e-mail σάς προκαλεί ρίγη; Μήπως το γραμματοκιβώτιό σας είναι ένα συνονθύλευμα μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και εργασιών που κρατάτε για αργότερα; 

Δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Το όνειρο των οργανωμένων εισερχόμενων μπορεί να φαίνεται άπιαστο, αλλά είναι πιο κοντά από ό, τι νομίζετε. 

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως οποιοδήποτε άλλο εργαλείο, προσθέτει αξία στη ζωή σας όταν χρησιμοποιείται σωστά. Με ένα έξυπνο πρόγραμμα, μπορείτε να μετατρέψετε τα εισερχόμενά σας σε έναν από τους μεγαλύτερους συμμάχους της επικοινωνίας σας.  

Το e-mail σας είναι μέρος της ταυτότητάς σας. Προφυλάξτε το 

Αυτή η αρχή θα μπορούσε να θεωρηθεί ο Χρυσός Κανόνας της διαχείρισης των e-mail. Για έναν πολυάσχολο άνθρωπο, είναι απαραίτητο η διεύθυνση e-mail σας να είναι γνωστή μόνο σε όσους τη χρειάζονται. Εάν η διεύθυνσή σας περιφέρεται σε υπερβολικά πολλά μέρη, τα εισερχόμενά σας σίγουρα θα πλημμυρίσουν.  

Μια μέθοδος για την προστασία της ταυτότητάς σας είναι να χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις. Έχετε τη “πραγματική” διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αυτή που χρησιμοποιείτε καθημερινά. Η εναλλακτική διεύθυνση είναι αυτή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν συμπληρώνετε έντυπα, πραγματοποιείτε διαδικτυακές αγορές κ.λπ. Αυτή η δεύτερη διεύθυνση θα απορροφά τα διαφημιστικά και τα άλλα ανεπιθύμητα μηνύματα, ώστε η κύρια διεύθυνσή σας να παραμένει καθαρή.  

Σε έναν κόσμο όπου πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να ισορροπήσουν μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, μπορείτε να ξεκινήσετε με ξεχωριστές διευθύνσεις email. Απλώς χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή που μπορεί εύκολα να διατηρεί όλους τους λογαριασμούς σας σε ένα μέρος αλλά με ξεχωριστή διαχείριση.  

Μην αφήσετε τη σκόνη να κατακαθίσει 

Η αναβλητικότητα μπορεί να φέρει προβλήματα σε πολλούς τομείς της ζωής σας. Αυτό είναι αληθεύει ιδιαίτερα όταν πρόκειται για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν ασχοληθείτε με τα e-mail σας αμέσως μετά την άφιξή τους, σύντομα θα βρεθείτε εμπρός σε χάος.  

Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για τον έλεγχο των εισερχομένων σας. Για παράδειγμα, μπορεί να προγραμματίσετε τη διαχείριση των e-mail τρεις φορές την ημέρα. Κάντε αυτήν την εργασία το πρωί, μετά το μεσημεριανό και πριν γυρίσετε στο σπίτι. Με τρεις ελέγχους τα εισερχόμενά σας θα είναι επαρκώς ενημερωμένα χωρίς να σπαταλάτε όλη την ημέρα σας.  

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Η χρήση της τεχνολογίας προς όφελός σας είναι σκόπιμη σε αυτήν την αναζήτηση. Δοκιμάστε τη δυνατότητα Play My Emails στο Outlook για iOS. Αυτή η δυνατότητα εκφωνεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσφέρει μια εύχρηστη σύνοψη των εισερχομένων σας και του ημερολογίου σας. 

Είτε τη χρησιμοποιείτε για να δείτε τι νέο υπάρχει στα εισερχόμενά σας στην εργασία ή για έναν προσωπικό λογαριασμό, μπορείτε να ακούτε και να ενεργείτε σε μηνύματα με απλές φωνητικές εντολές ή με μία σάρωση με το δάχτυλο για διαλογή του μηνύματος στη στιγμή. Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς υπαγορεύστε ένα σύντομο μήνυμα και στείλτε το. Είναι υπέροχο για να ενημερώνεστε για τα μηνύματά σας κατά την πρωινή μετακίνηση προς τη δουλειά ή κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος όταν τα χέρια σας ενδέχεται να ασχολούνται με άλλες εργασίες.  

Αδυσώπητη διαγραφή 

Η διαγραφή ενός e-mail μπορεί να είναι δύσκολη. Ακόμα κι αν δεν πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε αυτό το μήνυμα στο μέλλον, και πάλι είναι δύσκολο να πατήσετε το κουμπί. Αλλά πρέπει να το κάνετε.  

Είναι βασικό να διαγράφετε τα άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διότι επιβαρύνουν τη σκέψη σας εάν τα αφήνετε στη θέση τους. Η αίσθηση της ακαταστασίας στα εισερχόμενά σας μπορεί να σας συγκλονίσει, ακόμη και αν αυτά τα μηνύματα δεν είναι απαραίτητα. Με την τακτική διαγραφή e-mail της εργασίας σας, κάνετε ένα μικρό βήμα προς τη μείωση των επιπέδων του άγχους.  

Ακόμα δεν είστε σίγουροι ότι μπορείτε να αποκτήσετε αυτήν τη συνήθεια; Δοκιμάστε ένα ενδιάμεσο βήμα. Αντί να διαγράφετε άμεσα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σαρώστε τα για να προγραμματίσετε την επαναφορά τους στα εισερχόμενά σας σε πιο εύθετο χρόνο. Κατά τα άλλα, αφαιρέστε τα υπόλοιπα και απολαύστε το σαββατοκύριακο σας.   

Δεν χρειάζεται να γράφετε σεντόνια 

Όλοι έχουμε μερικές φορές την κακή συνήθεια να μακρηγορούμε. Είναι εύκολο να παρασυρθεί κανείς στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ένα μικρότερο μήνυμα σχεδόν σίγουρα θα κάνει αυτό που πρέπει. 

Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας να γράφει συντομότερα μηνύματα κατά την επικοινωνία με συναδέλφους και πελάτες, καθώς και με φίλους και συγγενείς. Θα εξοικονομήσετε χρόνο γράφοντας συντομότερα e-mail και επιπλέον, το μήνυμά σας θα είναι σαφέστερο.  

Είναι τέχνη η σύνταξη σύντομων και ουσιαστικών e-mail. Ίσως να δυσκολευτείτε στην αρχή, αλλά με την εξάσκηση θα τα καταφέρετε. Σύντομα, θα παρατηρήσετε ότι τα περισσότερα από τα μηνύματά σας δεν ξεπερνούν τις λίγες προτάσεις.  

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες για να παρουσιάσετε μερικές ιδέες γρήγορα και συνοπτικά. Οι παραλήπτες των μηνυμάτων σας θα ενθουσιαστούν με τη συντομία σας και θα γίνετε πιο παραγωγικοί. 

Τι θα μπορούσε να είναι πιο ελκυστικό (τουλάχιστον για έναν επαγγελματία πληροφορικής) από έναν ρόλο στελέχους που συνδυάζει νέες τεχνολογίες αιχμής με την ικανότητα να επηρεάζει τη στρατηγική κατεύθυνση μιας εταιρείας;

Το θάμπωμα φόντου είναι μια συνήθης τεχνική που χρησιμοποιείται από τους φωτογράφους εδώ και χρόνια ως τρόπος να διατηρείται η εστίαση στο πιο σημαντικό θέμα τους. Η ιδέα είναι να εστιάσετε στο στοιχείο που βρίσκεται στο προσκήνιο, αφαιρώντας τις οξείες γραμμές και τις ενοχλητικές λεπτομέρειες στο παρασκήνιο, για να αναδειχθεί το θέμα της φωτογραφίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο τρικ για να διατηρήσετε την εστίαση σε εσάς κατά τη διάρκεια κάποιας σημαντικής διαδικτυακής συνάντησης.  

Με ολοένα και περισσότερα άτομα να εργάζονται από απόσταση, είτε πρόκειται για μια πολυσύχναστη καφετέρια ή το σπίτι με κατοικίδια και παιδιά, ποτέ δεν ήταν πιο σημαντικότερο να επικεντρώνεστε στο αντικείμενο της κάθε συνδιάσκεψης και συνάντησης. Ακόμα κι όταν δεν εργάζεστε στο σπίτι, οι περισπασμοί στο γραφείο μπορεί να είναι πρόβλημα.  

Μια πρόσφατη μελέτη διαπίστωσε ότι κατά τη διάρκεια της μέσης συνδιάσκεψης διαρκείας 38 λεπτών, συνολικά δεκατρία από αυτά τα λεπτά σπαταλήθηκαν σε περισπασμούς και διακοπές. Το ίδιο μπορεί να ισχύει για διαδικτυακές συνεντεύξεις, παρουσιάσεις και εκπαιδευτικές συναντήσεις υπαλλήλων, αλλά και ανταλλαγή ιδεών, κλήσεις πωλήσεων, υποστήριξη σε θέματα πληροφορικής, υποστήριξη πελατών και διαδικτυακά σεμινάρια. Έτσι, η δυνατότητα χρήσης θαμπώματος φόντου ή μιας από τις πολλές επιλογές εικονικού φόντου, είτε προσαρμοσμένες ή προκατασκευασμένες, συμβάλλει σημαντικά στη μείωση των ενοχλήσεων καθώς ο κόσμος προσπαθεί να γίνει πιο προσηλωμένος όταν εργάζεται από το σπίτι.  

Όμως έχει το λογισμικό συσκέψεων σας αυτές τις επιλογές; Εάν ισχύει αυτό, θα πρέπει να μπορείτε να ενεργοποιήσετε το θάμπωμα φόντου ή μια εικόνα σε λίγα μόνο βήματα: 

• Γενικά, η επιλογή θα πρέπει να υπάρχει στις ρυθμίσεις ήχου και βίντεο κατά την έναρξη ή τη συμμετοχή σε μια σύσκεψη 
• Κάντε κλικ στις ρυθμίσεις 
• Ελέγξτε στις επιλογές 
• Αναζητήστε μια επιλογή για να θολώσετε το φόντο σας ή να επιλέξετε μια εικόνα και κάντε κλικ σε αυτήν  

Αποκτήστε το Microsoft Teams δωρεάν

Δεν πρόκειται για λάθος, είναι δωρεάν. Όπως λέμε 0 €. Συνεργαστείτε με δυνατότητες όπως η συνομιλία, η κοινή χρήση αρχείων και οι κλήσεις βίντεο.Ξεκινήστε δωρεάν

Εκτός από το θάμπωμα του φόντου σας και την επιλογή από προκατασκευασμένες εικόνες, μπορείτε επίσης να έχετε την ευκαιρία να αποστείλετε ένα προσαρμοσμένο εικονικό φόντο. Από καλοσχηματισμένα περιβάλλοντα γραφείων, έως αστικά τοπία, ήσυχα πάρκα ή παγκοσμίως ξακουστά τουριστικά αξιοθέατα ή απλώς το λογότυπο της εταιρείας. Πολλά εργαλεία συσκέψεων σας επιτρέπουν ήδη να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα φόντα. 

Αν το δικό σας δεν έχει ακόμα αυτήν την επιλογή, κάποιες εφαρμογές λογισμικού συσκέψεων επιτρέπουν να ενσωματώσετε εφαρμογές όπως η Snap camera για να δημιουργήσετε στατικές εικόνες χρησιμοποιώντας φίλτρα. Για δυναμικές εικόνες, αναζητήστε εργαλεία όπως το XSplit Virtual Cam.  

Εκτός από την προσθήκη μιας προσωπικής πινελιάς και τον περιορισμό των περισπασμών κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, η χρήση φόντου θα μπορούσε να ενισχύσει τη συμμετοχή. Σκεφτείτε το γεγονός ότι το 23% των εργαζομένων των ΗΠΑ σε πρόσφατη δημοσκόπηση είπε ότι οι βιντεοδιασκέψεις τους κάνουν να νιώθουν άβολα. Το 75% είπε ότι προτιμά ακόμη ήχο αντί για εικόνα. Πέρα του ότι πολλοί φοβούνται να μιλήσουν εμπρός σε κοινό, περίπου το 40% δηλώνει ότι η ρύθμιση του φόντου είναι ο λόγος για την απροθυμία τους. 

Ως οικοδεσπότης, η ενθάρρυνση των παρευρισκομένων σας να χρησιμοποιήσουν το θάμπωμα φόντου ή να δημιουργήσουν τις δικές τους προσαρμοσμένες επιλογές φόντου θα είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική προκειμένου να αλλάξουν γνώμη και να συμμετάσχουν ενεργά στην επόμενη συνάντησή σας. 

Ποτέ στο παρελθόν η τηλεδιάσκεψη δεν ήταν τόσο ουσιώδες και ισχυρό εργαλείο. Σας δίνει τη δυνατότητα να φέρετε τους ανθρώπους κοντά, να κάνετε τις συναντήσεις πιο προσωπικές και να βελτιώσετε τον τρόπο που επικοινωνείτε δημιουργώντας μια καλύτερη λύση για το επιχειρηματικό περιβάλλον του σήμερα. Χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένα φόντα, θάμπωμα φόντου και όλα τα διαθέσιμα εργαλεία λογισμικού, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επόμενη βιντεοδιάσκεψη.  

Παρακολουθήστε το επεισόδιο του Modern Workplace αυτού του μήνα, “Διευθυντής Ψηφιακών Υπηρεσιών: Είναι απαραίτητος σε κάθε οργανισμό;” να ακούει τις απόψεις CDO από το Barclays της Νότιας Αφρικής, το Εθνικό Πρωτάθλημα Ράγκμπι και το Convene αντίστοιχα. Θα ακούσετε επίσης την Jacky Wright, η οποία είναι υπεύθυνη για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της ίδιας της Microsoft. Είτε έχετε CDO είτε όχι, κάποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την εργασία με τα στεγανά μιας εταιρείας, εστιάζοντας στους τρεις κατευθυντήριους παράγοντες ενός επιτυχημένου ψηφιακού μετασχηματισμού: σαφές όραμα, δυνατότητες παράδοσης και κουλτούρα.

Ορισμένα από τα μαθήματα που παρέχονται σε αυτό το επεισόδιο περιλαμβάνουν τα εξής:

• Πώς να ξανασχεδιάσετε ολόκληρη την επιχείρησή σας και πώς θα έμοιαζε αν την ξεκινούσατε σήμερα
• Γιατί πρέπει κάθε σας ενέργεια να έχει ως γνώμονα τον πελάτη. Προσέξτε τι κάνει ο πελάτης σας στην πραγματικότητα και όχι μόνο τι λέει
• Πώς να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να κατανοήσουν τον τρόπο με τον οποίο αλλάζει ο κόσμος και πώς η επιχείρησή σας πρέπει να παραμείνει μπροστά από τις ψηφιακές εξελίξεις

Η διαχείριση ενός έργου κάτω από την πιεστική και αγχωτική κατάσταση ενός συνεχώς μεταβαλλόμενου οργανισμού μπορεί να θέτει προκλήσεις. Αυτές τις ημέρες, ο μέσος εργαζόμενος γραφείου επιβαρύνεται με ένα πλήθος προθεσμιών, συναντήσεων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καθηκόντων, πράγμα που σημαίνει ότι πιθανότατα δεν έχει το χρόνο ή τον ελεύθερο χώρο για να ξεδιπλώσει πλήρως το ταλέντο του σε εσάς και το έργο σας. Ευτυχώς, μπορείτε να κάνετε τα πράγματα πιο εύκολα. Για να εξασφαλίσετε μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας για τα έργα, ανεξάρτητα αν αυτό που κάνετε αφορά έναν πελάτη ή έναν ενδιαφερόμενο της επιχείρησης, ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα πέντε εργαλεία διαχείρισης έργων που εξοικονομούν χρόνο, χρήμα και ενέργεια.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Γραφήματα Gantt και πίνακες Scrum

Σε μια εποχή όπου υπάρχει απεριόριστο περιεχόμενο (πλήθη από λέξεις αγωνίζονται συνεχώς να αποσπάσουν την περιορισμένη προσοχή μας) ένα απλό οπτικό περιεχόμενο μπορεί να είναι ανακουφιστικό και εξαιρετικά αποτελεσματικό. Τα γραφήματα Gantt χρησιμοποιούν βασικές οριζόντιες ράβδους για την εμφάνιση των φάσεων και της προόδου του έργου. Με μια γρήγορη ματιά, τα μέλη της ομάδας σας θα μπορούν να δουν ποια εργασία γίνεται αυτή τη στιγμή (ή τουλάχιστον ποια εργασία πρέπει να γίνεται) και πότε θα χρειαστεί η συνεισφορά τους. Θα μπορούν επίσης να δουν πόσο χρόνο αναμένεται να διαρκέσει η κάθε φάση.

Οι πίνακες Scrum λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο και αποδίδουν εξαιρετικά στις περιπτώσεις έργων για τα οποία υπάρχει λιγότερο αυστηρό χρονοδιάγραμμα και περιλαμβάνουν πολλαπλές ομάδες. Ο πίνακας εμφανίζει διαφορετικές φάσεις του έργου, όπως ο σχεδιασμός, η εκτέλεση κ.λπ., καθώς και δείκτες για κάθε ομάδα. Καθώς ολοκληρώνουν τις φάσεις και σημειώνουν πρόοδο, οι ομάδες μπορούν να μετακινούν τους δείκτες τους επάνω στον πίνακα. Αυτό επιτρέπει σε όλους τους ενδιαφερόμενους να βλέπουν τη μεγαλύτερη εικόνα και τη θέση τους μέσα σε αυτή.

Αναθέσεις εργασιών

Είναι εύκολο να συμφωνήσεις να κάνεις κάτι, αλλά πολύ πιο δύσκολο να θυμηθείς να το κάνεις. Ειδικά όταν κάθε μήνυμα φαίνεται να μεταφέρει ένα νέο αίτημα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα ηλεκτρονικό εργαλείο για την ανάθεση καθηκόντων είναι τόσο πολύτιμο. Οι υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση ενός τμήματος του έργου, είτε αυτό είναι η σχεδίαση ενός λογότυπου είτε ο υπολογισμός των τελικών αριθμών, μπορούν να συνδεθούν και να δουν εύκολα τι ακριβώς πρέπει να κάνουν. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του λογαριασμού τους, θα λαμβάνουν επίσης ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις επικείμενες προθεσμίες.

Στο περιθώριο, οι διαχειριστές έργων μπορούν να κρατούν καρτέλες στην ομάδα τους και να βεβαιώνονται ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται έγκαιρα χωρίς να χρειάζεται να ψάχνουν ανάμεσα σε ατέλειωτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό βοηθά στην αποφυγή δαπανηρών καθυστερήσεων και περιττών απογοητεύσεων.

Κατανομή των πόρων

Σε ένα εταιρικό περιβάλλον, η κατανομή των πόρων είναι καθοριστική. Οι διαχειριστές έργων χρειάζονται ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση των ωρών εργασίας για κάθε μέλος της ομάδας τους, προκειμένου να αποφεύγονται οι υπεράριθμες κρατήσεις, οι χαμένες προθεσμίες και οι δυσαρεστημένοι πελάτες. Όμως, αυτός ο τρόπος οργάνωσης δεν χρειάζεται να περιορίζεται στον “δημιουργικό” κόσμο. Δεν θα ήταν χρήσιμο, ακόμη και σε ένα εταιρικό γραφείο, να υπάρχει μια σαφής εικόνα της διαθεσιμότητας των μελών της ομάδας;

Ζητήστε από την ομάδα σας να εκτιμήσει εκ των προτέρων, στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό, τη διαθεσιμότητά τους στη διάρκεια της πορείας του έργου. Αφήστε τους να σημειώσουν τις ημέρες που θα είναι εκτός γραφείου για διακοπές, τις ημέρες που δεν θα είναι σε θέση να εργαστούν επαρκώς λόγω της συμμετοχής τους σε συσκέψεις και τις ημέρες που θα πρέπει να προλάβουν άλλες προθεσμίες. Εάν έχετε αίσθηση της ωριαίας διαθεσιμότητας, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα. Ένα εργαλείο κατανομής πόρων online θα διευκολύνει εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να παρακολουθείτε τις πραγματικές ώρες σε σχέση με τις εκτιμώμενες και να προσαρμόζεστε ανάλογα, επιτρέποντας ομαλότερες μελλοντικές ροές εργασίας.

Εργαλεία σχολιασμού

Η αποστολή σχολίων σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς ανθρώπους. Ορισμένα παρέχουν άκαμπτα και περιοριστικά αιτήματα τροποποίησης, άλλα προκαλούν ασαφή συναισθήματα και αντιδράσεις. Μερικές φορές, διαφορετικοί ενδιαφερόμενοι θα εκφέρουν αντικρουόμενες απόψεις. Όλα αυτά προβληματίζουν το άτομο που λαμβάνει το σχόλιο για το πώς να προχωρήσει. Ποιον πρέπει να ακούσουν;

Τα εργαλεία παροχής σχολίων επιτρέπουν στους ενδιαφερόμενους να ψηφίζουν και να αξιολογούν διαφορετικές εκδοχές των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων, διευκολύνοντας μια ομάδα να δίνει μια ενιαία κατεύθυνση με δίκαιο τρόπο. Εάν η γνώμη ενός συγκεκριμένου ατόμου πρέπει να έχει μεγαλύτερη βαρύτητα (ίσως να διαθέτει σημαντική σχετική εμπειρογνωμοσύνη) μπορείτε να μετρήσετε την ψήφο του για δύο.

Έτοιμες αναφορές

Οι αναφορές προόδου και οι αποτιμήσεις είναι κρίσιμα μέρη κάθε έργου και δεν χρειάζεται να είναι χρονοβόρες. Αντί να ξοδεύετε πολύτιμες ώρες δημιουργώντας μια προσαρμοσμένη αναφορά, επιλέξτε μια έτοιμη επιλογή. Θα μπορείτε να εισαγάγετε σχετικούς αριθμούς και εικόνες και να αφήσετε το πρόγραμμα να δημιουργήσει κατάλληλες μορφοποιήσεις και οπτικοποιήσεις δεδομένων.

Αυτό σημαίνει ότι θα είστε σε θέση να αρχίσετε να προγραμματίζετε το επόμενο έργο σας πολύ νωρίτερα.

Λένε ότι όσοι ζουν στο παρελθόν δεν έχουν μέλλον. Το ίδιο ισχύει και για τους οργανισμούς που αρνούνται να υιοθετήσουν όσα προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία. Είτε μας αρέσει είτε όχι, ο κόσμος των επιχειρήσεων σήμερα έχει γρήγορους ρυθμούς και συχνά μοιάζει αδύνατο να συμβαδίσει κανείς με τις διαρκώς μεταβαλλόμενες τάσεις. Αν προσθέσετε το γεγονός ότι οι πελάτες περιμένουν άμεση υπηρεσία, είναι αρκετό για να προκαλέσει πονοκέφαλο σε όποιον ασχολείται με τις επιχειρήσεις. Ένας τρόπος για να συμβαδίζετε με την τεχνολογία —και με την εποχή— είναι ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών. Το λογισμικό αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών παρέχει στον οργανισμό σας τη δυνατότητα να αυτοματοποιεί τις χρονοβόρες εργασίες, βελτιστοποιώντας έτσι τις λειτουργίες και φέρνοντας ένα νέο επίπεδο αποδοτικότητας στην εταιρεία σας. Επιπλέον, ο αυτοματισμός διεργασιών επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν τις δεξιότητές τους για τις εργασίες για τις οποίες προσλήφθηκαν και όχι για εργασίες ρουτίνας που μπορεί να απαιτούν πολύτιμο χρόνο.

Τι μπορεί να κάνει το λογισμικό BPA για εσάς

Σύμφωνα με μια μελέτη του 2013 από την CompTIA, οι πέντε τομείς που οι εταιρείες ελπίζουν ότι θα βελτιώσει το λογισμικό BPA είναι οι συμφορήσεις που προκαλούν καθυστερήσεις (48%), η διπλή εργασία (46%), η κακή αλληλεπίδραση μεταξύ διαφορετικών τμημάτων (39%), η δυσκολία στον εντοπισμό εγγράφων (33%) και η έλλειψη ορατότητας των επιχειρηματικών διεργασιών (27%).

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Συγκεκριμένα, ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση πολλών διεργασιών, όπως:

• Διαχείριση εγγράφων
• Αυτοματισμός ροών εργασιών
• Ειδοποιήσεις εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Εκστρατείες μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Ευχαριστήριες επιστολές
• Υπενθυμίσεις πληρωμών
• Αναθεώρηση και έγκριση εγγράφων
• Διαχείριση αιτήσεων υπαλλήλων

Αφού αποφασίσετε ποιες διεργασίες να αυτοματοποιήσετε, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ροές εργασιών σας περιγράφοντας τα βήματα και ορίζοντας ειδοποιήσεις και εγκρίσεις που θα διαμορφώσουν τις πραγματικές διεργασίες που συνήθως εκτελούνται με μη αυτόματο τρόπο. Ορισμένοι δημοφιλείς τομείς χρήσης είναι το μάρκετινγκ, η διαχείριση πελατών και η υποστήριξη πελατών.

Οφέλη του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών

Πέρα από τη βελτίωση των διεργασιών, η εφαρμογή του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών έχει πολλά οφέλη, που περιλαμβάνουν τα εξής:

• Μειωμένες δαπάνες. Μπορείτε να προσλάβετε λιγότερα άτομα, καθώς υπάρχει λιγότερη εργασία για να ολοκληρωθεί.
• Πιο αποδοτική χρήση του ανθρώπινου δυναμικού. Οι διευθυντές, για παράδειγμα, μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην καθοδήγηση των υπαλλήλων τους και την επίβλεψη των σημαντικών εργασιών, αντί να πνίγονται σε αναθεωρήσεις, εγκρίσεις και αιτήσεις.
• Βελτιωμένη συνεργασία. Το λογισμικό BPA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός χώρου όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να κάνουν κοινή χρήση αρχείων και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν τα έγγραφα ενημερώνονται ή αλλάζουν ή ανατίθενται από ένα μέλος της ομάδας σε ένα άλλο. Αυτό βοηθά στο να βρίσκεται όλη η ομάδα στο ίδιο σημείο, ενώ βελτιώνει και την επικοινωνία.
• Βελτιωμένη υποστήριξη πελατών. Μπορεί να είναι δύσκολο για την ομάδα υποστήριξης πελατών ή το γραφείο βοήθειας μιας εταιρείας να παρακολουθεί όλες τις αιτήσεις ή ερωτήσεις χωρίς αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών. Βεβαιωθείτε ότι κανένας πελάτης δεν αγνοείται χρησιμοποιώντας λογισμικό BPA για αυτόματη δημιουργία δελτίων. Αυτό βοηθά τις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών σας να ανταποκρίνονται πιο γρήγορα και πιο αποδοτικά, με αποτέλεσμα πιο ικανοποιημένους πελάτες.
• Καλύτερη συνολική απόδοση εργασίας. Η χρήση του αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών έχει ως αποτέλεσμα λιγότερα σφάλματα και πιο εστιασμένη εργασία από τους υπαλλήλους.
• Πιο ικανοποιημένοι υπάλληλοι. Σύμφωνα με μια αναφορά της Society for Human Resource Management το 2015, το 55% των εργαζομένων θεωρεί “πολύ σημαντικό” για την εργασιακή τους ικανοποίηση το γεγονός ότι έχουν ευκαιρίες να χρησιμοποιούν τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους. Όταν αφαιρείτε τις πιο ταπεινές εργασίες από τα εργασιακά καθήκοντα των υπαλλήλων, έχουν χρόνο για τις πτυχές της εργασίας στις οποίες είναι καταρτισμένοι.

Επιλογή του κατάλληλου λογισμικού BPA

Όταν επιλέγετε την τέλεια λύση αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών για τον οργανισμό σας, είναι σημαντικό να εξετάσετε διάφορους παράγοντες, όπως μια τιμή εντός του προϋπολογισμού σας, μια λύση που ενοποιείται με τις τρέχουσες εφαρμογές σας, η φήμη της υπηρεσίας παροχής και η δυνατότητά της να σας προσφέρει υπηρεσία υψηλής ποιότητας. Τι περιμένετε λοιπόν; Περάστε στο μέλλον και εκσυγχρονίστε την εργασία σας με τον αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών.