Πώς ξεκινά η εργασία στον οργανισμό σας; Συλλαμβάνει κάποιος μια ιδέα και αρχίζει να εργάζεται πάνω σε αυτή ή υπάρχει κάποια επίσημη διαδικασία για τη λήψη μιας απόφασης σχετικά με το τι αξίζει να γίνει και ποιες πρωτοβουλίες πρέπει να χρηματοδοτηθούν και να στελεχωθούν; Τι γίνεται με τη διαχείριση εργασιών και έργων από την αρχή έως το τέλος;

Σε πολλές εταιρείες, η εργασία “χάνεται” κάπου στον δρόμο, με αποτέλεσμα τη σπατάλη χρόνου και χρήματος. Οι επιτυχημένοι οργανισμοί διαχειρίζονται προληπτικά τον κύκλο ζωής της εργασίας, από την αρχή μέχρι το τέλος. Για τις εργασίες ενός έργου, αυτό σημαίνει μια ολοκληρωμένη διαδικασία διαχείρισης, η οποία πρώτα αξιολογεί τις πρωτοβουλίες που πρέπει να αναληφθούν και, στη συνέχεια, τις διαχειρίζεται έως την επιτυχή εκτέλεση και ολοκλήρωσή τους.

Στο πλαίσιο μιας διαδικασίας διαχείρισης, οι ομάδες μπορούν να επιλέξουν τις καλύτερες μεθόδους για την υλοποίηση των έργων, ανεξάρτητα αν πρόκειται για μια πιο παραδοσιακή προσέγγιση, ευέλικτη ή υβριδική. Ανεξάρτητα από αυτό, η έρευνα που πραγματοποιήθηκε από τη Sensei Project Solutions διαπιστώνει ότι μια διαδικασία διαχείρισης βέλτιστων πρακτικών θα καλύπτει συνήθως τα ακόλουθα 7 βήματα:

Βήμα 1: Αρχικό επιχειρησιακό πλάνο

Στη φάση της πρότασης, ο χρήστης υποβάλλει το αρχικό επιχειρησιακό πλάνο, συμπληρωμένο με την πρόταση-στόχο, τα αναμενόμενα οφέλη και τις εκτιμήσεις κόστους και πόρων. Αυτό είναι που ονομάζεται “Καταστατικός χάρτης έργου” από το Project Management Institute® και ίσως είναι γνωστό ως “Έντυπο αίτησης έργου” ή κάτι παρόμοιο. Ο στόχος του επιχειρηματικού πλάνου είναι να δώσει επαρκείς πληροφορίες για να μπορέσετε να λάβετε έγκριση για να προχωρήσετε. Συχνά, αφιερώνεται υπερβολικά πολύς χρόνος για ένα πολύ λεπτομερές επιχειρηματικό πλάνο και αυτή η προσπάθεια μπορεί να σπαταληθεί, εάν η πρόταση δεν

4 μυστικά για έναν συνδεδεμένο χώρο εργασίας

Ο τρόπος με τον οποίο συνεργαζόμαστε άλλαξε δραστικά τα τελευταία χρόνια. Μάθετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε το προβάδισμα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.ΚΑΝΤΕ ΛΗΨΗ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (στα Αγγλικά)

ευθυγραμμίζεται με τις προτεραιότητες της επιχείρησης. Συνεπώς, οι πιο ώριμες εταιρείες θα περιλαμβάνουν μια στρατηγική αξιολόγηση ως μέρος της αρχικής πρότασης. Αυτό επιτρέπει στον αιτούντα να αξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο η πρόταση ευθυγραμμίζεται με τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας και είναι ένας γρήγορος τρόπος για να προσδιοριστεί εάν μια πρωτοβουλία αξίζει να συνεχιστεί περαιτέρω. Αυτό απαιτεί σχετικά υψηλό επίπεδο ωριμότητας όμως, καθώς τα ανώτατα διοικητικά στελέχη πρέπει να καθορίσουν και να συμφωνήσουν στους στρατηγικούς στόχους και τα υποστηρικτικά μετρήσιμα στοιχεία τους.

Βήμα 2: Αναθεώρηση τμήματος

Μόλις ολοκληρωθεί το επιχειρηματικό πλάνο, η πρόταση υποβάλλεται για πρώτη έγκριση. Ο υπεύθυνος έγκρισης εδώ είναι συνήθως ένας επικεφαλής τμήματος ή Διευθυντής PMO. Θα εξετάσει τα πλεονεκτήματα κάθε πρότασης μεμονωμένα για να διαπιστώσει εάν υπάρχει επαρκής αιτιολόγηση για την υποβολή τους στη διευθύνουσα επιτροπή. Εάν δεν υπάρχει επίσημη στρατηγική εκτίμησης, αυτό είναι συνήθως το βήμα όπου ο εγκρίνων καθορίζει την ευθυγράμμιση με τη στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας. Σε αυτό το στάδιο, εξετάζουμε επίσης την πρόταση όσον αφορά την πληρότητα και διασφαλίζουμε ότι υπάρχουν όλες οι σωστές πληροφορίες που επιτρέπουν στην εκτελεστική διευθύνουσα επιτροπή να επιλέξει μεταξύ των καλύτερων προτάσεων στο επόμενο βήμα.

Εάν ο οργανισμός σας είναι αρκετά μικρός ή αν μόνο λίγα επιλεγμένα άτομα μπορούν να υποβάλουν προτάσεις, τα δύο βήματα έγκρισης θα μπορούσαν να ενοποιηθούν σε ένα.

Βήμα 3: Αναθεώρηση διευθύνουσας επιτροπής

Στη φάση της επιλογής, όλες οι προτάσεις που έχουν εγκριθεί από τις υπηρεσίες τώρα εξετάζονται συνολικά από τη διευθύνουσα επιτροπή σε σχέση με τον συνολικό προϋπολογισμό και τους πόρους που είναι διαθέσιμοι.

Στους οργανισμούς με επίσημη στρατηγική αξιολόγηση, θα υπάρχει ένας αριθμητικός κατάλογος προτάσεων με προτεραιότητα. Στο πλαίσιο αυτής της λίστας προτεραιοτήτων, οι πρωτοβουλίες αξιολογούνται στη συνέχεια για τις ανάγκες κόστους και πόρων. Όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος, η διευθύνουσα επιτροπή επιλέγει συνήθως μόνο τις προτάσεις που μπορεί να χρηματοδοτήσει. Οι προτάσεις αξιολογούνται επίσης με βάση τους διαθέσιμους πόρους, συνήθως ανάλογα με τους ρόλους ή/και τις δεξιότητες.

Υπάρχουν διάφορα θέματα και μικρές διαφοροποιήσεις στο πλαίσιο της εξέτασης από την διευθύνουσα επιτροπή. Πρώτον, υπάρχει μια απόφαση σχετικά με το κατά πόσον πρέπει να συμπεριληφθούν έργα που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη ή αυτά να παραμείνουν ανέγγιχτα. Εάν συμπεριληφθούν στην εκτίμηση, είναι πιθανό να ακυρωθούν ενώ, εάν δεν συμπεριληφθούν, θα δεσμευτούν πόροι που ήδη απασχολούνται σε αυτά τα έργα, πράγμα που σημαίνει ότι η ιεράρχηση θα βασίζεται στην εναπομένουσα διαθεσιμότητα. Δεύτερον, υπάρχει το ζήτημα της εργασίας εκτός έργων στην εταιρεία, όπως οι Συνήθεις εργασίες, η Υποστήριξη, η Διοίκηση κ.λπ. Για να μπορέσει να δώσει προτεραιότητα στις πρωτοβουλίες με βάση τη διαθεσιμότητα των πόρων, η διευθύνουσα επιτροπή πρέπει να αποφασίσει εάν θα χορηγήσει εκ των προτέρων πόρους σε εργασίες εκτός έργων ή θα συμπεριλάβει τις εργασίες αυτές στην ίδια την ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Οι περισσότερες εταιρείες επιλέγουν να διαθέσουν ένα ποσοστό χρόνου σε εργασίες εκτός έργων και εκείνες που δεν το κάνουν συχνά υπερεκτιμούν την ικανότητά τους για εκτέλεση στο χαρτοφυλάκιο εισερχομένων έργων.

Βήμα 4: Λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και χρονοδιάγραμμα

Οι προτάσεις που περνούν τον έλεγχο από τη διευθύνουσα επιτροπή θεωρούνται πλέον επίσημα έργα και εντάσσονται στη φάση σχεδιασμού. Εάν ένας υπεύθυνος έργου δεν έχει συμμετάσχει στα αρχικά στάδια, τώρα επιφορτίζεται με την ανάπτυξη του λεπτομερούς πεδίου εφαρμογής και χρονοδιαγράμματος και την αρχική γραμμή βάσης. Αυτή μπορεί να είναι μια πολύ χρονοβόρα δραστηριότητα και είναι συνήθως πιο επιτυχημένη αν γίνει σε στενή συνεργασία με την ομάδα που έχει διατεθεί για να εργαστεί στο έργο.

Το αποτέλεσμα αυτού του βήματος θα διαφέρει σε κάποιο βαθμό, ανάλογα με τον οργανισμό και το μέγεθος του έργου. Κατ ελάχιστον, θα πρέπει να έχουμε τώρα ένα επίσημο σχέδιο διαχείρισης έργου με λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και χρονοδιάγραμμα που θα βασίζονται στην προσπάθεια και τους πόρους, όμως, σε μεγάλα έργα, το βήμα αυτό θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει σχέδια επικοινωνιών, συμφωνίες με προμηθευτές, μητρώο κινδύνων και πολλά άλλα.

Βήμα 5: Αναθεώρηση αρχικού χρονοδιαγράμματος

Στο σημείο έγκρισης της “αναθεώρησης αρχικού χρονοδιαγράμματος”, συγκρίνουμε το αρχικό επιχειρησιακό πλάνο, συμπεριλαμβανομένων των εκτιμήσεων κόστους και πόρων, με το λεπτομερές πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα που έχει καταρτίσει ο διαχειριστής του έργου. Εάν η πρωτοβουλία εξακολουθεί να έχει νόημα, το σχέδιο θα εγκριθεί και θα προχωρήσει στη διαδικασία. Εάν υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ του επιχειρησιακού πλάνου και του αναλυτικού πεδίου εφαρμογής, το έργο θα μπορούσε να επιστρέψει στη διαδικασία ιεράρχησης προτεραιοτήτων.

Βήμα 6: Εκτέλεση έργου

Στη φάση της εκτέλεσης, η ομάδα του έργου θα ασχολείται με τα βασικά παραδοτέα του έργου και θα παρακολουθεί την πρόοδό του. Αυτό είναι συνήθως το μεγαλύτερο από όλα τα βήματα της διαδικασίας διαχείρισης, καθώς σε αυτό το στάδιο εκτελούνται, στην πραγματικότητα, οι εργασίες. Ορισμένοι οργανισμοί θα έχουν επιπρόσθετα βήματα διαχείρισης, όπως η υπογραφή απαιτήσεων, η έγκριση σχεδιασμού κ.λπ., αλλά αυτό συχνά εξαρτάται από τη συγκεκριμένη μεθοδολογία.

Η επικοινωνία και η συνεργασία είναι πολύ σημαντικές εδώ, καθώς οι ομάδες παρακολουθούν την πρόοδό τους προς την επίτευξη των στόχων του έργου, παρουσιάζουν βασικά ορόσημα, παρακολουθούν τη διακύμανση του χρονοδιαγράμματος, παρακολουθούν τις αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής και πολλά άλλα.

Εάν υπάρχουν σημαντικές καθυστερήσεις στα έργα ή σημαντικές αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής, μπορεί μερικές φορές να είναι απαραίτητο η διοικούσα επιτροπή να επαναλάβει τη διαδικασία ιεράρχησης και να αξιολογήσει ξανά το χαρτοφυλάκιο, προκειμένου να αποφευχθεί η υπερκάλυψη και η εξάντληση των πόρων, διαφορετικά, επικεντρώνεται στην εκτέλεση του έργου.

Βήμα 7: Εξέταση κλεισίματος έργου

Η φάση κλεισίματος είναι το στάδιο όπου η ομάδα πραγματοποιεί αποτίμηση του έργου και ο διαχειριστής έργου κλείνει το έργο, κλείνοντας πόρους και τις συμβάσεις των προμηθευτών. Αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να αξιολογηθεί κατά πόσον το έργο ικανοποίησε τους στόχους του και εάν μάθαμε κάτι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε άλλα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη.

Ανάλογα με τη φύση του έργου, αυτό θα μπορούσε επίσης να αποτελέσει το σημείο εκκίνησης για την υλοποίηση των οφελών, όπου παρακολουθούμε εάν το έργο απέδωσε τα αναμενόμενα οφέλη με την πάροδο του χρόνου.

Για να την αναδείξετε, ενσωματώστε τη διαδικασία διαχείρισής σας στο Project Online για προβολή στα πλαίσια του πλήρους χρονοδιαγράμματος και προγραμματισμού του έργου.

–

Καθώς κοιτάζουμε μια σειρά τίτλων ειδήσεων για παραβιάσεις δεδομένων και ασφάλειας στο παρελθόν για ορισμένες από τις μεγαλύτερες εταιρείες στον κόσμο, ανακαλύπτουμε ένα συνεπές μοτίβο. Οι εισβολείς συνέχισαν να βελτιώνουν τις τεχνικές τους με αποτέλεσμα να είναι απαραίτητο από τις εταιρείες να ανταποκριθούν και να αυξήσουν την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Ωστόσο, εξακολουθούν να υπάρχουν αρκετά κενά που πρέπει να αντιμετωπίσουν οι CSO για να αποφύγουν να γίνουν πρωτοσέλιδα στο μέλλον.

1. Υπερφόρτωση πληροφοριών

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365.Μάθετε περισσότερα

Η μέση εταιρεία είναι έμπειρη στην αποθήκευση πληροφοριών αλλά πολύ λιγότερο ικανή στη χρήση τους. Υπάρχουν τόσα πολλά δεδομένα εκεί έξω που πολλοί δυσκολεύονται να διαχωρίσουν το σήμα από το θόρυβο. Αυτό μεγεθύνεται ακόμη περισσότερο από το μέγεθος και την εμβέλεια των σημερινών εταιρειών.

Ορισμένες ομάδες ασφάλειας στον κυβερνοχώρο πάσχουν από ψευδώς θετική κόπωση. Πρόκειται για μια κοινή ασθένεια που προκύπτει από επανειλημμένες περιπτώσεις όπου οι προειδοποιήσεις ασφαλείας αποδεικνύονται ψευδείς. Η ψευδής θετική κόπωση αμβλύνει τις αισθήσεις και εμποδίζει τις ομάδες να ανταποκριθούν γρήγορα όταν λαμβάνουν πραγματικές ειδοποιήσεις.

Οι εταιρείες που είναι σε αυτή την κατάσταση έχουν δει επιτυχή αποτελέσματα με τη διαλογή των πληροφοριών ασφαλείας βάσει προτεραιότητας. Το σύγχρονο λογισμικό ασφαλείας μπορεί να κάνει πολλά για να μειώσει τα ψευδώς θετικά αποτελέσματα, χρησιμοποιώντας γραμμές βάσης, όρια και ευρετικά. Αυτά τα συστήματα είναι τόσο καλά όσο τα δεδομένα στα οποία βασίζονται, αλλά τα σύγχρονα συστήματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν σημαντικά παλιά και τρέχοντα λειτουργικά δεδομένα για να λάβουν καλύτερες αποφάσεις. Αυτό μειώνει τα ψεύτικα θετικά αποτελέσματα και συνήθως έχει ως αποτέλεσμα και λιγότερα λανθασμένα αρνητικά. Τέτοιου είδους λογισμικό ελαχιστοποιεί τελικά την πίεση στις ομάδες ασφάλειας στον κυβερνοχώρο, επιτρέποντάς τους να κάνουν το καλύτερο δυνατό.

2. Ανεπαρκής ενοποίηση

Ένα άλλο πρόβλημα είναι η ανεπαρκής ενοποίηση μεταξύ συστημάτων ασφαλείας και εργαλείων διαχείρισης συστημάτων. Οι εταιρείες εξακολουθούν να αγωνίζονται να μετατρέψουν τα ανεξάρτητα σιλό πληροφοριών ασφαλείας σε ένα ενιαίο μητρώο ολοκληρωμένων συστημάτων που περιέχουν πληροφορίες και μετρήσεις ασφαλείας. Δεν αρκεί η ανάπτυξη συστημάτων ασφαλείας εάν αυτά δεν συνεργάζονται μεταξύ τους. Οι εταιρείες πρέπει επίσης να καταπολεμήσουν την εξάπλωση της τεχνολογίας τους, που αποτελείται από διάφορα συστήματα εσωτερικής εγκατάστασης και cloud. Σε ένα τόσο περίπλοκο περιβάλλον, είναι εύκολο να διαρρεύσουν πολύτιμες πληροφορίες μέσα από τα κενά ασφαλείας. Αυτός είναι ένας παράγοντας που οδηγεί στην επίμονη επιθετικότητα των εισβολέων στα δίκτυα. Επί του παρόντος, οι εισβολείς παραμένουν σε ένα δίκτυο 146 ημέρες, κατά μέσο όρο, προτού εντοπιστούν.

Η γεφύρωση του παγκόσμιου πολιτισμικού χάσματος και η μεγιστοποίηση του οφέλους ενός χώρου εργασίας πολλαπλών γενιών, είναι πιο κρίσιμα από ποτέ. Είτε είστε μια μικρή επιχείρηση που θέλετε να ενισχύσετε την ομάδα σας, είτε για μια μεγάλη εταιρία που προσπαθεί να διευρύνει την ομάδα των ταλέντων της, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι μπορεί να προσφέρει κάθε ξεχωριστή ομάδα, διατηρώντας ταυτόχρονα ανοιχτές τις γραμμές επικοινωνίας.

Ας ξεκινήσουμε με τις διαφορετικές γενιές. Ο Cam Marston, ένας κορυφαίος εμπειρογνώμονας στην αλλαγή των γενεών και τις επιπτώσεις της στον χώρο εργασίας και την αγορά, μας λέει ότι το κλειδί για τη δημιουργία μιας ισχυρής και ενθουσιώδους ομάδας πολλών γενιών είναι “να κατανοήσουμε τις προτιμήσεις στον χώρο εργασίας που είναι μοναδικές για κάθε γενιά και να δούμε πώς μπορούμε να κάνουμε κάθε ομάδα ευτυχισμένη και παραγωγική ανάλογα με τον τρόπο που εργάζεται”. Από πού όμως να ξεκινήσουμε; Εδώ θα βρείτε μερικά βασικά ευρήματα για κάθε γενιά που θα μπορούσαν να βοηθήσουν τις εταιρείες να αξιοποιήσουν τα μοναδικά τους ταλέντα:

Baby Boomers (1946-1964) και παλιότερες γενιές (πριν από το 1946)

• Πλεονεκτήματα. Σύμφωνα με τον Marston, παρόλο που ορισμένες επιχειρήσεις δεν αξιοποιούν τα λεγόμενα ταλέντα “παλιότερης γενιάς”, πολλές άλλες το κάνουν, και με καλά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, σύμφωνα με μια πρόσφατη έρευνα, η γενιά των 50+ έχει μια έντονη επιθυμία να περάσει τη σκυτάλη στους νεότερους και να τους βοηθήσει να πετύχουν. Στην πραγματικότητα, το 80% από εκείνους που βρίσκονται ακόμα στο εργατικό δυναμικό δηλώνουν ότι είναι πρόθυμοι να παίξουν το ρόλο του μέντορα για τα νεότερα άτομα που εισέρχονται στον δικό τους τομέα, ακόμα και αν αυτό σημαίνει ότι πρέπει να θυσιάσουν τον ελεύθερο χρόνο τους. Αυτό είναι εμφανές σε μια επιπρόσθετη έρευνα που διαπιστώνει ότι η παλιότερη γενιά τείνει να στρέφεται προς τους τομείς της εκπαίδευσης, της υγειονομικής περίθαλψης και τις κυβερνητικές και μη κερδοσκοπικές οργανώσεις σαν δεύτερη επαγγελματική σταδιοδρομία, ενισχύοντας την ιδέα ότι το έργο τους τείνει να αποκτήσει ένα βαθύτερο προσωπικό νόημα και τους συνδέει με κάτι μεγαλύτερο από τον εαυτό τους.
• Προκλήσεις. Παρόλο που τους αρέσει πολύ ο ρόλος του μέντορα, ο Marston λέει ότι η κατανόηση των διαφορών στην επικοινωνία μεταξύ των νεότερων και των παλιότερων γενιών είναι κρίσιμος παράγοντας. “Τα νεότερα άτομα δεν είναι πρόθυμα να ακούσουν και να μάθουν με τον τρόπο που θέλουν τα άτομα άνω των 50 ετών” λέει ο Marston. “Τα νεότερα άτομα ενδιαφέρονται για μια γρήγορη λύση σε ένα πρόβλημα και η προσέγγιση μέσω της καθοδήγησης είναι μια διαδικασία την οποία θεωρούν πολύ χρονοβόρα. Ένα άλλο πρόβλημα είναι ότι οι 50+ αναμένουν μια συγκεκριμένη στάση σεβασμού από τους νεότερους και, όταν δεν τη βρίσκουν, παύουν να ασχολούνται με την καθοδήγησή τους.” Εάν όμως ικανοποιούνται οι παραπάνω προκλήσεις, τα άτομα που είναι Boomers ή παλιότερης γενιάς, τείνουν να είναι ολιγαρκείς, υψηλής απόδοσης, αφοσιωμένοι και αξιόπιστοι υπάλληλοι, οι οποίοι διαθέτουν εξαιρετικές ικανότητες στον τομέα της εξυπηρέτησης πελατών καθώς και στον τομέα της εκπαίδευσης.
• Συμβουλές. Δώστε τους τη δυνατότητα να προβλέπουν πιθανά οφέλη, καθώς και ευκαιρίες για να μάθουν, να διδάξουν και να αισθάνονται πολύτιμοι. Επίσης, κατά την εκπαίδευση μεγαλύτερων σε ηλικία εργαζόμενων, “Όσο πιο μεγάλος σε ηλικία είναι ο εργαζόμενος, τόσο πιο πρακτικές μεθόδους εκμάθησης χρειάζεται”, σύμφωνα με τον Marston.

Gen X (1965-1979)

• Πλεονεκτήματα. Για αυτή την ομάδα, η έρευνα έδειξε ότι η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής αποτελεί μία από τις σημαντικότερες πτυχές μιας θέσης εργασίας, σε πολύ μεγαλύτερο βαθμό από ότι για τους συναδέλφους τους που είναι Baby boomers. Οι ευκαιρίες κατάρτισης, οι αποζημιώσεις για δίδακτρα και οι πρόσθετες παροχές της δουλειάς γραφείου καταγράφηκαν επίσης πιο έντονα. Η αίσθηση της υπερηφάνειας για την εργασία τους είναι σημαντική για τους Gen Xers, σύμφωνα με πρόσφατες μελέτες , όπως και οι καλές αμοιβές και τα μπόνους, ο ελεύθερος χρόνος, η οικονομική σταθερότητα και η καλή εταιρική κουλτούρα. Παρόλο που μπορεί να ισχυρίζονται ότι ο χρόνος διακοπών είναι ένα σημαντικό προνόμιο, συχνά δεν τον χρησιμοποιούν, επικαλούμενοι, σε πρόσφατη έρευνα, τον μεγάλο φόρτο εργασίας. Είναι επίσης παθιασμένοι με τη δουλειά τους, θεωρώντας ότι το να μπορείς να “κάνεις τη διαφορά” είναι σημαντικός παράγοντας ικανοποίησης από την εργασία. Επιπλέον, τα στελέχη σε μια πρόσφατη δημοσκόπηση, πήραν την επωνυμία Gen Xers επειδή θεωρούνται “τα άτομα που είναι πιο αφοσιωμένα” στις δουλειές τους, σε σύγκριση με άλλες γενιές.
• Προκλήσεις. Εάν η εργασιακή σας κουλτούρα δεν τους ταιριάζει, τα άτομα της γενιάς Gen Xers μπορεί να νιώθουν ότι δεν εξελίσσονται, με κατάληξη αδιάφορους εργαζόμενους. Οι ειδικοί διαπιστώνουν ότι τα άτομα αυτά τείνουν να εργάζονται καλά μόνοι τους, κάτι που μπορεί να είναι ταυτόχρονα θετικό και αρνητικό, και απολαμβάνουν την ελευθερία και την αυτονομία τους. Πολλοί από αυτούς διαθέτουν επιχειρηματικό πνεύμα και μπορεί να εγκαταλείψουν την εργασία τους για να ακολουθήσουν αυτή τη διαδρομή εάν δεν αισθάνονται ικανοποιημένοι.
• Συμβουλές. Δώστε τους μια ευκαιρία για συμμετοχή. Επιπλέον, ο Marston λέει ότι η παροχή καλής “αμοιβής και αρμοδιοτήτων καθώς και ευέλικτου προγραμματισμού για ζητήματα παιδικής φροντίδας” είναι επίσης σημαντικά.

Γνωρίστε τους αριθμούς. Όχι τους αριθμούς του κλάδου, αλλά τους αριθμούς της δικής σας ομάδας. Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις μπορούν να εξασφαλίσουν τεράστια εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος σε δαπάνες ταξιδιού και παραγωγικότητα. Υπό την προϋπόθεση βέβαια ότι η σύσκεψη είναι αναγκαία.

Εξετάστε την απόδοση επένδυσης για όλες τις συσκέψεις σας για να προσδιορίσετε εάν περισσότερες από τις συσκέψεις σας πρόσωπο με πρόσωπο θα μπορούσαν –και θα έπρεπε– να είναι ηλεκτρονικές και ποιες συσκέψεις θα έπρεπε να καταργηθούν τελείως.

Γνωρίστε την απόδοση επένδυσης

Οι διοργανωτές συνεδρίων και οι εταιρείες δημόσιων σεμιναρίων μπορούν να σας πουν ακριβώς ποια είναι η αναμενόμενη απόδοση επένδυσης (ROI) που προβλέπουν για το κεφάλαιό τους. Τα υπολογιστικά φύλλα τους δείχνουν το κόστος ανά σύσκεψη για μίσθωση ακινήτου, προϋπολογισμό ομιλητή, γεύματα, ψυχαγωγία, διαφήμιση και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια, έχουν ένα υπολογιστικό φύλλο για τα έσοδα, που περιλαμβάνει γενικές εγγραφές, εγγραφές πριν και μετά το συνέδριο, πωλήσεις προϊόντων και παραχωρήσεις. Τέλος, το υπολογιστικό φύλλο τους υπολογίζει το κέρδος για 100 τοις εκατό πληρότητα, 90 τοις εκατό πληρότητα, 80 τοις εκατό πληρότητα και ούτω καθεξής.

Ξεκινήστε γρήγορα την επιχείρησή σας με ένα ταχύρρυθμο μάθημα στο Microsoft 365

Δώστε τη δυνατότητα στην ομάδα σας να είναι παραγωγική κάθε μέρα, από σχεδόν οπουδήποτε, με το Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα

Ως επιτυχημένος επικεφαλής ηλεκτρονικών συσκέψεων, θα θέλετε κι εσείς να υπολογίσετε την απόδοση επένδυσης για τις συσκέψεις του προσωπικού σας ή τις συσκέψεις έργου ώστε να βεβαιωθείτε για την απόδοση αξίας.

Βήμα 1: Εκτιμήστε τον μέσο ετήσιο μισθό των ατόμων που συμμετέχουν στη σύσκεψή σας (ή χρησιμοποιήστε τους πραγματικούς μισθούς, εάν τους γνωρίζετε).

Βήμα 2: Διαιρέστε αυτόν τον αριθμό δια 2.087 ώρες (ο μέσος αριθμός ωρών εργασίας σε ετήσια βάση, όπως εκτιμάται από την Υπηρεσία Προσωπικού των Η.Π.Α.). Το αποτέλεσμα είναι ο μέσος ωριαίος μισθός συμμετέχοντα.

Βήμα 3: Πολλαπλασιάστε αυτόν τον μέσο ωριαίο μισθό επί τον αριθμό των ατόμων στην ηλεκτρονική σύσκεψη.

Βήμα 4: Πολλαπλασιάστε αυτό το ωριαίο κόστος επί τον αριθμό ωρών που πρόκειται να διαρκέσει η σύσκεψη. (Για παράδειγμα: Πολλαπλασιάστε επί 1, εάν η σύσκεψη θα διαρκέσει 1 ώρα. Πολλαπλασιάστε επί 1,5 εάν η σύσκεψη θα διαρκέσει 90 λεπτά και ούτω καθεξής.)

Ένα παράδειγμα με αριθμούς:

100.000 € = Μέσος ετήσιος βασικός μισθός συμμετέχοντα

140.000 € = Πραγματικό συνολικό κόστος “μέσου” συμμετέχοντα (βασικός μισθός πολλαπλασιαζόμενος επί 1,4, για φορολόγηση εργασίας και επιδόματα)

60,08 € = Μέσος ωριαίος μισθός συμμετέχοντα

X 7 = Άτομα στη σύσκεψη

469,56 € = Κόστος σύσκεψης ανά ώρα για 7 άτομα

X 1,25 = Σύσκεψη 75 λεπτών

586,95 € = Κόστος σύσκεψης 75 λεπτών (μη συμπεριλαμβανομένου ενδεχόμενου κόστους πλατφόρμας σύσκεψης)

Το άθροισμα 586,95 € αντιπροσωπεύει το κόστος της σύσκεψης. Εξετάστε το αποτέλεσμα της σύσκεψής σας. Οι ιδέες, οι αποφάσεις και οι προτάσεις αξίζουν το συγκεκριμένο κόστος; Η κρίση δική σας. Ωστόσο, αυτό το αποτέλεσμα είναι η απόδοση επί του κόστους της επένδυσής σας. Φυσικά, δεν μπορείτε πάντα να προβλέψετε την απόδοση επένδυσης κατά το στάδιο του προγραμματισμού, όμως μερικές φορές μπορείτε να το κάνετε. Μερικές φορές, μπορείτε να προσδιορίσετε αμέσως ότι η ατζέντα που έχετε υπόψη ΔΕΝ αξίζει τον χρόνο που σχεδιάζατε να αφιερώσετε σε ένα θέμα. Με βάση αυτή την πληροφορία, ακυρώστε τη σύσκεψη ή προσαρμόστε την ατζέντα σας.

Αντιμετωπίστε τα δεδομένα

Εξετάστε προσεκτικά τις τακτικές προγραμματιζόμενες συσκέψεις έργων, τις συσκέψεις προσωπικού και τις συσκέψεις πελατών. Κάντε τους υπολογισμούς. Δείτε το αποτέλεσμα της τυπικής σύσκεψης. Θέστε τα δύσκολα ερωτήματα:

• Ποιο είναι το πραγματικό κόστος σύσκεψης σε χρήμα και χρόνο;
• Ποιες συσκέψεις αποδίδουν πραγματικά αποτελέσματα;
• Ποιες συσκέψεις πρόσωπο με πρόσωπο μπορούν να μετατραπούν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις για να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα;
• Ποιες συσκέψεις θα πρέπει να καταργηθούν εντελώς;

Τώρα είστε προετοιμασμένοι. Πράξτε τα δέοντα!

Η μετατροπή δεδομένων σε χρήμα δεν αποτελεί πλέον το αποκλειστικό προνόμιο των μεγάλων εταιρειών. Χάρη στη διάθεση λογισμικού περιορισμένου κόστους και τα εύχρηστα εργαλεία μεταφοράς και απόθεσης, η άντληση και η ανάλυση δεδομένων —με στόχο την ανάπτυξη της επιχείρησής σας— πότε δεν ήταν πιο απλή.  

Με άλλα λόγια, ακόμα κι αν τα μαθηματικά δεν είναι το δυνατό σας σημείο, μπορεί και πάλι να κατανοήσετε τα δεδομένα και να αξιοποιήσετε την επιχειρηματική ανάλυση προς όφελός σας.  

Τι είναι η επιχειρηματική ανάλυση; 

Επιχειρηματική ανάλυση είναι η διαδικασία της εξέτασης και της αξιολόγησης του όγκου δεδομένων που η εταιρεία σας έχει ήδη στη διάθεσή της και η χρήση του στη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων. Δεν εξετάζει απλώς αριθμούς για να περιγράψει τι συνέβη. Αντιθέτως, η επιχειρηματική ανάλυση επιδιώκει επίσης να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις αιτίες πίσω από όσα συνέβησαν και προτείνει επόμενα βήματα. 

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης της επιχειρηματικής ανάλυσης;  

Δώστε ζωή στα δεδομένα σας

Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε εμπλουτισμένες, εντυπωσιακές ιστορίες που οπτικοποιούν πλήρως τα δεδομένα σας. Αποκτήστε το δωρεάν ηλεκτρονικό βιβλίο

Μέσα σε λίγα μόλις χρόνια, η εφαρμογή της ανάλυσης δεδομένων έχει αστρονομική άνοδο. Η υιοθέτηση δεδομένων μεγάλου όγκο σημείωσε άλμα από 17% το 2015 σε 59% το 2018, μια κατακόρυφη αύξηση κατά 42%. Ωστόσο, μια πρόσφατη έρευνα έδειξε ότι πολλές επιχειρήσεις δεν αξιοποιούν τα δεδομένα που ήδη έχουν στη διάθεσή τους. Υπάρχει ένα ποσοστό μεταξύ 60% και 73% όλων των δεδομένων στα πλαίσια μιας επιχείρησης που δεν χρησιμοποιείται για ανάλυση. Είναι ένα απίθανο νούμερο, αν αναλογιστεί κανείς τα δυνητικά πλεονεκτήματα για τις μικρές επιχειρήσεις.  

Ακολουθούν ενδεικτικά μερικά από αυτά:  

• Ευθυγράμμιση με τον διαθέσιμο προϋπολογισμό. Αν η επιχείρησή σας μοιάζει με τις περισσότερες μικρές εταιρείες, ο προϋπολογισμός σας για μάρκετινγκ είναι περιορισμένος. Η χρήση της επιχειρηματικής ανάλυσης μπορεί να σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε κάθε ευρώ, βοηθώντας να κατανοήσετε καλύτερα τους πελάτες σας, να προβλέψετε τις διαρκώς μεταβαλλόμενες ανάγκες τους, να αποκτήσετε ένα πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού και να φέρετε καινοτόμες ιδέες και προϊόντα στην αγορά.  
• Βελτιωμένη λήψη αποφάσεων. Δεν είστε βέβαιοι πώς να χρησιμοποιήσετε τον προϋπολογισμό σας για μάρκετινγκ; Ή ποιες λέξεις-κλειδιά είναι πιο αποτελεσματικές; Μπορείτε να προβλέψετε ποια θα είναι τα πιο πετυχημένα προϊόντα σε πωλήσεις την περίοδο των γιορτών; Η επιχειρηματική ανάλυση χρησιμοποιεί δεδομένα για να συμβάλλει στις εμπεριστατωμένες αποφάσεις και να βελτιώσει την ακρίβεια, την αποτελεσματικότητα και τον χρόνο απόκρισης. 
• Δυνατότητα μέτρησης επιτευγμάτων σε σχέση με τους συνολικούς στόχους. Η επιχειρηματική ανάλυση σάς παρέχει μια σαφέστερη εικόνα των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων. Χρησιμοποιώντας την απεικόνιση δεδομένων, οι επιχειρήσεις μπορούν να παρακολουθούν την τρέχουσα και την προηγούμενη απόδοσή τους σε σχέση με βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI), μακροπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους στόχους. 
• Επαφή με τις εξελίξεις. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι επαγγελματίες του μάρκετινγκ μπορούν να χρησιμοποιούν την ανάλυση για να παρακολουθούν τάσεις, συμπεριφορές καταναλωτών και μετατοπίσεις στην αγορά. Αυτά τα δεδομένα σάς επιτρέπουν να είστε διαρκώς ενημερωμένοι και να κάνετε αλλαγές με δυναμικό τρόπο όταν και εφόσον υποστηρίζονται από τα δεδομένα ως κατάλληλες. 
• Ανάπτυξη αποδοτικότητας. Τη σημερινή εποχή, η ταχύτητα με την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν να συγκεντρώνουν δεδομένα είναι αστραπιαία. Χάρη στην επιχειρηματική ανάλυση, μπορείτε να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα στη διαδικασία ή την απόδοση σε σχεδόν πραγματικό χρόνο, εξοικονομώντας χρόνο, χρήματα και πόρους.  

Ποια είναι τα διαφορετικά είδη επιχειρηματικής ανάλυσης; 

Σκεφτείτε την επιχειρηματική ανάλυση σαν κάτι που συμβαίνει σε τρία διαφορετικά στάδια: 

• Περιγραφική ανάλυση. Αναλύει δεδομένα και χρησιμοποιεί KPI για να σας δείξει την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τα δημογραφικά στοιχεία, τα ενδιαφέροντα ή την αγοραστική συμπεριφορά των πελατών σας. Μπορεί να εξετάζει νούμερα πωλήσεων ή οικονομικά στοιχεία. Μπορεί να εξετάζει μετρήσεις κοινωνικών δικτύων όπως τον αριθμό επισημάνσεων “μου αρέσει” στο Facebook, τα tweet ή τους ακολούθους που έχετε. Η περιγραφική ανάλυση δεν προσπαθεί να τεκμηριώσει σχέσεις αιτίας και αποτελέσματος. Ασχολείται ουσιαστικά μόνο με τους αριθμούς.  
• Προγνωστική ανάλυση. Αυτό το είδος ανάλυσης προχωρά ένα βήμα πιο πέρα. Προσπαθεί να προβλέψει μελλοντικές ενέργειες με βάση τις τάσεις στα δεδομένα ιστορικού. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:
  • Χρησιμοποιήστε προηγούμενες πληροφορίες για να κατανοήσετε τα είδη των προϊόντων που ενδέχεται να ενδιαφέρουν τους πελάτες σας με βάση πρόσφατα αριθμητικά στοιχεία και κατά πόσο είναι πιθανό να προβούν σε νέα αγορά. 
  • Αν έχετε περιορισμένο προϋπολογισμό για την εκστρατεία μάρκετινγκ και δεν μπορείτε να παρέχετε εκπτώσεις σε όλους, με βάση την περιγραφική ανάλυση, η προγνωστική ανάλυση μπορεί να σας ενημερώσει σχετικά με τους πελάτες που είναι πιο πιθανό να αγοράσουν το προϊόν σας. 
• Καθοδηγητική ανάλυση. Αυτό το είδος επιχειρηματικής ανάλυσης μπορεί να σας δείξει την πλέον ενδεικνυόμενη ενέργεια για μια συγκεκριμένη περίπτωση. Ενώ η περιγραφική ανάλυση δείχνει τι έχει ήδη συμβεί, και η προγνωστική ανάλυση προσπαθεί να προβλέψει τι θα συμβεί στη συνέχεια, η καθοδηγητική ανάλυση χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για να σας δώσει πιθανές λύσεις με βάση παρόμοιες περιπτώσεις (δεδομένα ανά έτος, δεδομένα εποχικότητας, δεδομένα κυκλοφορίας προϊόντος). Για παράδειγμα, οι πωλήσεις εισιτηρίων για μια εορταστική εκδήλωση παρουσιάζουν μείωση σε σχέση με τις περσινές πωλήσεις. Η καθοδηγητική ανάλυση μπορεί να προτείνει την ανάγκη μείωσης των τιμών ή προσθήκης μιας μεσημεριανής παράστασης ως απάντηση. 

Πόροι ανάλυσης φιλικοί προς τους χρήστες για μικρές επιχειρήσεις 

• Google Analytics. Η Google αποτελεί ηγέτη στον τομέα των αναλύσεων του διαδικτυακού κόσμου, είτε πρόκειται για την τοποθεσία σας στο Web ή την παρουσία σας στα κοινωνικά δίκτυα. Παρόλα αυτά, μια πρόσφατη μελέτη έδειξε ότι λιγότερο από το 30% των μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν ανάλυση ιστοσελίδων, παρακολούθηση κλήσεων ή κωδικούς κουπονιών. Περίπου το 18% των μικρών επιχειρήσεων δήλωσε ότι δεν παρακολουθούν απολύτως τίποτα. Εδώ είναι που το Google Analytics μπορεί να κάνει τη διαφορά. Μπορείτε να συγχρονίσετε τους λογαριασμούς σας Google (συμπεριλαμβανομένου του AdSense) για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με την απόδοση επένδυσης (ROI) στο μάρκετινγκ, τις εκστρατείες διαφημίσεων και άλλα. Και το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να δοκιμάσετε τη βασική έκδοση δωρεάν, η οποία μπορεί να είναι αρκετά δυνατή για τις ανάγκες της μικρής επιχείρησής σας. Αν στην πορεία διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε πιο διεξοδικές δυνατότητες ανάλυσης, μπορείτε να την αναβαθμίσετε αργότερα. 
• Εύχρηστο λογισμικό. Με τα σημερινά εύχρηστα εργαλεία, η επιχειρηματική ανάλυση ποτέ δεν ήταν πιο απλή. Στις μέρες μας, υπάρχουν πολλές εφαρμογές με λογική τιμή —όπως το Power BI— που σας δίνουν τη δυνατότητα να μετασχηματίσετε δεδομένα σε απεικονίσεις και κατόπιν να τα αναλύσετε και να τα μοιραστείτε με συναδέλφους σε οποιαδήποτε συσκευή, παρέχοντας απαράμιλλες πληροφορίες. Επίσης, λογισμικό όπως το Visio σάς επιτρέπουν να ζωντανέψετε τις ιδέες σας με ευανάγνωστα διαγράμματα βασισμένα σε διάφορες προελεύσεις, όπως υπάρχοντα δεδομένα Excel. 
• Ενσωματωμένα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπολογιστικών φύλλων. Κατά πάσα πιθανότητα, έχετε ήδη στη διάθεσή σας κάποιες βασικές δυνατότητες συγκέντρωσης δεδομένων. Πολλά υπολογιστικά φύλλα έχουν ευανάγνωστα γραφήματα και διαγράμματα ήδη ενσωματωμένα, τα οποία θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε (και να παρουσιάσετε) καλύτερα τα δεδομένα σας μέσω μορφοποίησης, γραφημάτων sparkline και πινάκων, καθώς και δυνατότητες για τη δημιουργία προβλέψεων με λίγα μόνο κλικ. Το ίδιο ισχύει για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Βρείτε ένα που να διαθέτει ενσωματωμένο ένα ελαφρύ εργαλείο διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) και θα είστε σε θέση να διαχειριστείτε με ευκολία τα δεδομένα πελατών, όπως μηνύματα, συναντήσεις, κλήσεις, σημειώσεις, εργασίες, προσφορές και προθεσμίες από ένα μόνο σημείο. Τα δεδομένα CRM μπορούν να εξελιχθούν σε πραγματικό “σεντούκι θησαυρού” με πολύτιμες πληροφορίες για τους πελάτες της εταιρείας σας και για τις δραστηριότητες πωλήσεων και μάρκετινγκ. 

Κάθε είδους επιχείρηση μπορεί να ωφεληθεί από τη χρήση επιχειρηματικής ανάλυσης. Ανεξάρτητα από τα εργαλεία στα οποία θα καταλήξετε, η απόκτηση καλύτερων πληροφοριών από τα δεδομένα σας θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα τον προϋπολογισμό σας, τις αποφάσεις σας και τις εξελίξεις.  

Εάν έχετε μια μικρή επιχείρηση ή την ευθύνη μιας καμπάνιας marketing, το ένστικτό σας παίζει κάποιο ρόλο. Αλλά η δυνατότητα μέτρησης και ποσοτικής αποτίμησης της επιτυχίας παίζει τον πραγματικά καθοριστικό ρόλο. Στο σημείο αυτό θα μας απασχολήσουν οι καίριοι δείκτες απόδοσης (KPI). 

Οι KPI σας “φανερώνουν” την επιτυχία ή αποτυχία της κάθε καμπάνιας και επιχειρηματικής τακτικής, προκειμένου να βελτιώνετε και να αξιοποιείτε τις ιδέες που προάγουν την επιχείρησή σας. Με άλλα λόγια, οι KPI είναι ακριβείς και αντικειμενικοί δείκτες μέτρησης της επιτυχίας.

Πώς θα χρησιμοποιήσετε τους KPI για την προαγωγή της επιχείρησης

Για τις μικρές επιχειρήσεις, οι KPI όπως ο ρυθμός ανάπτυξης των εσόδων και των περιθωρίων κέρδους, για παράδειγμα, είναι απόλυτα αξιόπιστοι δείκτες της κατάστασης της επιχείρησής σας. Για να έχετε μια πιο ξεκάθαρη εικόνα, θα πρέπει να ορίσετε με ακρίβεια τους συγκεκριμένους KPI και όλους τους άλλους δείκτες που θέλετε να μετρήσετε. Πώς όμως;

ΣΜΕΣΧ στόχοι

Το πιθανότερο είναι να έχετε ακούσει για την έννοια των ΣΜΕΣΧ στόχων, η οποία βρίσκεται μαζί μας εδώ και δεκαετίες, σε ποικίλες μορφές. ΣΜΕΣΧ σημαίνει Συγκεκριμένοι, Μετρήσιμοι, Εφικτοί, Συναφείς και Χρονικά οριοθετημένοι στόχοι. Να πώς θα χρησιμοποιήσετε τους ΣΜΕΣΧ στόχους για να ορίσετε τους δικούς σας KPI.

• Συγκεκριμένοι. Να είστε συγκεκριμένοι για αυτά που αναμένετε να επιτύχετε.
• Μετρήσιμοι. Χρησιμοποιήστε μετρήσιμα μεγέθη για να διευκολύνετε την παρακολούθηση της απόδοσης του εγχειρήματός σας.
• Εφικτοί. Φροντίστε οι στόχοι σας να είναι ρεαλιστικοί. Είναι πολύ ωραία τα όνειρα αλλά στην πραγματικότητα έχετε ανάγκη να θέσετε εφικτά ορόσημα.
• Συναφείς. Τα μεγέθη που παρακολουθείτε έχουν να κάνουν με το έργο σας; Εάν έχετε προσδιορίσει τους αναμενόμενους στόχους σας, θα πρέπει να είναι ευκολότερο να προσδιορίσετε κατά πόσον οι KPI είναι συναφείς ή όχι.
• Χρονικά οριοθετημένοι. Ορίστε ένα χρονικό πλαίσιο. Φροντίστε να υπάρχει αρχή και τέλος προκειμένου να μπορείτε να ορίσετε βασικές γραμμές και ορόσημα. Το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα θα σας βοηθήσει, μεταξύ άλλων, θα προσδιορίσετε παραμέτρους όπως εποχικότητα, μεταπτώσεις, κυκλοφορίες προϊόντων και πολλά ακόμα.

Παραδείγματα KPI:

Παρόλο που υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί KPI για τη μέτρηση της επιτυχίας, τα παρακάτω είναι μερικά κοινά παραδείγματα και ο τρόπος που χρησιμοποιούνται: 

Αναπτυξιακό περιθώριο κέρδους

ΣΤΟΧΟΣ: Να αποκτήσετε ένα άμεσο στιγμιότυπο της οικονομικής βιωσιμότητας της εταιρείας σας. Για να το υπολογίσετε, θεωρήστε τα συνολικά σας έσοδα και απλά αφαιρέστε το κόστος των πωλούμενων αγαθών. Αυτά τα κόστη δεν περιλαμβάνουν μεγέθη όπως λειτουργικές δαπάνες, πληρωμές τόκων ή φόρων. Τώρα διαιρέστε αυτό τον αριθμό με τα συνολικά έσοδα. Όσο υψηλότερο το ποσοστό τόσο το καλύτερο, μιλώντας γενικά.

Πρόβλεψη ρευστότητας

ΣΤΟΧΟΣ: Η πρόγνωση πιθανών προβλημάτων (περίσσειας/έλλειψης). Για να δείτε τη γενική εικόνα της ρευστότητάς σας, χρησιμοποιήστε το σύνολο του προβλεπόμενου εισοδήματος και εσόδων σας, μείον τις δαπάνες και τα κόστη σας. Η πρόγνωση μπορεί να είναι ετήσια, εβδομαδιαία ή μηνιαία. Η έγκαιρη διάγνωση ζητημάτων ρευστότητας σας επιτρέπει να προβείτε στις αναγκαίες προσαρμογές. Επίσης έχει αξία για τον φορολογικό σας προγραμματισμό και για αιτήσεις επιχειρηματικών δανείων. Εάν θέλετε να συγκρίνετε τη ρευστότητα από κάποια χρονική στιγμή στο παρελθόν μέχρι το σήμερα (π.χ., 2005 σε σχέση με το 2019), θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την πραγματική ρευστότητα, η οποία συγκρίνει τη ρευστότητα για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα αλλά ανηγμένη για να λαμβάνεται υπ’ όψη ο πληθωρισμός.

Ρυθμός αύξησης εσόδων

10 μύθοι σχετικά με τη μετακίνηση στο cloud

Έχετε απορίες για το cloud; Εδώ θα βρείτε τους 10 πιο συνηθισμένους μύθους και αλήθειες που υπάρχουν. Μάθετε περισσότερα

ΣΤΟΧΟΣ: Αποκτήστε τη γνώση του πόσο γρήγορα αναπτύσσεται η νεοφυής επιχείρηση σας. Χρησιμοποιείται επίσης για την παρατήρηση και την πρόβλεψη των επιχειρηματικών τάσεων. Ο ρυθμός αύξησης εσόδων συγκρίνει τα τρέχοντα συνολικά έσοδα για μια περίοδο με εκείνα μιας προηγούμενης περιόδου (π.χ. μεταξύ αντίστοιχων τριμήνων ή αντίστοιχων ετών) Ας πούμε ότι κάνατε τζίρο 100.000 δολάρια το 2018 και 250.000 δολάρια το 2019.

Για να υπολογίσετε τον ετήσιο ρυθμό αύξησης εσόδων, αφαιρέστε τα έσοδα του 2018 από εκείνα του 2019. Διαιρέστε το αποτέλεσμα με τα έσοδα του 2018 και πολλαπλασιάστε επί 100. Ο ρυθμός αύξησης εσόδων σας θα ήταν 150%. 

($250000 – $100,000) / $100,000 x 100 = 150

Δείκτες κίνησης της τοποθεσίας web σας

ΣΤΟΧΟΣ: Η μέτρηση της επιτυχίας της τοποθεσίας web σας. Έχει μεγάλη σημασία να γνωρίζετε ποια στοιχεία της τοποθεσίας web σας αποδίδουν και ποια όχι. Στο κάτω – κάτω πρόκειται για το πρόσωπο της επιχείρησής σας. Οι δείκτες σας προσφέρουν γνώσεις σχετικά με την εμπειρία που βιώνουν οι επισκέπτες σας και πόσοι σας επισκέπτονται:

• Μηνιαία και ετήσια κίνηση. Οι αριθμοί ανά έτος (YoY) και ανά μήνα (MoM) εμφανίζουν τις μεταβολές ανάμεσα σε κάθε χρονικό πλαίσιο. Ποιες ενέργειες ωφελούν ή βλάπτουν την κίνηση στην ιστοσελίδα σας;
• Νέοι πελάτες σε σχέση με τους υφιστάμενους. Αυτό το στατιστικό μέγεθος είναι ένδειξη του πόσο το περιεχόμενο σας ενδιαφέρει τη βάση χρηστών σας. Τους κάνει να επιστρέψουν για να σας ξαναπροτιμήσουν;
• Κοινή χρήση διαύλων. Τι ποσοστό της συνολικής κίνησης προσέρχεται ανά δίαυλο; Η κατανόηση του πώς η κίνηση προσέρχεται στην ιστοσελίδα σας μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της. Η αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων σας θα σας εξυπηρετήσει κατά την παρουσίαση ενός νέου προϊόντος. 
• Μέσος χρόνος παραμονής στην τοποθεσία. Αυτό το μέγεθος υποδεικνύει πόσο καλά οι χρήστες εμπεδώνουν το περιεχόμενό σας.
• Ρυθμός δημιουργίας πελατών. Ανάλογα με τον τύπο του περιεχομένου, ο ρυθμός δημιουργίας πελατών μπορεί να αποτελέσει από τους ισχυρότερους KPI. Μετρά το ποσοστό των επισκεπτών που γίνονται πελάτες. Η τοποθεσία σας για παράδειγμα, δέχεται 300 επισκέπτες το μήνα και 30 από αυτούς αγοράζουν κάτι. Ο ρυθμός δημιουργίας είναι 30 διά του 300 ή 10%.

SEO/κίνηση οργανικής αναζήτησης

ΣΤΟΧΟΣ: Μάθετε εάν σας βλέπουν. Όταν το κοινό αναζητά ένα προϊόν ή υπηρεσία στο Internet, η εταιρεία σας εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης; Εάν ναι, τι συμβαίνει στη συνέχεια; Μπορείτε να μάθετε μέσω αυτών των KPI:

• Κίνηση οργανικής αναζήτησης. Αυτός ο αριθμός εμφανίζει πόσοι επισκέπτες κάνουν κλικ προς τη σελίδα σας από μηχανές αναζήτησης όπως το Google και το Bing. Ως επί το πλείστον, όσο περισσότεροι τόσο πιο ευχαριστημένοι πρέπει να είστε. 
• Κύρος σελίδας. Θέλετε να εμφανίζεστε υψηλότερα στις σελίδες των αποτελεσμάτων μηχανών αναζήτησης (SERP); Αυτή η επίδοση SEO είναι ένας καλός δείκτης του πόσο καλή είναι η κατάταξη της σελίδας σας. Μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε για να συγκρίνετε μεταξύ τους συγκεκριμένες ιστοσελίδες, στη δική σας ιστοσελίδα και ανάμεσα σε διαφορετικούς τομείς.
• Ποσοστό μεταστροφής ανά λέξεις κλειδιά. Ακόμα και εάν διαθέτετε πολλές οργανικές επισκέψεις στη σελίδα σας, αυτό δεν σημαίνει ότι οι επισκέψεις συντελούν σε μεταστροφές (βλ. ποσοστό μεταστροφής παραπάνω). Εάν οι μεταστροφές είναι λίγες, αυτό μπορεί να υποδεικνύει ότι χρειάζεστε περισσότερο δεσμευτικό περιεχόμενο ή ότι η υψηλή κατάταξη γίνεται για λάθος λέξεις κλειδιά. 

Ψηφιακό marketing επί πληρωμή 

ΣΤΟΧΟΣ: Δημιουργία υποψηφίων. Ένας τρόπος προσέλκυσης νέων πελατών (δημιουργία υποψηφίων) είναι μέσω διαφημιστική καμπάνιας επί πληρωμή. Ακολουθούν μερικοί κοινοί KPI που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση και ποσοτική αποτίμηση των ποιοτικών υποψηφίων:

• Κόστος ανά υποψήφιο (CPL): Πόσα χρήματα δαπανάτε για να φέρετε κοντά σας έναν υποψήφιο; Πρόκειται για ποιοτικό υποψήφιο; έχουν λογική οι κινήσεις σας ή θα πρέπει να αλλάξετε κάτι;
• Κόστος ανά προσέλκυση πελάτη (CPC): Το κόστος ανά προσέλκυση πελάτη θα πρέπει να είναι κατά τι υψηλότερο από το κόστος ανά υποψήφιο αλλά θα πρέπει να επιβεβαιώνει την απόδοση της επένδυσης σας (ROI).
• Χρόνος για προσέλκυση: Πόσο διαρκεί ο κύκλος προσέλκυσης πελατών; Αυτό το χρονικό διάστημα θα πρέπει να είναι ανάλογο του κλάδου σας και του κόστους ανά γραμμή τιμολόγησης. Οι κύκλοι προσέλκυσης πελατών είναι κατά κανόνα συντομότεροι επειδή δεν κοστίζουν τόσο όσο τα προϊόντα που απευθύνονται σε επιχειρήσεις. 
• Ποσοστό διατήρησης: Πόσο προσερχόμενοι ή χρήστες είναι πελάτες που σας προτιμούν ξανά;
• Το Κόστος ανά απόκτηση (CPA) είναι ουσιώδες προκειμένου να κατανοήσετε εάν οι επί πληρωμή διαφημίσεις σας παρέχουν καλή ROI.
• Ο Ρυθμός click-through (CTR) είναι το ποσοστό των επισκεπτών που βλέπουν τις διαφημίσεις σας και κάνουν κλικ σε αυτές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείκτη για να κατανοήσετε πόσο καλή απόδοση έχουν οι SERP και τα γραφικά σας. Άλλα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη σας κατά τη θεώρηση του CTR είναι η τοποθέτηση και η κατάταξη. Η κορυφαία θέση είναι αυτή που κατά κανόνα τραβά τα περισσότερα κλικ, αλλά είναι και η πιο δαπανηρή. Θα πρέπει να βρείτε τη χρυσή τομή μεταξύ της βελτίωσης του CTR σας και του προϋπολογισμού σας. Εκεί παίζει το ρόλο του το CPA.

ΣΤΟΧΟΣ: Ευαισθητοποίηση για τη μάρκα. Έχετε ανάγκη οι πελάτες σας να συσχετίσουν ένα σπουδαίο προϊόν ή υπηρεσία με τη μάρκα σας. Πώς όμως θα μάθετε εάν κάτι τέτοιο συμβαίνει; Οι παρακάτω είναι μερικοί τρόποι με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να μετρήσουν αυτή την παράμετρο: 

• Δέσμευση επώνυμου περιεχομένου: Αναζητήστε χρόνο παραμονής στη σελίδα, CTR, λεπτά παρακολούθησης βίντεο ή κατανάλωσης περιεχομένου δέσμευσης.
• Όροι αναζήτησης: Μπορείτε να παρατηρήσετε την ποσοτική αύξηση στην αναζήτηση των όρων με το εμπορικό όνομα, σε συνάρτηση με το χρόνο.
• Ακρόαση: Κάποιοι KPI περιλαμβάνουν το θετικό / αρνητικό συναίσθημα.

Και μια επισήμανση για το τέλος: μια εικόνα αξίζει όσο χίλιες λέξεις. Κατά τη μέτρηση των KPI, σκεφθείτε να χρησιμοποιήσετε την οπτικοποίηση δεδομένων στη μορφή έγχρωμων γραφημάτων, διαγραμμάτων ή εικόνων για να αποκτήσετε μια σφαιρική άποψη. Θα αντιληφθείτε καλύτερα πώς τα καταφέρνει κάθε KPI και πώς συνάδει με τους γενικούς στόχους του marketing και της προωθητικής καμπάνιας σας.

Η δημιουργία ενός πολιτιστικά πολύμορφου και συμμετοχικού χώρου εργασίας δεν είναι απλά το σωστό. Είναι και ωφέλιμο για την επιχείρησή σας. Δεν συμβάλλει απλώς στο να αναδίδει η εταιρεία σας μια θετική εικόνα, προσφέρει επίσης έναν πλούτο από διαφορετικές οπτικές γωνίες ενώ παράλληλα αναπτύσσετε την επιχείρησή σας.  

Πώς μπορεί η διαφορετικότητα και η συμμετοχικότητα να ωφελήσουν το κέρδος σας

Πρόσφατες μελέτες έχουν δείξει ότι εταιρείες που βρίσκονται στο κορυφαίο τεταρτημόριο από πλευράς φυλετικής και εθνοτικής διαφορετικότητας 35% πιθανότερο να αποκτήσουν οικονομικές απολαβές ανώτερες της μέσης τιμής του κλάδου τους. Και εκείνες με ποικιλομορφία μεταξύ των δύο φύλων είναι 21% πιθανότερο να αποκτήσουν καλύτερες οικονομικές απολαβές. Επιπλέον, οι πλέον ποικιλόμορφες και συμμετοχικές εταιρείες μπορεί να γνωρίσουν υψηλότερη επιχειρηματική απόδοση σε πολλούς τομείς, όπως: 

Δημιουργικότητα 

Το Διεθνές Οικονομικό Φόρουμ λέει ότι η δημιουργικότητα θα είναι μεταξύ των τριών σημαντικότερων εργασιακών δεξιοτήτων μέχρι το 2020. Η διαφορετικότητα είναι η κινητήρια δύναμη στην οποία θα πρέπει να καταφύγουν πολλές εταιρείες προκειμένου να σκέφτονται αντισυμβατικά και να ενισχυθούν όσον αφορά την καινοτομία. Παρά το γεγονός ότι η θέση αυτή υποστηρίζει από πολλές μελέτες, είναι σημαντικό να σημειωθεί επίσης ότι απαιτείται αληθινή και ουσιαστική διάδραση ανάμεσα σε εργαζομένους διαφορετικού πολιτιστικού υποβάθρου προκειμένου η επιτυχία να είναι πραγματική.  

Παραγωγικότητα

Όλοι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων γνωρίζουν την αξία της αυξημένης παραγωγικότητας. Οι ποικιλόμορφες εμπειρίες μπορεί να συμβάλλουν στην ανάπτυξη της απαραίτητης ώθησης στις διάφορες ικανότητες επίλυσης προβλημάτων, οι οποίες μπορεί να συμβάλλουν στη βελτίωση της ικανότητας και της παραγωγικότητας. Σκεφθείτε: οι συμμετοχικές ομάδες αποδίδουν 80% περισσότερο από τις ομόλογες τους σε εκτιμήσεις απόδοσης ομάδων και οι οργανισμοί που διαθέτουν περισσότερες γυναίκες στα διοικητικά τους συμβούλια, αποδίδουν μακροπρόθεσμα καλύτερα από τους συνεργάτες τους.  

Διατήρηση υπαλλήλων 

Η διατήρηση ενός εξαιρετικού υπαλλήλου δεν είναι απλώς επωφελής για την εταιρεία σας αλλά και πολύ οικονομικότερη από την προσπάθεια εξεύρεσης νέου υπαλλήλου. Το μέσο κόστος της απώλειας ενός υπαλλήλου εκτιμάται ότι είναι περίπου 33% των ετήσιων αποδοχών του συγκεκριμένου υπαλλήλου. Δίνοντας προτεραιότητα στην διαφορετικότητα και τη συμμετοχικότητα, ενισχύετε τους κορυφαίους λόγους για τους οποίους οι υπάλληλοι αποφασίζουν να παραμείνουν σε μία εργασία, συμπεριλαμβανομένων των εξής: 

• Αντιμετώπιση με σεβασμό σε όλα τα επίπεδα 
• Δίκαιη αμοιβή και παροχές 
• Εμπιστοσύνη μεταξύ υπαλλήλων και της ανώτερης διοίκησης 
• Εργασιακή ασφάλεια 
• Ευκαιρίες χρήσης των δεξιοτήτων τους και των ικανοτήτων τους στην εργασία 

Όσον αφορά την προσέλκυση νέων ταλέντων, η διαφορετικότητα παίζει και αυτή σημαντικό ρόλο. Όσοι έχουν γεννηθεί από το 2000 και μετά, οι οποίοι σύντομα θα αποτελούν το μεγαλύτερο τμήμα του εργατικού δυναμικού, πιστεύουν ότι οι διαφορετικές καταβολές και θεωρήσεις στο χώρο εργασίας είναι κρίσιμοι παράγοντες για την ανάπτυξη και την επιτυχία. 

Επίσης, περισσότερο από τις παλαιότερες γενιές, είναι πιθανόν να εντοπίσουν διακρίσεις μεταξύ των δύο φύλων στον εργασιακό χώρο. Οι εταιρείες που αγνοούν τη συμμετοχικότητα και τη διαφορετικότητα, θα στείλουν αυτή τη νέα γενιά εργαζομένων προς αναζήτηση ευκαιριών αλλού.  

Δεξιότητες 

5 τρόποι για να διατηρείτε το ενδιαφέρον των εργαζομένων σας

Διατηρήστε το ενδιαφέρον και την παραγωγικότητα των εργαζομένων σας δίνοντάς τους τα κατάλληλα εργαλεία προκειμένου να κάνουν καλύτερα τη δουλειά τουςΑποκτήστε το δωρεάν ηλεκτρονικό βιβλίο

Η αντιμετώπιση της συμμετοχικότητας ως κορυφαίας προτεραιότητας συντελεί επίσης στην ύπαρξη μιας ομάδας υπαλλήλων με ευρύτερη βάση δεξιοτήτων, με αποτέλεσμα την καλύτερη ανταλλαγή γνώσεων εντός της εταιρείας. Και δεν μιλάμε μόνο για τα επαγγελματικά προσόντα. Η διαφορετικότητα συμβάλλει στη βελτίωση και των προσωπικών δεξιοτήτων των εργαζομένων, όπως η πρωτοπορία, συνεργασία και επικοινωνία, οι οποίες είναι εκείνες που οι προεξάρχοντες της επιχειρηματικότητας (57%) έχουν προσδιορίσει ως τις σημαντικότερες για εκείνους.  

Πολιτιστικές εμπειρίες 

Με την έλευση των υπερκαταστημάτων βιώσαμε και την άφιξη της ομογενοποίησης. Αυτό είναι κάτι που αλλάζει. Σήμερα, ακόμα και η Walmart, αυτός ο γίγαντας του λιανεμπορίου, ο οποίος χρησιμοποιεί την προσέγγιση του “καταστήματος για την κοινωνία”, αναγνωρίζει ότι τη σημασία του σεβασμού των μοναδικών πολιτισμικών και εθιμικών διαφορών των ποικίλων κοινοτήτων της. Στο σημείο αυτό είναι που η απασχόληση υπαλλήλων με μεγάλο εύρος απόψεων και με πολιτισμική γνώση της τοπικής αγοράς, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εντοπίσουν ευκαιρίες διάθεσης προϊόντων και marketing, παρέχοντας ταυτόχρονα υποδείξεις για τη στελέχωση, ιδέες για την εξυπηρέτηση πελατών και πολλά ακόμα.  

Παρά τα ευρήματα αυτά, πολλές εταιρείες εξακολουθούν να μην έχουν τη διαφορετικότητα ψηλά στις προτεραιότητές τους. Σε μια έρευνα διαπιστώθηκε ότι το 41% των στελεχών που ευθύνονται για τις προσλήψεις λένε ότι ήσαν υπερβολικά απασχολημένοι.” Έστω και αν η δημιουργία μιας ποικιλόμορφης ομάδας δεν γίνεται από τη μια μέρα στην άλλη, οι εταιρείες που κάνουν αυτό το μικρό βήμα παραπέρα, δρέπουν τους καρπούς της προσπάθειάς τους. 

Πώς θα ξεκινήσετε με την διαφορετικότητα και τη συμμετοχικότητα 

Είτε έχετε μια καθιερωμένη επιχείρηση ή μόλις ξεκινάτε με τη σημαντικό μιας ομάδας, σας παρουσιάζουμε μερικές βέλτιστες πρακτικές όσον αφορά τη διαφορετικότητα και τη συμμετοχικότητα: 

Εφαρμόστε τις λεγόμενες “τυφλές προσλήψεις”

Μία λύση για την καταπολέμηση των διακρίσεων είναι με την πρακτική των λεγόμενων “τυφλών προσλήψεων”. Με άλλα λόγια, με την αφαίρεση της εθνικότητας, του φύλου, της ηλικίας και άλλων χαρακτηριστικών από τους υποψηφίους κατά τη διαδικασία υποβολής αίτησης πρόσληψης. Η ιδέα δεν είναι καινούργια. Ένα γνωστό παράδειγμα αυτής είναι η Συμφωνική Ορχήστρα του Τορόντο το 1970, τα μέλη της οποίας ήταν κατά κύριο λόγο λευκοί άνδρες. Για να αναπτύξουν την διαφορετικότητα, άρχισαν να αποκρύπτουν την ταυτότητα όσων συμμετείχαν στις οντισιόν, χρησιμοποιώντας χωρίσματα. Έχοντας το ταλέντο ως το μοναδικό σημείο πρόσληψης, το αποτέλεσμα ήταν 30% αύξηση στις γυναίκες μουσικούς. 

Επακόλουθες μελέτες σε άλλες ορχήστρες έδειξαν ότι το όφελος έφτανε μέχρι και το 46%. Το ίδιο ισχύει και για τις επιχειρήσεις του σήμερα. Πρόσφατες μελέτες έδειξαν ότι “τυφλές” διαδικασίες υποβολής αιτήσεων πρόσληψης, λαμβάνοντας υπόψη μόνο τις δεξιότητες, αύξησαν τις πιθανότητες προσφοράς πρώτου γύρου συνεντεύξεων σε μειονοτικούς υποψηφίους και γυναίκες κατά περίπου 40%. Η προσέγγιση αυτή δεν είναι ιδανική καθώς η διάκριση μπορεί να εμφανιστεί κατά το διαπροσωπικό στάδιο της διαδικασίας της πρόσληψης, κάτι που μας φέρνει στο επόμενο σημείο. 

• Κινηθείτε από επάνω προς τα κάτω. 
• Επιμορφώστε τα υψηλόβαθμα στελέχη σχετικά με τη διαφορετικότητα και βοηθήστε τους να κατανοήσουν τη διαδικασία της στρατηγικής υλοποίησης, διαχείρισης και αξιολόγησης της προόδου του οποιουδήποτε προγράμματος διαφορετικότητας. 
• Δημιουργήστε ένα ποικιλόμορφο ηγετικό πάνελ. Δεν χρειάζεται να είναι επίσημο όργανο. Αυτή η ομάδα μπορεί να παίζει το ρόλο της φωνής του κορμού των εργαζομένων σας. 
• Ακούστε τους υπαλλήλους σας. Η ενεργητική ακρόαση αποτελεί γι’ αυτούς ένα μέσον προκειμένου να εκφράσουν τα αισθήματά τους και να πουν τι θα έκανε πιο άνετο το περιβάλλον εργασίας τους.  
• Παρατηρήστε τις πολιτισμικές διαφορές των υπαλλήλων.  
• Δημιουργήστε ανάλαφρες και συναρπαστικές εμπειρίες οι οποίες φέρνουν τους υπαλλήλους σας κοντά σε έναν κόσμο διαφορετικών παραδόσεων και πεποιθήσεων. 
• Δώστε στους εκπροσώπους του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού την ικανότητα να δημιουργήσουν εσωτερικά προγράμματα για διαφορετικές πολιτισμικές ομάδες και φύλα. 
• Δημιουργήστε έναν οδικό χάρτη, ορίστε ορόσημα και παρακολουθήστε την πρόοδο σας. 
• Εντοπίστε τα επιμέρους ζητήματα που θα θέλατε να καλύψετε και καταρτίστε το πρόγραμμα δράσης σας. 
• Δημιουργήστε από μηδενικό σημείο.  
• Εάν η επιχείρησή σας είναι στα πρώιμα στάδιά της, έχετε ήδη πολλά να κάνετε. Η δόμηση της εταιρείας σας, ωστόσο, με γνώμονα τη διαφορετικότητα και τη συμμετοχικότητα ευθύς εξ αρχής σας παρέχει το θεμέλιο που χρειάζεστε για να αποφύγετε προβλήματα στο μέλλον και να απολαύσετε την επιτυχία καθώς η επιχείρηση θα αναπτύσσεται. 

Παρόλο που η δημιουργία ενός συμμετοχικού και ποικιλόμορφου εργατικού δυναμικού δεν είναι απαλλαγμένη από δυσκολίες, η κατάρτιση μιας σωστής στρατηγικής μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να προσελκύσει και να διατηρήσει τους κορυφαίους, να βελτιώσει τη φήμη της και να συμβάλλει στην ανάπτυξη της καινοτομίας.  

Εάν διαβάζετε αυτό, γνωρίζετε ότι είναι αλήθεια: η αποτελεσματική διαχείριση έργων είναι μια ζωτική δεξιότητα. Η παρακολούθηση όλων των ατόμων, των χρονοδιαγραμμάτων και των εργασιών που εμπλέκονται σε μεγάλα έργα είναι μια τεράστια πρόκληση, ειδικά όταν υπάρχουν άγνωστοι παράγοντες ή απρόοπτα γεγονότα.  

Οι έρευνες δείχνουν ότι μόλις λίγα περισσότερα από τα μισά επιχειρησιακά έργα ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού. Συχνά παρατηρείται το αρνητικό φαινόμενο της μετατόπισης εμβέλειας, δηλαδή της τάσης των απαιτήσεων ενός έργου να μεταβάλλονται και να αυξάνονται στη διάρκεια του κύκλου ζωής του.  

Ένας τρόπος για να το αποφύγετε αυτό είναι να τηρήσετε τις “πέντε φάσεις” του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων: έναρξη, σχεδιασμός, εκτέλεση, παρακολούθηση και κλείσιμο. Οι έννοιες αυτές αναπτύχθηκαν πριν από δεκαετίες από το Project Management Institute και πλέον είναι ευρέως αποδεκτές. Αποτελούν ένα είδος πλαισίου που βοηθάει τους διαχειριστές έργων να σχεδιάζουν, να εστιάζουν και να οργανώνουν.   

Υπάρχουν πολλές στρατηγικές διαχείρισης έργων σήμερα που βοηθούν εσάς και την ομάδα σας να υλοποιείτε και τις πέντε αυτές φάσεις. Ωστόσο, τα απλά οπτικά εργαλεία δημιουργίας διαγραμμάτων είναι από τα πιο αποτελεσματικά για να είναι τα πράγματα τακτοποιημένα στο μυαλό σας, καθώς και στο μυαλό των μελών της ομάδας σας, από την αρχή έως το τέλος.  

Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις. 

Έναρξη 

Προτού ξεκινήσετε να δουλεύετε πάνω σε οποιοδήποτε έργο, το πρώτο βήμα είναι να καταλάβετε ποια είναι η ιδέα, γιατί χρειάζεται και εάν είναι εφικτό. Αυτό το στάδιο είναι κρίσιμο. Εάν πρόκειται για μια εξαιρετική ιδέα, αλλά δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους πόρους που έχετε, πρέπει να ματαιωθεί (ή τουλάχιστον να τροποποιηθεί). 

Ο διαχειριστής έργου δεν μπορεί να εκτελέσει μόνος του αυτό το στάδιο: είναι σημαντικό να συγκεντρώνετε ιδέες και να λαμβάνετε σχόλια νωρίς. Τα οπτικά εργαλεία βοηθούν στο να είναι όλοι οι χρήστες συντονισμένοι.  

Δοκιμάστε να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο καταιγισμού ιδεών. Από τους χάρτες ιδεών μέχρι τα διαγράμματα συνάφειας και τα γραφήματα ομαδοποίησης, υπάρχουν πολλές επιλογές. Ανεξάρτητα από το στυλ, ο καταιγισμός ιδεών με ένα οπτικό βοήθημα διευκολύνει την παραγωγή ιδεών και την καταγραφή και οργάνωσή τους αμέσως. 

Μια άλλη χρήσιμη επιλογή είναι μια ανάλυση SWOT. Οι αναλύσεις SWOT (δυνατά σημεία, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές) βοηθούν στη λήψη αποφάσεων και στον σχεδιασμό γύρω από ιδέες που αφορούν μεγάλες επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που φτιάχνει κομψά αξεσουάρ για smartphone μπορεί να σκέφτεται να λανσάρει μια νέα σειρά προϊόντων. Ωστόσο, πρέπει να εξετάσει το κόστος και τον ανταγωνισμό πολύ πριν σχεδιάσει οτιδήποτε. 

Το σημαντικότερο μέρος αυτής της φάσης είναι ευθυγραμμιστείτε με όλους τους ενδιαφερόμενους του έργου πριν προχωρήσετε. Μια τέτοια απλή, οπτική τεκμηρίωση κάνει πολύ πιο εύκολο το να συμφωνήσουν όλοι. 

Σχεδιασμός 

Το επόμενο βήμα είναι να αρχίσετε να σκέφτεστε με ποιον τρόπο ακριβώς θα υλοποιήσετε το έργο. Ποιος εμπλέκεται; Ποιες εργασίες εμπλέκονται; Ποιες εργασίες εξαρτώνται από άλλες εργασίες; Πόσο χρόνο θα χρειαστεί το έργο;  

Ένα εξαιρετικό οπτικό εργαλείο για αυτή την πτυχή της διαδικασίας είναι ένα γράφημα Gantt. Τα γραφήματα Gantt βοηθούν στον καθορισμό των εργασιών του έργου και του πότε θα πραγματοποιηθεί η καθεμία, μέχρι και των καθημερινών στόχων. Με το λογισμικό δημιουργίας διαγραμμάτων, είναι επίσης εύκολο να προσθέτετε ορόσημα, να δημιουργείτε συνδέσεις μεταξύ εργασιών, να κωδικοποιείτε χρωματικά το γράφημα και πολλά άλλα.  

Μπορείτε επίσης να απεικονίσετε τον κύκλο ζωής ενός έργου με ένα ακόμη πιο τακτοποιημένο διάγραμμα λωρίδας χρόνου, χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο λωρίδας χρόνου ή ένα πρότυπο χάρτη. Ο διαχωρισμός των διαφόρων πτυχών του έργου με αυτόν τον τρόπο μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος όταν το μοιράζεστε με άλλες ομάδες ή με την ηγεσία της εταιρείας.  

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

Μην ξεχάσετε να κάνετε πολλές λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με το έργο, ώστε να μπορέσετε να φτιάξετε μια λωρίδα χρόνου όσο το δυνατό ακριβέστερη, χρησιμοποιώντας ένα γράφημα Gantt, ένα πρότυπο λωρίδας χρόνου ή και τα δύο.  

Με τις online λωρίδες χρόνου και τα γραφήματα Gantt, όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να συμβάλλουν στο έγγραφο σε πραγματικό χρόνο, καθώς και να έχουν εύκολα τον έλεγχο των εργασιών τους χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη προβολή.  

Εκτέλεση 

Μια επιτυχημένη φάση εκτέλεσης βασίζεται σε μια επιτυχημένη φάση σχεδιασμού. Για τον σκοπό αυτόν, ένα από τα καλύτερα οπτικά εργαλεία για την εκτέλεση σύνθετων έργων είναι επίσης εξαιρετικό για τον σχεδιασμό τους: ένα γράφημα ροής.  

Για παράδειγμα, τα διαλειτουργικά γραφήματα ροής βοηθούν τους διαχειριστές έργων να καθορίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για την επίτευξη συγκεκριμένων ορόσημων, καθώς και τις εξαρτήσεις εργασιών. Ορισμένα έργα μπορεί να έχουν διαφορετικές ομάδες να εργάζονται σε άλλες πτυχές του έργου. Αυτά τα είδη διαγραμμάτων μπορούν να τα καθορίσουν όλα αυτά και πολλά άλλα.   

Για παράδειγμα, οι “λωρίδες κολυμβητηρίου” καθορίζουν τα άτομα που εμπλέκονται σε κάθε εργασία, ενώ τα “κουτιά φάσης” αντιπροσωπεύουν τη λωρίδα χρόνου ή το ορόσημο. 

Αφού ξεκινήσετε το έργο και είστε στη φάση της εκτέλεσης, το να έχετε ένα γράφημα ροής που μπορεί να κοινοποιηθεί είναι χρήσιμο για να διατηρούνται όλοι ενημερωμένοι. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να σχολιάσουν στο διάγραμμα, προσθέτοντας πληροφορίες ή ενημερώσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Τα σχήματα με δυνατότητα κλικ μπορούν να επεκταθούν για να αποκαλύψουν επιπλέον πληροφορίες ή να συνδεθούν με εξωτερικά δεδομένα, όπως μια βάση δεδομένων ή ένα υπολογιστικό φύλλο.  

Παρακολούθηση  

Σε αυτό το σημείο, ολοκληρώνετε τις εργασίες σας, αλλά εξακολουθεί να είναι ζωτικής σημασίας να παρακολουθείτε κάθε εργασία για να εξασφαλίσετε ότι τίποτα δεν βγαίνει εκτός προγράμματος. Ένα από τα πλεονεκτήματα των online οπτικών στοιχείων και των διαγραμμάτων με συνδεδεμένα δεδομένα είναι το πόσο εύκολο είναι να μοιράζεστε την πρόοδο με άλλα άτομα, ακόμη και με όσους δεν εμπλέκονται άμεσα στο έργο. 

Το λογισμικό δημιουργίας διαγραμμάτων συχνά προσφέρει απλά πρότυπα αναφοράς κατάστασης, τα οποία βοηθούν τους διαχειριστές έργων να φιλτράρουν τα σημαντικά σημεία και να τα μοιράζονται με τους διευθυντές και με εξωτερικούς πελάτες ή ενδιαφερόμενους. 

Η ύπαρξη πολλών εγγράφων καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, από την ανάλυση SWOT μέχρι το διάγραμμα ροής σας, μπορεί επίσης να διατηρήσει το έργο εστιασμένο. Μπορείτε να εμποδίσετε τη μετατόπιση εμβέλειας παρακολουθώντας τους αρχικούς στόχους και τα παραδοτέα του έργου. 

Επίσης, ορισμένες εφαρμογές δημιουργίας διαγραμμάτων συνεργάζονται με το λογισμικό αυτοματοποίησης, έτσι μπορείτε να σχεδιάζετε τη ροή εργασιών του έργου σας και, στη συνέχεια, να ορίζετε αυτόματα εναύσματα, όπως μια ειδοποίηση όταν ολοκληρώνεται μια εργασία. 

Κλείσιμο 

Τα καταφέρατε! Όταν η ομάδα σας ολοκληρώσει όλα τα παραδοτέα, το έργο έχει τελειώσει. Ωστόσο, το κλειδί σε αυτή την τελευταία φάση είναι να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αξιολογήσετε τι συνέβη. Όταν έχετε σαφή, συγκεκριμένα οπτικά στοιχεία στη διάθεσή σας στη διάρκεια ολόκληρης της διαδικασίας, είναι πολύ πιο εύκολο να κάνετε μια ανασκόπηση και να δείτε τι είχε αποτέλεσμα και τι όχι. 

Προγραμματίστε μια σύσκεψη των μελών της ομάδας και των ενδιαφερόμενων για ανασκόπηση του έργου. Συζητήστε τόσο για τις επιτυχίες όσο και για τα προβλήματα. Μπορείτε ακόμη να βασιστείτε σε ένα πρόσθετο εργαλείο δημιουργίας διαγραμμάτων εδώ: δοκιμάστε ένα πρότυπο ανασκόπησης έργου για να αποτυπώσετε σχόλια και ιδέες από τη σύσκεψή σας.  

Αποθηκεύστε όλη την τεκμηρίωση σε μια κεντρική θέση, έτσι ώστε να μπορεί να παραμείνει εκεί ως πόρος για την επόμενη φορά. 

Όλη αυτή η σχολαστικότητα στον σχεδιασμό και την τεκμηρίωση μπορεί να φαίνεται υπερβολική, αλλά βοηθάει. Η χρήση οπτικών εργαλείων για τον σχεδιασμό, την επικοινωνία και τον έλεγχο είναι ένας από τους πιο σίγουρους τρόπους για να διατηρήσετε το έργο σας ευθυγραμμισμένο, εντός του προϋπολογισμού και εντός προθεσμίας. 

Μπορεί να πιστεύετε ότι θα μπορούσατε να επιτύχετε πολύ περισσότερα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, εάν απλώς είχατε περισσότερο χρόνο. 

Στην πράξη, δυστυχώς, φαίνεται ότι σπαταλάμε πολύτιμο χρόνο,όλη την ώρα. 

Αρχίστε να ανακτάτε το χρόνο σας (και το χρόνο των υπαλλήλων σας) χρησιμοποιώντας ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης εργασιών. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις εργασίες για να προσδιορίσετε πού σπαταλάτε χρόνο και θα σας διευκολύνει να εξοικονομήσετε χρόνο για έργα που συνεχώς αναβάλλετε.  

Ορισμός της διαχείρισης εργασιών σε σύγκριση με τη διαχείριση έργων 

Η “διαχείριση εργασιών” και η “διαχείριση έργων” μοιάζουν πολύ μεταξύ τους. Ωστόσο, υπάρχουν διαφορές.  

Η διαχείριση έργων είναι μια διαδικασία καθοδήγησης πολλαπλών εργασιών μιας ομάδας για την επίτευξη στόχων μέσα σε συγκεκριμένες λωρίδες χρόνου.  

Στο μεταξύ, η διαχείριση εργασιών λειτουργεί ως βάση για τη διαχείριση έργων, επειδή περιλαμβάνει τη διαχείριση κάθε επιμέρους εργασίας σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής της. Αυτές οι εργασίες περιλαμβάνουν το σχεδιασμό και την ανάθεση εργασίας, τις ενημερώσεις κατάστασης, τον ορισμό λωρίδων χρόνου και προτεραιοτήτων, τη συγκέντρωση πόρων και τον καθορισμό αποτελεσμάτων. 

Η διαχείριση εργασιών για τις ομάδες είναι ιδιαίτερα σημαντική για συνεργατικά έργα, αλλά μπορεί επίσης να βοηθήσει κάθε άτομο της ομάδας σας: 

• Να ολοκληρώνει τις επιμέρους εργασίες του σχεδιάζοντας την καθημερινή εργασία του. 
• Να προσδιορίζει πάνω σε τι πρέπει να εργαστεί σε οποιοδήποτε δεδομένο σημείο, εάν μια συγκεκριμένη εργασία περιλαμβάνεται σε ένα μεγαλύτερο έργο ή όχι.  

Εξοικειωθείτε με τα συστήματα διαχείρισης εργασιών 

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

Υπάρχουν πολλές επιλογές για συστήματα διαχείρισης χρόνου και διαχείρισης εργασιών. Το τρέχον σύστημά σας μπορεί να είναι κάτι πολύ απλό, όπως μια λίστα με εκκρεμείς εργασίες. Ωστόσο, αν επενδύσετε χρόνο (και ορισμένες φορές χρήμα) σε μια πιο ολοκληρωμένη επιλογή, αυτό μπορεί να βοηθήσει εσάς και την ομάδα σας μακροπρόθεσμα. Εξάλλου, η εξοικονόμηση του χρόνου που ενδεχομένως σπαταλούν τα άτομα σε ολόκληρη την εταιρεία σας είναι πάντα κάτι στο οποίο αξίζει να επενδύσετε!  

Ανεξάρτητα από τον τύπο του συστήματος διαχείρισης εργασιών που επιλέγετε για την ομάδα σας, βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία: 

• Στόχοι— Ο καθορισμός του απώτερου στόχου εργασίας ή έργου βοηθά να βλέπετε τη μεγάλη εικόνα, ωστόσο και τα μικρά ορόσημα είναι επίσης σημαντικά. Η επιτυχία στους μικρούς στόχους μπορεί να ενισχύσει το ηθικό της ομάδας σας, γεγονός που διευκολύνει την επίτευξη του συνολικού στόχου. Είναι επίσης σημαντικό όλοι οι εμπλεκόμενοι να γνωρίζουν τις επιμέρους εργασίες τους και πώς εμπλέκονται στο τελικό έργο. 
• Καθορισμός προτεραιοτήτων— Είναι χρήσιμο να προσδιορίζετε τις πιο σημαντικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν πριν από άλλα βήματα. 
• Προγραμματισμός— Η έγκαιρη γνώση των προθεσμιών, των πόρων και των περιορισμών που αφορούν κάθε εργασία θα σας βοηθήσει να θέτετε ρεαλιστικές προσδοκίες. 
• Απεικόνιση δεδομένων— Το να βλέπετε την πρόοδο της εργασίας σας σε πραγματικό χρόνο βοηθά εσάς και την ομάδα σας να κατανοείτε τα επόμενα βήματα και την πρόοδο στην επίτευξη του στόχου. Εργαλεία, όπως οι πίνακες Kanban και τα γραφήματα Gantt, λαμβάνουν υπόψη τις μεμονωμένες εργασίες, τους συνεργάτες, τους πόρους και τις λωρίδες χρόνου και τα παρουσιάζουν όλα σε μια ευανάγνωστη οπτική ροή.   
• Συνεργασία— Τα συστήματα διαχείρισης εργασιών για ομάδες βοηθούν κάθε μέλος να βλέπει την κατάσταση και την πρόοδο των εργασιών, ώστε να μπορεί να συνεργάζεται με τα άλλη μέλη. 

Επιλογή λογισμικού διαχείρισης εργασιών 

Εάν έχετε αποφασίσει ότι μια λίστα εκκρεμών εργασιών ή ένας πίνακας γεμάτος με πολύχρωμες αυτοκόλλητες σημειώσεις δεν σας εξυπηρετεί πλέον, η επένδυση σε λογισμικό διαχείρισης εργασιών μπορεί να είναι η κατάλληλη επιλογή για την ομάδα σας.  

Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα στοιχεία πριν επιλέξετε την επόμενη λύση διαχείρισης εργασιών σας: 

• Ευκολία χρήσης— Το λογισμικό είναι φιλικό προς το χρήστη και σχετικά εύκολο στην κατανόησή του; Η εκμάθηση ενός νέου συστήματος είναι μερικές φορές δύσκολη, οπότε βεβαιωθείτε ότι οι συνάδελφοί σας μπορούν να το μάθουν γρήγορα χωρίς προβλήματα. Η προσβασιμότητα επίσης είναι σημαντική. Ορισμένα προγράμματα είναι διαθέσιμα τόσο για επιτραπέζιο υπολογιστή όσο και για κινητή συσκευή, ώστε να μπορείτε εύκολα να βλέπετε και να ενημερώνετε εργασίες, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε εσείς και τα μέλη της ομάδας σας.  
• Διασύνδεση— Πόσο καλά ενσωματώνεται με τα άλλα λογισμικά που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας; Αυτό μπορεί να μην είναι πάντα σημαντικό, αλλά ένα λογισμικό που συνδέεται σε διάφορα συστήματα θα παρέχει επίσης μεγαλύτερη ευκολία χρήσης.  
• Πολυπλοκότητα— Πόσο καλά ευθυγραμμίζεται το λογισμικό με τον αριθμό των εργασιών που μπορεί να αναλάβει η ομάδα σας ανά πάσα στιγμή; Μάθετε εάν υπάρχουν όρια για τα στοιχεία εισόδου ή εξόδου και εάν υπάρχει κίνδυνος να φτάσετε σε αυτά τα όρια.  
• Ασφάλεια— Θα έχετε ευαίσθητα δεδομένα αποθηκευμένα (ή συνδεδεμένα) σε αυτό το σύστημα; Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος του λογισμικού θα υποστηρίξει την εγγύηση που παρέχει. Στο μεταξύ, επικοινωνήστε με την ομάδα IT σας σε περίπτωση που δεν είστε βέβαιοι τι είδους ασφάλεια είναι απαραίτητη για τα δεδομένα που έχετε.  

Γρήγορα αποτελέσματα σε τρία βήματα 

Συγχαρητήρια! Έχετε επιλέξει το κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης εργασιών και είστε έτοιμοι να το υλοποιήσετε στην εταιρεία σας. Επόμενα βήματα:

1. Σχεδιασμός— Καθορίστε μια λωρίδα χρόνου και ορόσημα για την κυκλοφορία του συστήματος. Προσδιορίστε τους ενδιαφερόμενους και τον τρόπο με τον οποίο θα τους κοινοποιείτε την πρόοδο.  
2. Επικοινωνία— Δημιουργήστε ενθουσιασμό βοηθώντας τους υπαλλήλους να κατανοήσουν πώς η νέα τεχνολογία θα ωφελήσει την εταιρεία σας. Ενημερώστε πρώτα τους υπαλλήλους που είναι καλοί υποστηρικτές και ζητήστε τους να σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε την αξία του λογισμικού και την ευκολία χρήσης του στα υπόλοιπα μέλη της ομάδας. Ακούστε και αντιμετωπίστε αναμενόμενες ανησυχίες ή προβληματικά σημεία, εάν υπάρχουν. 
3. Εκπαίδευση και υλοποίηση— Εξασφαλίστε συνεχόμενη εκπαίδευση, ειδικά καθώς κάνετε προσαρμογές στο λογισμικό, εντάξετε νέους υπαλλήλους ή ενσωματώστε ενημερώσεις λογισμικού.  

Φανταστείτε τις δυνατότητες αξιοποίησης του χρόνου που ανακτάτε 

Είτε κάνετε βελτιώσεις στο υπάρχον σύστημα διαχείρισης εργασιών της εταιρείας σας είτε υλοποιήσετε ένα νέο, θα είστε χαρούμενοι που το κάνατε.  

Αξιολογώντας και ολοκληρώνοντας εργασίες αποτελεσματικά και αποδοτικά, εσείς και η ομάδα σας θα ανακτήσετε αρκετό χρόνο για να αντιμετωπίσετε σημαντικά έργα που χρειάζονται προσοχή. Η ανάκτηση ακόμη και λίγων ωρών θα έχει τελικά σημαντική επίδραση στην παραγωγικότητα της ομάδας σας, αλλά και στα κέρδη. 

Escape 365 Team

Όσον αφορά την καθημερινή διαχείριση εργασιών για τις ομάδες, ο πίνακας Kanban είναι ένα απλό και ισχυρό εργαλείο που μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και τα κέρδη.

Η λύση Kanban, που αρχικά έγινε δημοφιλής τη δεκαετία του 1940 από την Toyota στην Ιαπωνία, έχει μακρά ιστορία στη χρήση φυσικών πινάκων για την απεικόνιση πιθανών σημείων συμφόρησης, τη διαχείριση και τη βελτίωση της ροής εργασιών. Σήμερα, μπορείτε επίσης εύκολα να δημιουργήσετε ψηφιακούς πίνακες χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης εργασιών, το οποίο προσφέρει πολλές εύχρηστες δυνατότητες και προσαρμογές για να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες.  

Η μέθοδος Kanban έχει γίνει δημοφιλής σε πολλές εταιρείες IT που ακολουθούν την ευέλικτη προσέγγιση στη διαχείριση έργων και την ανάπτυξη λογισμικού, χρησιμοποιώντας διαδοχικές ακολουθίες εργασίας γνωστές και ως κύκλους επανάληψης. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις κάθε μεγέθους σε οποιονδήποτε κλάδο μπορούν να επωφεληθούν από την εργασία με πίνακες Kanban για τη διαχείριση καθημερινών εργασιών.

Λύση Kanban  

Το kanban, που σημαίνει “πινακίδα” ή “ταμπέλα” στα Ιαπωνικά, χρησιμοποιεί πίνακες για την οργάνωση μεμονωμένων εργασιών σε στήλες, βοηθώντας σας να εστιάζετε στην εργασία σε εξέλιξη χωρίς να χάνετε την εικόνα των μεγαλύτερων έργων που έχετε τη συγκεκριμένη στιγμή. 

Γενικά, ένας πίνακας Kanban περιλαμβάνει δύο κύρια στοιχεία: κάρτες, οι οποίες αναπαριστούν εργασίες και στήλες, οι οποίες απεικονίζουν εργασίες σε διάφορα στάδια ενός έργου. Οι στήλες συνήθως είναι χωρισμένες σε τρεις ενότητες: “Εκκρεμείς εργασίες”, “Σε εξέλιξη” και “Ολοκληρωμένες”. Εναλλακτικά, εάν εργάζεστε σε ένα συγκεκριμένο έργο όπως η δημιουργία ενός νέου προγράμματος λογισμικού, μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες “Σχεδίαση”, “Ανάπτυξη” και “Δοκιμές”. 

Οι κάρτες εργασιών, οι οποίες συνήθως περιέχουν λίστες ελέγχου, αναθέσεις εργασιών και ετικέτες, κατανέμονται μεταξύ των τριών στηλών. Καθώς οι εργασίες προχωρούν, οι κάρτες μετακινούνται σε ολόκληρο τον πίνακα από τα αριστερά προς τα δεξιά, βοηθώντας σας να απεικονίζετε την κατάστασή τους στη ροή εργασιών, από τις “Εκκρεμείς εργασίες” έως τις “Ολοκληρωμένες”.  
 
Η διεργασία Kanban, είτε φυσική είτε ψηφιακή, ενισχύει τη συνεργασία ομάδων και την παραγωγικότητα, βοηθώντας όλα τα άτομα να κατανοήσουν πώς οι επιμέρους προσπάθειές τους συμβάλλουν στο έργο. Ορισμένες ομάδες οργανώνουν καθημερινές συσκέψεις γύρω από έναν πίνακα Kanban για να δίνουν ενημερώσεις κατάστασης, να λαμβάνουν σχόλια και να παρακολουθούν τις τάσεις.  

Ο πίνακάς σας, για να θεωρείται κατάλληλος πίνακας Kanban, πρέπει να έχει περιορισμένο αριθμό στοιχείων εργασίας ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν εργάζεστε πάνω από τις δυνατότητές σας. Επίσης, η λύση Kanban σάς βοηθά να παρακολουθείτε συνεχώς τη ροή εργασιών ώστε να αποφεύγετε σημεία συμφόρησης, δίνοντας τη δυνατότητα στην ομάδα σας να επισημαίνει τα στοιχεία που συσσωρεύονται σε μια στήλη ταχύτερα από όσο απομακρύνονται.

Φυσικοί πίνακες Kanban

Οι φυσικοί πίνακες Kanban είναι εξαιρετικοί για τις ομάδες που δεν είναι εξοικειωμένες με την έννοια Kanban. Οι πίνακες αυτοί είναι εύκολοι στην ανάγνωση και τη διαχείριση, δεν απαιτούν σύνδεση στο Internet, ενώ για τις διαλειτουργικές ομάδες που συνεργάζονται στο ίδιο έργο, μπορούν να ενισχύσουν τη συμμετοχή και την επικοινωνία στο χώρο εργασίας.

Ωστόσο, δεν είναι γενικά ιδανικοί για εργασίες που απαιτούν πιο αναλυτικές περιγραφές και πληροφορίες παρασκηνίου. Μια απτή κάρτα μπορεί μόνο να χωρέσει ένα συγκεκριμένο περιεχόμενο, ενώ οι ψηφιακοί πίνακες μπορούν να αποθηκεύουν απεριόριστο αριθμό σημειώσεων και σχολίων καθώς αυξάνεται ο φόρτος εργασίας σας.   

Επιπλέον, οι φυσικοί πίνακες είναι λιγότερο ευέλικτοι όσον αφορά την παρακολούθηση του προγραμματισμού των εργασιών και την τήρηση συγκεκριμένων προθεσμιών. Οι ψηφιακοί πίνακες προσφέρουν προσαρμόσιμες επιλογές αναφορών για γρήγορη αξιολόγηση προόδου και δεδομένα ιστορικού επιδόσεων.  

Τέλος, εάν εργάζεστε με απομακρυσμένες ομάδες που σπάνια βρίσκονται στο γραφείο, είναι σχεδόν αδύνατο να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά έναν φυσικό πίνακα Kanban. Ένας ψηφιακός πίνακας επιτρέπει στην ομάδα σας να έχει πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης εργασιών οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή.

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς δίνει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό για να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.Μάθετε περισσότερα.

Ψηφιακοί πίνακες Kanban  
 
Εάν έχετε αποφασίσει ότι δεν σας εξυπηρετεί πλέον ένας φυσικός πίνακας γεμάτος με πολύχρωμες σημειώσεις, η επένδυση σε λογισμικό διαχείρισης εργασιών που χρησιμοποιεί τις αρχές και τις οπτικές έννοιες της μεθόδου Kanban μπορεί να είναι η κατάλληλη επιλογή για την ομάδα σας. Επιπλέον, μια ψηφιακή επιλογή προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα που δεν μπορούν να προσφέρουν οι φυσικοί πίνακες, όπως η απεικόνιση δεδομένων, τα συνημμένα και το ιστορικό καρτών.  

Στην αναζήτησή σας για μια λύση με τη λειτουργικότητα Kanban, προτιμήστε κάποια που σας βοηθά να δημιουργείτε κάρτες εργασιών εμπλουτισμένου περιεχομένου που συμπεριλαμβάνουν λίστες ελέγχου, ετικέτες και συγκεκριμένες προθεσμίες. Θα πρέπει επίσης να συγχρονίζεται με προγράμματα που χρησιμοποιείτε συχνά, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να επισυνάπτετε έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις σε κάθε κάρτα. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας θα έχει πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα δεδομένα σε ένα σημείο χωρίς να χρειάζεται να αλλάζει εφαρμογές.  

Για την ενίσχυση της μεταφοράς των εργασιών σας στη στήλη “Ολοκληρωμένες”, προτιμήστε επίσης λογισμικό που μπορεί να μετατρέπει αυτόματα την κατάσταση εργασιών σε γραφήματα πίτας και ράβδων. Αυτό θα σας βοηθά να αποκτήσετε γρήγορα πληροφορίες σχετικά με το ποιες εργασίες βρίσκονται σε καλό δρόμο και ποιες όχι. Για παράδειγμα, θα μπορείτε να κάνετε προσαρμογές και να αναθέτετε εκ νέου εργασίες, εάν βλέπετε ότι ένα από τα μέλη της ομάδας σας χάνει συχνά τις προθεσμίες του.

Τέλος, καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες στρέφονται προς την εικονική εργασία, εξετάστε τις λύσεις διαχείρισης εργασιών που βασίζονται στο cloud οι οποίες σας βοηθούν να διαχειρίζεστε τις λίστες εκκρεμών εργασιών σας από οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή.

Πλεονεκτήματα της χρήσης μιας λύσης Kanban

Οι πίνακες Kanban παρέχουν μια σταθερή βάση για την οργάνωση των εργασιών σας με συνεκτικό και δομημένο τρόπο. Είναι ιδιαίτερα ελκυστικοί για τα άτομα που χαρακτηρίζονται από “οπτική μάθηση” και προτιμούν να χρησιμοποιούν γραφικές παραστάσεις, γραφήματα, διαγράμματα και άλλες εικόνες για ερμηνεία και εργασία με πληροφορίες.  

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, οι πίνακες Kanban απλοποιούν τη ροή εργασιών και μειώνουν τις διακοπές που προκύπτουν αναπόφευκτα κατά τη διάρκεια των έργων και των εργασιών. Αυτό συμβαίνει επειδή όλα τα μέλη της ομάδας εστιάζουν στην παράδοση της εργασίας με σταθερό ρυθμό. Οι πίνακες Kanban μπορούν να δείχνουν πότε μια συγκεκριμένη εργασία καθυστερεί ένα έργο, κάτι που διευκολύνει την αλλαγή πορείας εάν είναι απαραίτητο.  

Τέλος, οι πίνακες Kanban εστιάζουν στην αύξηση της αποδοτικότητας, εξασφαλίζοντας ότι τα μέλη της ομάδας δεν δαπανούν χρόνο σε περιττές εργασίες, καθώς κάθε εργασία αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου στόχου. Ως αποτέλεσμα, η λύση Kanban έχει τη δυνατότητα να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα των εργασιών της ομάδας.

Συμπέρασμα

Ένα από τα πιο δημοφιλή συνθήματα του σύγχρονου χώρου εργασίας είναι το “Σταματήστε να ξεκινάτε δουλειές και αρχίστε να τις τελειώνετε”. Η λύση Kanban εστιάζει ακριβώς στην ολοκλήρωση των εργασιών. 

Εάν η ομάδα σας αποτυγχάνει συνεχώς να ολοκληρώσει τις εργασίες, τώρα είναι η ιδανική στιγμή για να δοκιμάσετε τη μέθοδο Kanban. Μπορεί να χρειαστεί κάποιος χρόνος για να ρυθμίσετε τον πίνακά σας και να αναπτύξετε μια διαδικασία έως την τελειοποίηση, αλλά με αποφασιστικότητα και με γνώμονα τη συνεχή βελτίωση, εσείς και η ομάδα σας έχετε μπροστά σας πιο παραγωγικές ημέρες.

---

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το λογισμικό διαχείρισης εργασιών που βασίζεται στη μέθοδο Kanban.